如何增值你的文檔資産?_

  如何增值你的文檔資産?_

           作者：wissEB 299A 235AF3

您知道在知識經濟時代，文檔資産已經成為企業的核心資産嗎？

您知道職場生涯中技術商務寫作溝通占多長時間比例？

您知道企業跨國經營，缺乏道地的外文文檔成為嚴重制約因素嗎？

您知道我國企業的技術、商務、管理文檔存在哪些缺陷嗎？

您知道文檔除了紙質之外，還有哪些豐富多彩的形式呢？

敬請通路“中國技術寫作網”一切答案盡在其中。

“中國技術寫作網”是一個技術寫作的專業門戶網站、國内技術寫作資訊交流和業務交易的平台。

維納電子文檔管理軟體平台

目标：短時間内快速、低成本生成企業基礎性文檔系統

構成：通用文檔管理軟體 + 維納中央文檔庫

特色：1.其他文檔管理軟體商隻出售軟體，實體文檔内容由使用者組織自行輸入，而維納能夠為使用者提供大量可供選擇的實用文檔。

2.比起ERP、SCM、CRM等動辄幾十萬甚至數百萬投資的大型複雜管理軟體，數千元的電子文檔管理系統(EDMS)是低投入、高效率、實惠型的投資。

    維納文檔管理系統的十大功能

維納電子文檔管理系統(VEDMS)是在分析國内廣大企事業機關文檔管理需求、綜合其它文檔管理軟體優點基礎上開發的，軟體功能完善、易懂實用、操作簡便、界面友好。

1．集中式文檔存放

所有文檔不是分散儲存在各部門、各員工電腦内，而是集中統一儲存在伺服器内的中央文檔庫中，友善對各種文檔進行集中控制。

VEDMS在安裝時指定一台電腦作為伺服器。所有文檔都存在這台伺服器上，這有利于集中控制、集中備份。

2．分權限共享管理

VEDMS按部門、員工、文檔類、文檔設定操作權限，未被授權不能進行相應操作。

從使用者角度，可設定部門或個人操作權限。規定每個部門或個人允許能夠對哪些文檔或哪類文檔進行哪些操作。

從文檔角度，可設定文檔操作權限。規定每個文檔允許哪些部門或個人可以通路它、可執行哪些操作。軟體系統還可設定某些文檔被通路操作的次數限制或時間期限。

3．執行多種文檔操作

VEDMS可對系統内的文檔執行上傳釋出、查閱、修改、列印、下載下傳、轉發、位置移動、廢止、删除、恢複等操作。

4．支援多種文檔格式

VEDMS支援多種文檔格式，包括TXT、WORD、EXCEL、PPT、PDF、網頁、圖表、音頻、視訊、多媒體等。對于不常見的特殊格式，可系統中加入定制子產品。

5．随時随地通路系統

VEDMS可在網際網路上使用，出差員工、客戶或合作夥伴都在外地通過上網進入系統。當然使用者必須使用合法的使用者名和密碼進入。

如果害怕網際網路不安全，或者對文檔安全要求高，系統也可局限在區域網路内使用。

6．版本跟蹤控制

文檔每修改一次，都是儲存最新修改的那個版本。但同一個文檔的所有新舊版本都被儲存，以友善查閱文檔修改曆程。

7．采用Oracle資料庫，文檔管理更安全

防止産生本地緩存和拷屏操作，可為每個文檔設定密碼。采用Oracle資料庫文檔管理更安全。

8．定制文檔流轉流程

客戶自己根據需要定義組織部門結構，定義多級多步的檔案收發、傳閱、簽發、審批、回複的工作流。直接在系統中進行無紙化操作。

9．文檔消息提醒

當有新文檔釋出時，系統立即向對該文檔有操作權限的部門或個人發送消息。當文檔被編輯、修改或删除時，可通過系統提醒相關使用者。

10．主題性文檔搜尋

根據關鍵詞或模糊資訊快捷檢索所需文檔資料。還可根據文檔類别快速分類檢索。對于常見格式文檔(如TXT、WORD、EXCEL、網頁等)全文檢索。檢索結果列出文檔名、文檔位址和操作權限。使用者可直接點選進入文檔并進行操作。使用者權限不同，檢索結果也不同，有操作權限的文檔才在檢索結果中列出來。