項目範圍管理——範圍管理概述
項目範圍是為了達到項目目标，傳遞具有某種特質的産品和服務，項目所規定要做的工作。項目範圍管理就是要确定哪些工作是項目應該做的，哪些不應該包括在項目中。項目範圍是項目目标的具體的表達。本文對項目範圍的基本概念進行闡述。
1、項目範圍管理就是要做範圍内的事，而且隻做範圍内的事，既不少做也不多做。項目範圍管理需要做以下三個方面：
（1）明确項目邊界
（2）對項目執行工作進行監控
（3）防止項目範圍發生蔓延
2、産品範圍和項目範圍的異同：
（1）産品範圍：産品或者服務所應該包含的功能
（2）項目範圍：為了能夠傳遞産品，項目所必須做的工作。
（3）範圍基準：經過準許的項目範圍說明書，WBS和WBS字典。
産品範圍是項目範圍的基礎，産品範圍的定義是産品要求的描述；項目範圍的定義是産生項目管理計劃的基礎，兩種範圍在應用上有差別。
判斷項目範圍是否完成，要以範圍基準來衡量，判斷産品範圍是否完成，則根據産品是否滿足了産品描述來判斷。
産品範圍描述是項目範圍說明書的重要組成部分，産品範圍發生變化，會影響到項目範圍，但是并不意味着項目範圍一定跟着變化。
3、項目的範圍來自于投資方或客戶的明确的項目目标或具體需求。項目範圍管理不僅要讓項目團隊成員知道項目目标、為達到目标要完成的具體工作，還要清楚項目相關各方在每項工作中的分工界面和責任。
項目範圍管理的六個過程如下：
（1）規劃範圍管理——編制範圍管理計劃，書面描述将如何定義、确認和控制項目範圍的過程。
（2）收集需求——為實作項目目标而确定、記錄并管理幹系人的需要和需求的過程。
（3）定義範圍——制定項目和産品較長的描述的過程，編制項目範圍說明書。
（4）建立WBS——将項目可傳遞成果和項目工作分解為較小的、更易于管理的元件的過程，即分解結構。
（5）确認範圍——正式驗收已完成的項目可傳遞成果的過程。
（6）控制範圍——監督項目和産品的範圍狀态，管理範圍基準變更的過程。
以下是項目範圍管理六個過程對應的輸入、工具和技術、輸出：
項目範圍管理影響到項目的成功。在項目實踐中，無論是客戶的要求還是項目團隊成員的創新或者新技術的出現，都可能導緻項目範圍的失控，進而使項目在進度、成本和品質上都受到嚴重影響。是以項目範圍管理在整個項目管理活動中起着至關重要的作用。
項目範圍管理——規劃範圍管理
規劃範圍管理是編制範圍管理計劃，書面描述将如何定義、确認和控制項目範圍的過程，其主要作用是在整個項目中對如何管理範圍提供指南和方向。
1、範圍管理計劃是項目或項目集管理計劃的組成部分，描述将如何定義、制訂、監督、控制和确認項目範圍。項目的目标是項目範圍管理計劃編制的一個基本依據。範圍管理計劃需要項目管理團隊全員參與。
2、範圍管理計劃是制訂項目管理計劃過程和其他範圍管理過程的主要輸入，範圍管理計劃的主要内容：
（1）如何制訂項目範圍說明書——定義範圍
（2）如何要求範圍說明書建立WBS——工作分解結構
（3）如何維護和準許WBS——工作分解結構
（4）如何确認和正式驗收已完成的項目可傳遞成果——确認範圍
（5）如何處理項目範圍說明書的變更，該工作與實施整體變更控制過程直接相聯——控制範圍
3、項目範圍管理計劃可能在項目管理計劃之中，也可能作為單獨的一項。根據不同的項目，可以是詳細的或者概括的，可以是正式的或者非正式的。
4、規劃範圍管理的ITO詳解：
① 範圍管理計劃。描述将如何定義、制訂、監督、控制和确認項目範圍。
② 需求管理計劃。描述在整個項目生命周期内如何分析、記錄和管理需求。
5、需求管理貫穿于整個過程，它的基本任務就是明确需求，并使項目團隊和使用者達成共識，即建立需求基線。另外，還要建立需求跟蹤能力聯系鍊，確定所有使用者需求都被正确地應用，并且在需求發生變更時，能夠完全地控制其影響範圍，始終保持産品與需求的一緻性。
6、需求管理計劃内容包括：
（1）規劃、跟蹤和彙報各種需求活動
（2）需要使用的資源
（3）教育訓練計劃
（4）項目幹系人參與需求管理的政策
（5）判斷項目範圍與需求不一緻的準則和糾正規程
（6）需求跟蹤結構，即哪些需求屬性将列入跟蹤矩陣，并可在其他哪些項目檔案中追蹤到這些需求
（7）配置管理活動
範圍管理計劃和需求管理計劃是本階段兩個重要的輸出内容，為後續的範圍定義、确認與控制提供了依據，是以說，這兩個計劃制訂的情況将對項目成敗起到決定性作用。
項目範圍管理——收集需求
需求是指根據特定協定或其他強制性規範，項目必須滿足的條件或能力，或者産品、服務或成果必須具備的條件或能力。需求包括發起人、客戶和其他幹系人的已量化且書面記錄下來的需要與願望。
1、收集需求是為了實作項目目标而确定、記錄并管理幹系人的需要和需求的過程，其作用是為定義和管理項目範圍（包括産品範圍）奠定基礎。
2、需求的分類：
（1）業務需求，即組織的高層級需要
（2）幹系人需求，即幹系人群體的需要
（3）解決方案需求，即為滿足業務需求和幹系人需求而具備的特性、功能和特征，又進一步分為功能需求和非功能需求
（4）過渡需求，即從目前狀态過渡到将來狀态所需的臨時能力，如資料轉換和教育訓練需求
（5）項目需求，項目需要滿足的行動、過程和其他條件
（6）品質需求，分為基本需求、期望需求和意外需求三個層次
3、收集需求的ITO詳解：
① 訪談：與幹系人直接交談，正式或非正式。
② 焦點小組：幹系人和主題專家集中在一起，主持人引導，分組讨論，得到更有價值的意見，是一種群體訪談
③ 引導式研讨會：跨職能幹系人在一起，定義跨職能需求，比單一會議更快地發現和解決問題
④ 群體創新技術：包括以下幾種方式：
頭腦風暴：集思廣益
名義小組技術：通過對頭腦風暴的結果投票排列最有用的創意，以便進行進一步的頭腦風暴
德爾菲技術：專家采用背靠背或匿名的方式進行幾輪回報，意見逐漸趨同
概念/思維導圖（心智圖）：将頭腦風暴的創意用簡單的圖聯系起來，引出新的創意
親和圖（KJ法）：通過圖解方式彙總，求得統一認識
多标準決策分析：借助決策矩陣進行多方案評估
⑤ 群體決策技術：對達成期望的多個未來行動方案進行評估。達成群體決策的方法有一緻同意、大多數原則、相對多數原則、獨裁。
⑥ 問卷調查：書面問卷收集需求
⑦ 觀察：直接觀察幹系人工作過程和流程
⑧ 原型法：快速建立産品模型，便于溝通
⑨ 标杆對照：将實際或計劃與其他類似組織進行對比，識别最佳實踐
⑩ 系統互動圖：如UML
⑪ 檔案分析：對現有文檔進行分析挖掘
⑫ 需求檔案：多種多樣的描述需求的檔案總稱
⑬ 需求跟蹤矩陣：将産品需求從來源連接配接到可傳遞成果的一種表格
4、需求檔案描述各個單一的需求将如何滿足與項目有關的業務需求。需求檔案既可以是一份按幹系人和優先級分類列出全部需求的簡單檔案，也可以是一份包括内容提要、細節描述和附件等的詳細檔案。需求檔案的内容包括：
（1）業務需求
（2）幹系人需求
（3）解決方案需求
（4）項目需求
（5）過渡需求
（6）與需求有關的假設條件、依賴關系和制約因素
5、可跟蹤性是項目需求的一個重要特征，可驗證性是需求的最基本特征。每個配置項的需求到其涉及的産品（或構件）需求都要具有雙向可跟蹤性，包括：
（1）正向跟蹤：指檢查需求檔案中每個需求是否都能在後繼工作産品（成果）中找到對應點
（2）反向跟蹤（逆向跟蹤）：指檢查設計文檔、産品構件、測試檔案等工作成果是否都能在需求檔案中找到出處
6、需求跟蹤涉及五種類型（箭頭表示需求跟蹤能力聯系鍊，它能跟蹤需求使用的整個周期，即跟蹤需求建議到傳遞的全過程）：
（1）從使用者原始需求到需求檔案的正向跟蹤
（2）從需求檔案到下遊工作産品的正向跟蹤
（3）從需求檔案到使用者原始需求的反向跟蹤
（4）從下遊工作産品到需求檔案的反射跟蹤
（5）需求檔案之間各種需求之間的邏輯相關性跟蹤，用于檢查需求分解中的錯誤和遺漏
7、表示需求與其他産品元素之間的聯系鍊的最普遍方式是需求跟蹤（能力）矩陣，需求跟蹤矩陣是将産品需求從其來源連接配接到能滿足需求的可傳遞成果的一種表格。
需求跟蹤矩陣中記錄的典型屬性包括唯一辨別、需求的文字描述、收錄該需求的理由、所有者、來源、優先級别、版本、目前狀态（需求的狀态：進行中、已取消、已推遲、新增加、已準許、已配置設定、已完成）和狀态日期。
認真掌握和管理項目需求與産品需求，對促進項目成功有重要作用。項目一旦開始，就應該足夠詳細地擷取、分析和記錄這些需求，以便日後進行測量。
項目範圍管理——定義範圍
定義範圍最重要的任務就是詳細定義項目的範圍邊界，範圍邊界是應該做的工作和不需要進行的工作的分界線。定義範圍可以增加項目時間、成本和資源估算的準确度。
1、定義範圍是制定項目和産品較長的描述的過程，是明确所收集的需求哪些将包含在項目範圍中，哪些将排除在項目範圍外，進而明确産品、服務或成果的邊界。
2、定義範圍的ITO詳解：
① 産品分析：針對産品提問并回答，形成對将要開發的産品的用途、特征和其他方面的描述（項目範圍說明書中有驗收标準是以要做産品分析），産品分析技術包括産品分解、系統分析、需求分析、系統工程、價值工程（産品沒做出之前）和價值分析（産品做出之後）
② 備選方案生成：用來指定盡可能多的潛在的可選方案的技術，用于識别執行項目工作的不同方法。
③ 項目範圍說明書：定義範圍的主要成果（未經準許）。
3、項目範圍說明書是對項目範圍、主要可傳遞成果、假設條件和制約因素的描述。項目範圍說明書内容：
（1）産品範圍描述：逐漸細化項目章程和需求檔案中描述的特征
（2）驗收标準：滿足條件和驗收過程
（3）可傳遞成果：含主要成果和輔助成果（報告等）
（4）項目的除外責任：什麼不能做
（5）制約因素：預算、傳遞日期等
（6）假設條件：可能發生的例外條件下的處理
4、項目範圍說明書的作用是：
（1）确定範圍
（2）溝通基礎
（3）規劃和控制依據
（4）變更基礎
（5）規劃基礎
5、項目章程和項目範圍說明書有一定的重疊，前者包括高層級的資訊，後者是對項目範圍的較長的描述，項目範圍需要在項目過程中漸進明細，而項目章程一般不變。
定義範圍最重要的任務就是詳細定義項目的範圍邊界，範圍邊界是應該做的工作和不需要進行的工作的分界線。定義範圍可以增加項目時間、成本和資源估算的準确度。
項目範圍管理——建立工作分解結構（WBS）
建立WBS是将項目可傳遞成果和項目工作分解成較小的、更易于管理的元件的管理，其主要作用是對所要傳遞的内容提供一個結構化的視圖。
1、WBS是以可傳遞成果為導向的工作層級分解，其分解的對象是項目團隊為實作項目目标、送出所需可傳遞成果而實施的工作。注意：WBS中的“工作”并不是指工作本身，而是指工作所導緻的産品或可傳遞成果。
2、WBS的層次。WBS将項目整體或主要的可傳遞成果分解成容易管理、友善控制的若幹個子項目或者工作包，子項目需要繼續分解為工作包，直至整個項目都分解為可管理的工作包，這些工作包的總和就是項目的所有工作範圍。主要包括裡程碑、工作包、控制賬戶、規劃包、WBS詞典。
（1）裡程碑：标志着某個可傳遞成果或者階段的正式完成。
（2）工作包：最底層的可傳遞成果或項目工作組成部分。8/80規則建議：最大為一個人80個小時能完成的工作量，最小不低于8個小時。
（3）控制賬戶：是一種管理控制點，既可以是工作包，也可以是比工作包更高層次上的要素，用以測量績效（比如掙值比較）。一個控制賬戶中可包含多個工作包，但一個工作包僅屬于一個控制賬戶。
（4）規劃包：控制賬戶之下，工作包之上，工作内容已知但尚缺詳細的WBS組成部分，用來暫時做計劃的，随着逐漸清晰，規劃包最終都會被分解成工作包。
（5）WBS詞典：是描述WBS各組成部分的檔案。相當于新華字典。
3、WBS分層的特點：
（1）每層中的所有要素之和是下一層的工作之和
（2）每個工作要素應該具體指派一個層次，不能指派給多個層次
（3） WBS需要有投入工作的範圍描述
4、建立WBS的ITO詳解：
① 分解：分解是一種将項目可傳遞成果和項目工作分解成較小的、更易于管理的元件的技術。
② 範圍基準：經過準許的項目範圍說明書。
5、WBS分解流程（活動）包括：
（1）分解什麼：識别和分析可傳遞成果及相關工作
（2）怎麼分解：确定WBS的結構和編排方法
（3）分解：自上而下逐層分解
（4）編碼：為WBS元件制定和配置設定辨別編碼
（5）檢查：核實分解的程度是恰當的
6、WBS分解的方法：
（1）将項目生命周期的各階段作為第二層，産品和可傳遞成果放在第三層
（2）主要可傳遞成果作為分解的第二層（如果有部分外包的，最好以這種方式分解，易于管理）
（3）外包工作也要整合進來分解，賣方需編制相應的合同WBS
7、WBS不是某個項目團隊成員的責任，應該由全體項目團隊成員、使用者和項目幹系人共同完成和一緻确認。建立WBS的過程如圖所示：
8、WBS表示形式包括以下兩種：
（1）樹型結構：層次清晰，直覺性和結構性強，但不容易修改，适合小項目。
（2）表格形式：直覺性較差，但能反映項目的所有要素，适合于大型項目。
9、WBS分解注意事項（8個方面）：
（1）WBS必須是面向可傳遞成果的
（2）WBS必須符合項目的範圍
（3）WBS底層應該支援計劃和控制
（4）WBS中的元素必須要有人負責，且隻由一人負責，盡管實際上多人參與
（5）WBS作為指導而不是原則，應控制在4~6層
（6）WBS應該包括項目管理工作，也要包含分包出去的工作
（7）WBS的編制需要所有項目幹系人參與
（8）WBS并非是一成不變的，完成後有可能修改
10、WBS的目的和作用：
（1）明确和準确說明項目範圍
（2）清楚地定義項目的邊界
（3）确定完成項目所需要的技術和人力資源
（4）提高對時間、成本和資源需求量的估算準确性
（5）為計劃、預算、進度和費用控制奠定基礎，确定項目進度和控制基準
（6）将項目工作和财務賬目聯系起來
（7）确定工作内容和順序
（8）有助于防止需求蔓延
WBS是以可傳遞成果為導向的工作層級分解，WBS每下降一個層次就意味着對項目工作更詳盡的定義。通過上述的講解，将使如何分解變得有迹可循。建立的WBS經過準許後，就成為正式的“範圍基準”，并運用到後續的管理環節之中~
項目範圍管理-确認範圍
确認範圍包括與客戶或發起人一起審查可傳遞成果，確定可傳遞成果已圓滿完成，并獲得客戶或發起人的正式驗收。
1、确認範圍是正式驗收項目已完成的可傳遞成果的過程。确認範圍包括與客戶或發起人一起審查可傳遞成果，確定可傳遞成果圓滿完成，并獲得客戶或發起人的正式驗收。确認範圍應貫穿項目的始終。
2、确認範圍的ITO詳解：
① 确認的可傳遞成果：經确認的正确的可傳遞成果，有形或無形，依據WBS。
② 工作績效資料：實際範圍管理工作中産生的績效資料。
③ 檢查：檢查也稱為稽核、評審、審計、走查、巡檢、測試等，是指開展測量、審查與确認等活動，來判斷工作和可傳遞成果是否符合需求和産品驗收标準。
④ 驗收的可傳遞成果：經過範圍确認，驗收合格的可傳遞成果。
⑤ 變更請求：在範圍确認過程中發現的不滿足需求的，且需要變更的，應提出變更請求。
⑥ 工作績效資訊：利用工作績效資料計算得出的反映範圍管理名額的資訊。
3、确認範圍的步驟：
（1）确定需要進行範圍确認的時間
（2）需要哪些投入
（3）确定範圍正式被接受的标準和要素
（4）确定會議的組織步驟
（5）組織範圍确認會議，順利完成确認
4、确認範圍時需要檢查的問題：
（1）可傳遞成果是否是确定的、可确認的
（2）每個可傳遞成果是否具有明确的裡程碑，裡程碑是否有明确的可辨識的事件
（3）是否有明确的品質标準
（4）稽核和承諾是否有清晰的表達
（5）項目範圍是否覆寫了需要完成的産品或服務進行的所有活動
（6）項目範圍的風險是否太高，是否能夠降低可預見風險
5、幹系人對項目範圍的關注點：
（1）管理層：關注範圍對進度、資金和資源的影響
（2）客戶：關注産品範圍，即項目的可傳遞成果是否足夠完成産品或服務
（3）項目管理人員：關注可傳遞成果是否足夠和必須完成，時間資金和資源是否足夠
（4）項目團隊成員：關注自己參與和負責的元素的時間是否足夠，是否有沖突
6、确認範圍與品質控制的不同：
（1）确認範圍主要強調可傳遞成果獲得客戶或發起人的接受；品質控制強調可傳遞成果的正确性，并符合為其制定的具體品質要求（品質标準）
（2）品質控制一般在确認範圍前進行，也可同時進行；确認範圍一般在階段末尾進行，而品質控制并不一定在階段末進行
（3）品質控制屬于内部檢查，由執行組織的品質管理部門實施；确認範圍則由外部幹系人（客戶或發起人）對項目可傳遞成果進行檢查驗收
在資訊系統內建項目中，确認範圍并不是容易的事情，它的不容易主要展現在使用者的溝通上，特别是對定制的産品更是如此。而且經常會存在這種情況：雖然确認項目範圍是正式的，但這并不意味着該項目的範圍就是鐵闆一塊，是以，範圍确認應貫穿于項目始終，并控制好範圍的變更才是重中之重。
項目範圍管理-控制範圍
對項目範圍進行控制，就必須確定所有請求的變更、推薦的糾正措施或預防措施都經過實施整體變更控制過程的處理。在變更實際發生時，也要采用範圍控制過程來管理這些變更。
1、控制範圍是監督項目和産品的範圍狀态、管理範圍基準變更的過程，其主要作用是在整個項目期間保持對範圍基準的維護。
2、範圍變更的原因：（主要是外部環境變化）
（1）政府政策的問題
（2）項目範圍的計劃編制不周密詳細，有一定的錯誤或遺漏
（3）市場上出現了或是設計人員提出了新技術或新方案
（4）項目執行組織本身發生變化
（5）客戶對項目、産品或服務的要求發生變化
3、控制範圍的ITO詳解：
① 偏差分析：用于解釋CV（成本偏差）、SV（進度偏差）、VAC（完工偏差）的原因、影響和糾正措施。
4、範圍變更控制關注的焦點（主要工作）：
（1）影響導緻範圍變更的因素，并盡量使這些因素向有利的方面發展
（2）确定範圍變更是否已經發生
（3）當範圍變更發生時，對實際的變更進行管理（按變更流程）
在資訊系統內建項目中，變更是不可避免的，控制範圍過程依賴于範圍變更控制系統，範圍變更控制是指對有關項目範圍的變更實施控制，審批項目範圍變更的一系列過程，包括書面檔案、跟蹤系統和授權變更所必須的準許級别。項目範圍管理與進度管理、成本管理有着密不可分的聯系，可謂牽一發而動全身。（文章來源：藍博軟體 作者：lenbor）