辦公自動化

辦公自動化是指在 行政機關工作中，是采用 Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公裝置和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用資訊，使企業内部人員友善快捷地共享資訊，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，進而達到提高行政效率的目的。一個企業實作辦公自動化的程度也是衡量其實作現代化管理的标準。 我國專家在第一次全國辦公自動化規劃讨論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種現代化辦公裝置中，由人與技術裝置構成服務于某種辦公業務目的的人一機資訊處理系統。

辦公自動化介紹

        辦公室自動化是近年随着計算機科學發展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統一般指實作辦公室内事務性業務的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，即包括網絡化的大規模資訊處理系統。

        辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新裝置從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。

        通常辦公室的業務，主要是進行大量檔案的處理，起草檔案、通知、各種業務文本，接受外來檔案存檔，查詢本部門檔案和外來檔案，産生檔案複件等等。是以，采用計算機文字處理技術生産各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進裝置，如影印機、傳真機等複制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。

        辦公室是各行業工作的上司進行決策的場所。上司機關做出決策，釋出訓示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是資訊的收集、存儲、檢索、處理、分析，進而做出決策，并将決策作為資訊傳向下級機構或合作機關，或業務關聯機關。 這些都需要辦公自動化的輔助。

        人是系統第一因素，即辦公室主要因素是從業人員，包括各種人員，除了傳統辦公室的角色外，現在又要加部分管理裝置的專業技術人員，例如，計算機工程師，其它裝置維護人員等。

        技術裝置，計算機是另一因素。 裝置中有各種機器，如計算機、影印機、速印機、電話機、傳真機、網絡裝置、CD光牒機等等，這些裝置統稱為硬裝置，或稱硬體。而各種資訊裝置中還需要有管理裝置的軟體，例如，計算機的作業系統、網絡作業系統、文字處理軟體、專項工作程式軟體等等，這些将在其它章節詳述。

        顯然辦公自動化這一人機系統，人，機，缺一不可。而裝置方面，硬體及必要軟體都需齊備。 我們也可以認為辦公自動化系統是人類處理資訊的系統，是人類進入資訊時代後的一種新概念。

【 辦公自動化技術三個層次】

        事務級OA系統、資訊管理級OA系統和決策支援級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的互相聯系可以由程式子產品的調用和計算機資料網絡通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的OA系統內建一個完整的OA系統，使辦公資訊的流通更為合理，減少許多不必要的重複輸入資訊的環節，以期提高整個辦公系統的效率。一體化、網絡化的OA系統的優點是，不僅在本機關内可以使辦公資訊的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的資訊溝通，使資訊通信的範圍更廣，能更友善、快捷地建立遠距離的辦公機構間的資訊通信，并且有可能融入世界範圍内的資訊資源共享。  

第一個層次

       OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次隻限于單機或簡單的小型區域網路上的文字處理、電子表格、資料庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。

        辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、檔案收發登入、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、财務統計、報表處理、個人資料庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟體包，包内的不同應用程式之間可以互相調用或共享資料，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟體包應具有通用性，以便擴大應用範圍，提高其利用價值。

        此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識别系統、漢語語音識别系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，櫃台或視窗系統，銀行業的儲蓄業務系統等。

        事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公品質，适應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。

第二個層次

        資訊管理型OA系統是第二個層次。随着資訊利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本機關的營運目标關系密切的綜合資訊的需求日益增加。資訊管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合資訊（資料庫）緊密結合的一種一體化的辦公資訊處理系統。綜合資料庫存放該有關機關的日常工作所必需的資訊。例如，在政府機關，這些綜合資訊包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務資訊；一些公用服務事業機關的綜合資料庫包括和服務項目有關的所有綜合資訊；公司企業機關的綜合資料庫包括工商法規、經營計劃、市場動态、供銷業務、庫存統計、使用者資訊等。作為一個現代化的政府機關或企、事業機關，為了優化日常的工作，提高辦公效率和品質，必須具備供本機關的各個部門共享的這一綜合資料庫。這個資料庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成資訊管理型的OA系統。

第三個層次

        決策支援型OA系統是第三個層次。它建立在資訊管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合資料庫系統所提供的資訊，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關内部和外部的條件，由計算機執行決策程式，作出相應的決策。

        随着三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和資料庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：

        ▲（1）內建化。軟硬體及網絡産品的內建，人與系統的內建，單一辦公系統同社會公衆資訊系統的內建，組成了“無縫內建”的開放式系統。

        ▲（2）智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識别，對公文内容的了解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

        ▲（3）多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

        ▲（4）運用電子資料交換（EDI）。通過資料通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括資訊管理型OA系統和決策型OA系統。

例子

        事務級OA系統稱之為普通辦公自動化系統，而資訊管理級OA系統和決策支援級OA系統稱之為進階辦公自動化系統。

        例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種檔案，然後分檔存放并分别報送給有關上司者閱讀、處理，然後将批閱後的檔案妥善儲存，以便以後查閱。上司者研究各種檔案之後作出決定，一般采取檔案的形式向下級傳回處理訓示。這一過程，是一個典型的辦公過程。 在這一過程中，檔案本身是資訊，其傳送即是資訊傳送過程。但應當注意到，上司在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，是以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于資訊處理的過程。

        例如，北京市東城區政府報來檔案要求某地區蓋一座公共建築，申請準許，檔案傳遞到市政府有關機構，市有關上司看到檔案後，要去尋找市裡有關規劃蓋樓的檔案法規，又需要研究全市的經費預算，以及其它許多參考資料，然後研究決定同意或不同意。并以檔案或通知的形式把決定這一資訊回報給東城區政府。

        這個例子中，資訊以檔案方式傳遞、處理；上司查閱、參照的有關法規也是資訊，這是資料資訊。研究決定過程，主要是上司者的意志。但是客觀資訊分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的檔案，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料資料，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若幹個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。

        再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統和市 政府法規資訊資料庫系統、市政府财務管理系統是一個內建化的統一系統，計算機自動從有關系統中尋取機關資料，這種系統就是辦公自動化更高層次的內建化。

        另外，如果市政府辦公系統和區政府辦公系統是一個內建的計算機網絡系統，可以通過網絡傳遞資訊，可以遠端處理業務，那這就是一個更進一步的網絡化的辦公室自動化系統。

        是以，辦公室自動化系統本身是一個多層次的系統，在各種層面上，可以說實作了辦公自動化的一部分業務，而從最初級的自動化開始，随着采用的技術不同而逐漸構成一個更進階的自動化系統。

【 辦公自動化意義】

        雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟體可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實作群體協同工作。協同工作意味着要進行資訊的交流，工作的協調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這裡所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群從業人員。

        辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以将諸如資訊采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員隻須點選一個按鈕就可以得到想要的結果，進而極大得友善了企業上司的管理和決策。

        辦公自動化還是一個企業與整個世界聯系的管道，企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作夥伴聯系；另一方面，其他企業可以通過Internet通路你對外釋出的企業資訊，如企業介紹、生産經營業績、業務範圍、産品/服務等資訊。進而起到宣傳介紹的作用。随着辦公自動化的推廣，越來越多的企業将通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上，是以這種網上交流的潛力将非常巨大。

        辦公自動化已經成為企業界的共識。衆多企業認識到盡快進行辦公自動化建設，并占據領先地位，将有助于保持競争優勢，使企業的發展形成良性循環。

        辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀70年代中期發達國家迅速發展起來的一門綜合性技術。我國的OA經過從80年代末至今10多年的發展，已從最初提供面向單機的輔助辦公産品，發展到今天可提供面向應用的大型協同工作産品。現在，辦公自動化到底要解決什麼問題呢？我們說，辦公自動化就是用資訊技術把辦公過程電子化、數字化，就是要創造一個內建的辦公環境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環境下一起工作。具體來說，主要實作下面七個方面的功能：

        ▲(一)建立内部的通信平台。建立組織内部的郵件系統，使組織内部的通信和資訊交流快捷通暢。

        ▲(二)建立資訊釋出的平台。在内部建立一個有效的資訊釋出和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使内部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關内部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解機關的發展動态。

        ▲(三)實作工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實作高效率的協作。我們都知道，各個機關都存在着大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、彙報等，都是一些流程化的工作，通過實作工作流程的自動化，就可以規範各項工作，提高機關協同工作的效率。

        ▲（四）實作文檔管理的自動化。可使各類文檔（包括各種檔案、知識、資訊）能夠按權限進行儲存、共享和使用，并有一個友善的查找手段。每個機關都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都儲存在每個人的檔案櫃裡。是以，文檔的儲存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什麼東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實作電子化，通過電子檔案櫃的形式實作文檔的保管，按權限進行使用和共享。實作辦公自動化以後，比如說，某個機關來了一個新員工，隻要管理者給他注冊一個身份檔案，給他一個密碼，他自己上網就可以看到這個機關積累下來的東西，規章制度、各種技術檔案等等，隻要他的身份符合權限可以閱覽的範圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多教育訓練環節。

        ▲（五）輔助辦公。它牽涉的内容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實作了這些輔助辦公的自動化。

        ▲（六）資訊內建。我們每一個機關，都存在大量的業務系統，如購銷存、ERP等各種業務系統，企業的資訊源往往都在這個業務系統裡，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實作很好的內建，使相關的人員能夠有效地獲得整體的資訊，提高整體的反應速度和決策能力。

        ▲（七）實作分布式辦公。這就是要支援多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

【 辦公自動化程度和自動化方法】

        目前企業的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：

        ▲起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟體以提高個人辦公效率。

        ▲已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統支援協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀态，企業的投資沒有産生應有的效益。

        ▲已經建立了自己的Intranet網絡，企業内部員工通過電子郵件交流資訊，實作了有限的協同工作，但産生的效益不明顯。

        ▲已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好得支援資訊共享和協同工作，與外界聯系的資訊管道暢通；通過Internet釋出、宣傳企業的産品、技術、服務；Intranet網絡已經對企業的經營産生了積極的效益。現在正着手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實作科學的管理和決策，增強企業的競争能力，使企業不斷發展壯大。

        辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析，第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業Intranet網絡，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成；而對于第二、第三類企業，由于企業Intranet網絡已經存在，隻是沒有或沒有好的辦公應用系統，是以隻須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發通用辦公自動化系統，産生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少得多，而産生的經濟效益更高；對于第四類企業，由于其辦公自動化基礎好，隻須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水準。

        那麼，什麼樣的企業适合使用辦公自動化(OA)系統?幾乎所有企業都适合使用辦公自動化(OA)系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體是：

        ▲[1]資訊化尚未入門的企業

        由于沒有資訊化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今後業務領域企業資訊化工作的開展。

        ▲[2]資訊化失敗或者嚴重缺乏資訊化工作信心的企業

        資訊化失敗，特别是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

        ▲[3]缺少資訊化資金準備的企業

        資訊化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。是以，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化(OA)，有利于企業逐漸了解企業資訊化及其作用，減少今後資訊化工作的盲目性。

        ▲[4]已擁有業務管理系統且需要進一步改善行政辦公與内部資訊交流環境的企業

        辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業資訊化工作的形式與内容。