PMP-4.項目整合管理-4.7結束項目或階段

4.7 結束項目或階段

• 結束項目或階段是終結項目，階段或合同的所有活動的過程。
• 本過程的主要作用是，存檔項目或階段資訊，完成計劃的工作，釋放組織團隊資源以展開新的工作。
• 它僅開展一次或僅在項目的預定義點開展。
• 在結束項目時，項目經理需要回顧項目管理計劃，確定所有項目工作都已完成以及項目目标均已實作。
• 項目或階段行政收尾所需的必要活動包括（但不限于）：

• 為達到階段或項目的完工或退出标準所必須的行動和活動，例如：

• 確定所有檔案和可傳遞成果都已是最新版本，且所有問題都已得到解決。
• 确認可傳遞成果已傳遞給客戶并獲得客戶的正式驗收。
• 確定所有成本都已記入項目成本賬。
• 關閉項目賬戶。
• 重新配置設定人員。
• 處理多餘的項目材料。
• 重新配置設定項目設施，裝置和其他資源。
• 根據組織政策編制詳盡的最終項目報告。

• 為關閉項目合同協定或項目階段合同協定所必須開展的活動，例如：

• 确認賣方的工作已認證正式驗收。
• 最終處置未決索賠。
• 更新記錄以反映最後的結果。
• 存檔相關資訊供未來使用。

• 為完成下列工作所必須開展的活動

• 收集項目或階段記錄。
• 審計項目成敗。
• 管理知識分析和傳遞。
• 總結經驗8教訓。
• 存檔項目資訊以供組織未來使用。

• 為向下一階段，或者向生存和（或）營運部門移交項目的産品，服務或成果所必須開展的行動和活動。
• 收集關于改進或更新組織政策和程式的建議，并将它們發送給相應的組織部門。
• 測量相關方的滿意程度。

• 如果項目在完工前就提前終止，結束項目或階段過程還需要制定程式，來調查和記錄提前終止的原因。為了實作上述目的，項目經理應該引導所有核實的相關方參與本過程。
• 整體結束的一個流程

• 獲得項目整體驗收
• 相關方滿意度調查
• 移交成果
• 總結和記錄經驗教訓
• 組織過程資産更新
• 檔案歸檔
• 慶功會
• 釋放資源

項目章程

• 項目章程記錄了項目成功标準，審批要求，以及由誰來簽署項目結束。

驗收的可傳遞成果

• 驗收的可傳遞成果包括準許的産品規範，交貨收據和工作績效檔案。對于分階段實施的項目或提前取消的項目，還可能包括部分或中間可傳遞成果。

商業檔案

• 商業論證

• 用于确定項目是否達到了經濟可行性研究的預期結果

• 效益管理計劃

• 用于測量項目是否達到了計劃的效益。

會議

• 會議用于确認可傳遞成果已認證驗收，确定已達到退出标準，正式關閉合同，評估相關方滿意度，收集經驗教訓，傳遞項目知識和資訊，以及慶祝成功。參會者可包括項目團隊成員，以及參與項目或受項目影響的其他相關方。會議可以是面對面或虛拟會議，正式或非正式會議。會議的類型包括（但不限于）：收尾報告會、客戶總結會、經驗教訓總結會，以及慶祝會。
• 會議的類型包括：收尾報告會，客戶總結會，經驗教訓總結會，慶祝會。

項目檔案更新

• 可在本過程更新所有項目檔案，并标記為最終版本。特别值得注意的是，經驗教訓登記冊的最終版本要包含階段或項目收尾的最終資訊。最終版本的經驗教訓登記冊可包含關于以下事項的資訊：效益管理、商業論證的準确性、項目和開發生命周期、風險和問題管理、相關方參與，以及其他項目管理過程。

最終産品，服務或成果移交

• 項目傳遞的産品，服務或成果可移交給另一團隊或組織，并由其在整個生命周期中進行營運，維護和支援。
• 本輸出所指的正是把項目傳遞的最終産品，服務或成果（對于階段收尾，則是所在階段的中間産品，服務或成果）從一個團隊轉交到另一個團隊。

最終報告

• 用最終報告總結項目績效，其中可包含諸如以下資訊：

• 項目或階段的概述。
• 範圍目标，範圍的評估标準，以及證明達到完工标準的證據。
• 品質目标，項目和産品品質的評估标準，相關核實資訊和實際裡程碑傳遞日期以及偏差原因。
• 成本目标，包括可接受的成本區間，實際成本，以及産生任何偏差的原因。
• 最終産品，服務或成果的确認資訊的總結。
• 進度計劃目标包括成果是否實作項目所預期的效益。如果在項目結束時未能實作效益，則指出效益實作程度并預計未來實作情況。
• 關于最終産品、服務或成果如何滿足商業計劃所述業務需求的概述。如果在項目結束時未能滿足業務需求，則指出需求滿足程度并預計業務需求何時能夠得到滿足。
• 關于項目過程中發生的風險或問題及其解決情況的概述。
• 用最終報告總結項目績效。

組織過程資産更新

• 需要更新的組織過程資産包括（但不限于）：

• 項目檔案

• 在項目活動中産生的各種檔案，例如項目管理計劃，範圍檔案、成本檔案、進度檔案和項目月曆，以及變更管理檔案。

• 營運和支援檔案

• 組織維護、營運和支援項目傳遞的産品或服務時所需的檔案。可包括新生成的檔案，或對已有檔案的更新。

• 項目或階段收尾檔案

• 項目或階段收尾檔案包括表明項目或階段完工的正式檔案，以及用來将完成的項目或階段可傳遞成果移交給他人（如營運部門或下一階段）的正式檔案。在項目收尾期間，項目經理應該回顧以往的階段檔案，确認範圍過程所産生的客戶驗收檔案，以及合同協定（如果有的話），以確定在達到全部項目要求之後才正式關閉項目。如果項目在完工前提前終止，則需要在正式的收尾檔案中說明項目終止的原因，并規定正式程式，把該項目的已完成和未完成的可傳遞成果移交他人。
• 表明項目或階段完工的正式檔案。
• 把可傳遞成果移交給他人的正式檔案。
• 如果項目提前終止，需要做如下幾點：

• 在正式的收尾檔案中說明終止的原因。
• 把已完成未完成的可傳遞成果移交他人。

• 項目或階段收尾指南或要求

• 如經驗教訓，項目終期審計，項目評價，産品确認，驗收标準，合同收尾，資源重新配置設定，團隊績效評估，以及知識傳遞。

• 配置管理知識庫

• 包括組織标準，政策，程式和項目檔案的各種版本及基準。

• 經驗教訓知識庫

• 将在整個項目期間獲得的經驗教訓和知識歸入經驗教訓知識庫，供未來項目的使用。
• 把曆史資訊和經驗教訓資訊存入經驗教訓知識庫，供未來項目或階段使用。

• 如果目前項目在收尾，又被配置設定了新項目，項目經理優先保證目前項目的收尾。

重點

• 項目章程的作用，誰準許，制定項目章程的輸入，輸出的項目章程中包括的内容。
• 制定項目管理計劃的工具kick-off會議，什麼時候開，目的是什麼，需要誰認可。
• 指導與管理項目工作的兩個重要輸入，輸出。
• 管理項目知識的三個要點：信任的氛圍，工具，輸出。
• 監控項目工作的目的。
• 實施整體變更控制的流程以及對流程的了解。
• 收尾步驟，關鍵的輸入和輸出。