文檔管理對人力資源部門的重要影響
當人力資源的管理功能是基于紙張或依賴于 Excel 電子表格、共享驅動器和其他無法與其他系統共享資料的軟體等技術時，人力資源管理既耗時又耗費勞動力。用數字工作流程取代紙質流程可以簡化從招聘和入職到績效評估的流程。
随着組織對不斷變化的經濟和社會條件做出反應，用數字工作流程取代基于紙張的流程将使您和您的團隊能夠專注于應對新的挑戰。通過辦公自動化，您的人力資源人員有更多時間專注于員工敬業度、通過虛拟活動保護公司文化以及教育訓練和發展等戰略問題。
辦公自動化産生影響的關鍵領域
使用自動化取代紙質流程意味着提高從招聘和入職到離職的流程效率，改善人力資源、經理和員工之間溝通。這裡對文檔管理系統數字化産生重大影響的簡要概述。
1. 為遠端員工提供服務
數字文檔管理可保護加密存儲庫中的員工檔案，并通過受控通路權限保護檔案免受未經授權的使用。在家或在辦公室工作的員工可以輕松通路福利資訊，包括靈活的支出賬戶、員工援助計劃和休假請求，他們的記錄是私密和安全的。通過員工自助服務節省的時間可以在他們有問題時更快地做出響應。
您的人力資源團隊還可以随時随地在任何裝置上檢查績效評估等活動的完成狀态。是以，這些過程永遠不會因為有人在家工作而停滞不前。
2. 員工檔案管理
文檔管了解決方案可輕松适應您的公司政策和程式，随組織的發展而擴充，可以适應您獨特的人力資源工作流程，并與其他軟體（如工資單或人力資源管理系統）內建。文檔管了解決方案還減輕了内外部人力資源審計、工資稅和勞工賠償索賠的壓力。
當人力資源部門釋出資訊（如新員工手冊）時，文檔管理軟體使分發更容易，并提供審計跟蹤。此外，電子表單和數字簽名功能可以更快更容易地獲得所有員工的簽核，更具成本效益。
3. 招聘
用合适的人填補空缺職位比以往任何時候都更加困難，在緊張的勞動力市場中，有競争力的工資和福利仍然是必備條件。然而，今天的準員工同樣關心公司文化、有意義的工作以及該職位是否為個人和職業發展提供機會。
現在大多數招聘都是線上進行的，如果您想雇用頂尖人才，快速響應很重要。文檔管理系統将履歷發送給合适的人進行初步審查，然後，合格的履歷可以快速發送給正确的招聘經理。内部電子履歷的分發確定每個面試求職者都可以通路這些資訊。自動化流程是一緻且可重複的，并建立所有招聘活動的審計跟蹤。
4. 入職
現在，人才競争非常激烈。經過大量時間和精力尋找合格的候選人，一些公司發現在入職的頭幾個月發生的人員流動正在上升。員工可能會覺得公司沒有讓他們自信地開始工作，或者公司的文化不符合他們的價值觀。
新員工在組織中度過的前三個月通常決定了員工成為敬業成員的速度。一些接受線上面試的新員工在開始工作之前可能沒有見過您或他們的經理。自動化入職可確定新員工感到受歡迎，并且裝備精良，使他們的第一天工作無壓力且富有成效。
您可以建立所需的入職清單，包括雇傭确認、保密協定、員工手冊和初始教育訓練計劃。您可以輕松管理新員工配置，為員工設定開始工作所需的計算機、顯示器和其他硬體。
5.績效管理
通過自動化，您可以使用線上表單自定義績效評估模闆、設定審查日期和提醒，并輕松捕獲和存儲員工記錄中的所有資訊。招聘審查、薪資準許、年度加薪和基于績效的加薪都簡化為高效的工作流程，使企業及其員工受益。另一方面，如果您正在處理績效問題，您将擁有清晰、一緻的文檔記錄，詳細說明員工的工作記錄。
客戶案例：Young Automotive
Young Automotive 集團由猶他州北部和愛達荷州南部的 15 家汽車經銷商組成。該公司需要一個文檔管理系統來管理其人力資源入職和招聘工作流程，這曾是一個複雜的紙質流程。員工需要出差到公司辦公室完成入職任務。員工和企業普遍都有挫敗感，而且通路檔案也受到限制。
當公司實施DocuWare時，求職者和新員工的所有電子表格都上傳到他們的線上履歷中心。然後，經理可以在決定雇用申請人後，自動将錄取通知書發送給申請人。每個表單都會觸發 DocuWare 中的自動化工作流程。現在，人力資源部門和員工之間有了可靠的溝通；通過遠端數字通路，經理可以深入了解員工的記錄。
DocuWare 允許人力資源和工資部門從一個集中的數字位置控制文檔和資訊的流動，進而提高了他們的生産力。使用 DocuWare 表單和工作流，他們擁有在入職期間捕獲所有員工資訊的完整流程，建立所需的文檔進行處理，并将關鍵任務傳遞給所有遠端員工，使流程高效且可預測。
在目前的商業環境中，公司再也不能承受被紙質流程拖慢腳步，這對人力資源部門尤其重要。将與履歷、申請、入職表格、工資單報告、稅表和績效評估相關的流程數字化可以節省時間并減少支出。這是一個必不可少的組成部分，可以将人力資源人員從日常任務中解放出來，并使他們能夠在不增加壓力的情況下承擔新的責任。
分析公司 Gartner 在文章《 2023 年人力資源将關注什麼》中報告稱，在對 800 名人力資源上司者進行的一項調查中，他們将員工體驗确定為 部門5 年内的首要任務之一。當人力資源流程順利運作時，員工滿意度可以呈指數級增長。