無論是甲方還是乙方，在項目的實施過程中總會碰到各式各樣的問題：
項目無法按照正常節奏推進，遇到問題無法及時解決；
執行效率低，項目參與者不完全了解自己應該做什麼；
感覺每個人都很忙，但又看不到什麼成果；
造成這些問題的主要原因是：每個人的工作複雜繁瑣，權責不清晰，也不關心結果對項目有沒有幫助，管理者難以管理。
是以，從項目管理的角度來看，任何工作都應該分解成更具體、易執行、易管理的組成部分。就像造一台電腦，需要各個子產品組裝起來，缺一不可，這就需要極其細化的分工。
那在項目管理中，如何梳理複雜事物的實作邏輯？——工作分解結構，即WBS。
它是每個項目管理人員所必須掌握的項目管理工具之一。下面來具體講講什麼是WBS？它的作用是什麼？如何建立使用？
01 什麼是WBS？
工作分解結構（Work Breakdown Structure，簡稱WBS），是一種把項目工作和項目可傳遞成果逐漸劃分為更小，更易于管理的組成部分的技術。
WBS 包含三個關鍵詞：
Work 工作：指工作産品或可傳遞成果，即付出努力的結果。
Breakdown 分解：劃分成不同部分或類别，分解成更具體的工作。
Structure 結構：将任務分解成各個結構分明的工作、活動，它們之間存在一定的聯系。
簡單來說，WBS 是一個幫你厘清頭緒，根據目标做規劃的工具。具體分解步驟為：目标→任務→工作→活動。
跟因數分解是一個原理，就是把一個項目，按一定的原則分解，項目分解成任務，任務再分解成一項項工作，再把一項項工作配置設定到每個人的日常活動中，直到分解不下去為止。
WBS能夠把隐性工作顯性化，當工作用結構化的圖示方式展示出來的時候，可以快速幫助項目成員建立對項目的整體認知。
此外，WBS還可以界定項目範圍、揭示項目細節，這有助于安排項目進度、制定預算和進行有效溝通。
02 如何做好項目WBS?
如何能做好項目WBS，我總結了5個方面的要點，包括：分解原則、分解方法、分解步驟、結構要素、檢驗标準。
友善更細緻、更精準地了解，才能高效、準确地做出項目WBS。以下：
1、分解原則
1）将項目目标逐漸細化分解，每個任務原則上要求分解到不能再細分為止；
2）每項任務、工作需落實到具體的負責人、時間和資金投入；
3）整體拆解的任務，最終可以支撐總任務的完成。
2、WBS分解的方法
1）類比法。更多的是依靠項目經理的過往經驗，我們在建立時可以參考類似項目的 WBS ，是以文章中我們不多加闡述。
2）自上而下法。它常常被視為建構WBS的正常方法，以團隊為中心，自上而下與自下而上的充分溝通，一對一個别交流與讨論，分解單項工作。
3、分解步驟
掌握了 WBS 分解原則和常見的分解方式後，之後要考慮如何分解工作，具體分為6個步驟：整理需求、确定子產品、工作分解、組織分工、終版确認、詳細制作。
因為我們咨詢業務也經常幫助企業做數字化轉型項目，對制作WBS也是頗有心得。以我們為某百億級企業做的私域營運體系項目WBS為例，細說做WBS的步驟和思路。
1）整理需求
首先是先整理客戶需求，全面了解對方企業及業務情況。
2）确定子產品
從客戶需求和整體調研的情況來确定工作子產品。例如私域團隊搭建的子產品，每個企業的實際情況都不相同，工作流程和工作範圍需要視情況來确定。
3）工作分解
這是最為重要的一步。将各個子產品分解成具體工作，一定要形成可傳遞的方案。一般先按照邏輯來梳理，比如先調研，再出方案，順序不對很容易造成時間的浪費。
比如在私域搭建中，要先設定IP再加粉引流，不然先進行引流，沒有IP定位和營運流程，流失率會大大提升，造成營銷成本的浪費。
4）組織分工
分解完工作，開始組織項目組成員開會，由項目負責人講解整個工作子產品及分解的工作内容和計劃目标。讓所有人清楚自己的職責和具體工作内容。
再由團隊内成員分别提出自己的建議和看法，進行方案的調整。
5）終版确認
在調整完成後，進行WBS終版的确認，最終要确定工作子產品、工作内容、工作時常、可傳遞物。
前期越詳細越好，盡量不要有太多改動，保證前期的營運順利。後期随着計劃活動的進行，可以不斷修正 WBS，直到覆寫所有工作。
6）詳細制作
制作WBS主要有兩個關鍵點：
第一，工作子產品之間互相存在聯系，是以需要特别了解客戶需求和工作子產品，邏輯不能出錯；
第二，一個關鍵工作，在一個時間段隻有一個人承接，不能劃分不清，職責不清。
4、WBS的結構要素
制作WBS時要特别注意結構大綱，工作子產品有沒有全面考慮清楚決定了項目進展的效率高低，通常結構分為 3 到 5 層：
第一層即項目成果。需要清楚了解這次項目需要達成的目标是什麼。
第二層是項目成功的重要組成部分。要求必須100%完整，如果子產品少了就會在做的過程中遺漏一些内容，如果子產品多了就會影響下一步的進度計劃。
第三層之後是細節組成。就是可傳遞成果的形式，每項工作要包含任務負責人、時間、成本（各種資源）等内容。
5、檢驗标準
檢驗WBS是否定義完全，項目的所有任務是否都被完全分解主要依據以下标準：
1）每項任務完成情況是可以量化的。
2）明确每項工作開始和結束時間，每項任務都有一個可傳遞成果。
3）WBS中的每一項任務一般要設定一個具體負責人。
4）工期易于估算且在可接受期限内，容易估算成本。
5）WBS必須與實際工作中的執行過程一緻。
6）應讓項目團隊成員積極參與建立WBS，以確定WBS的一緻性。
7）每個WBS項都必須文檔化，以確定準确了解已包括和未包括的工作範圍。
03 如何制作WBS?
具體制作WBS的工具有很多，Excel、word、思維導圖等都可以。在制作前，先确定用哪種表現形式。常用的表現方式主要有三種：樹狀結構、大綱結構、表格結構。
1、樹狀結構：一種圖形化的結構視圖。
優點：具體到個人，責任分明。分解後結構清晰，從樹根到樹葉，一目了然，盡量避免盤根錯節。
缺點：對管理能力要求較高，需要所有活動全部定義清楚，要細化到人、時間和資金投入。
2）大綱結構：類似于一本書章節目錄。
優點：可以完整展示整個項目的範圍，并可以形成企業标準WBS模闆。
缺點：由于主觀性，一般在小項目，适中的項目中的較多。
3）表格結構：表格形式
優點：便于制作和更新，檔案傳閱友善。
缺點：無法一目了然，對整體項目的結構，了解起來較為費力 。
掌握WBS工作分解法，可以讓我們的工作架構更加清晰，分解任務更加到位，任務落實更加高效，執行操作更加優質。也為後續的工作奠定了基礎，更是各部門溝通協調的手段。
當然，工具隻是一個手段。如何合理利用，也需要每一個項目經理自我挖掘提取适合屬于自己的方式。
除此之外，WBS工作分解法還可以應用在日常生活中，例如個人學習計劃、育兒計劃。
實際上任何事情都是可以量化的，化繁為簡、化整為零就是WBS工作分解法的核心目的和意義。
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我是 @晏濤三壽 資深社會化營銷專家，《超級使用者增長》作者，專注客戶經營，助力企業增長。