Visual Paradigm IT項目管理 - 收尾階段
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之前的階段，即執行和控制階段，以項目可傳遞成果的接受為結束。在這個階段，收尾階段，項目組記錄從項目中吸取的經驗教訓，并将傳遞成果轉交給作業人員，作業人員将使用和維護傳遞成果作為持續的活動。
這一階段的一部分是讓項目經理抓住從項目中吸取的經驗教訓，并撰寫“經驗教訓”檔案。本檔案将作為未來類似項目的投入，使這些項目運作更加順暢。另一個要制定的檔案是“項目收尾報告”，其中包括對實際和基準績效目标，項目成本和進度計劃之間差異的研究。它還包括正在進行的操作和維護計劃的描述。
活動和傳遞物
下表列出了本階段的主要活動和活動輸出的可傳遞成果（即過程檔案）。
| 活動 | 描述 | 傳遞 |
|---|---|---|
| 舉行結束會議 | 與不同的項目參與者召開收尾會議，收集和讨論他們的回報意見，以吸取經驗教訓。這些會議還有助于項目經理制定項目轉型計劃。 | |
| 發展經驗教訓 | 開發一個經驗教訓的文檔，描述在整個項目生命周期中錯誤和錯誤的事情，并提出建議。 | 得到教訓 |
| 制定收尾報告 | 制定一份收尾報告，記錄與基線計劃的差異。 | 項目收尾報告 |
| 存檔項目文檔和工件 | 確定所有項目檔案都妥善儲存以備将來通路。 | |
| 進行過渡活動 | 轉移傳遞給營運人員的傳遞物。 |
舉行結束會議
本階段首先與本項目不同參與者開展會議，包括但不限于參與不同項目活動的利益相關者，如需求啟發和驗收測試，以及項目組成員。這些會議的目的包括：
- 識别經驗教訓：讨論在項目過程中出現問題并順利進行的事情，并确定從這個項目中獲得的經驗如何從未來受益于類似的項目。
- 制定過渡計劃：讨論項目傳遞給作業人員的過渡安排。
- 制定實施後審查計劃：讨論實施後審查的日期。
發展經驗教訓
現在您已經完成了IT項目管理生命周期的識别，啟動，規劃和執行以及控制階段，現在是時候記錄基于積極的經驗和導緻不良結果的負面經曆的經驗教訓。
經驗教訓是将經驗轉化為知識以幫助未來決策和解決問題的過程。它有助于提高項目績效，避免再次發生錯誤，并保持良好的實踐。典型的經驗教訓檔案由三部分組成。
- 項目成功，這是項目的關鍵成功。
- 項目挑戰和困難，這是項目生命周期中遇到的困難
- 缺點，就是任務和決定的執行和錯誤
項目成功
項目成功是指項目取得的關鍵成功。說明項目取得的成功，而不是僅僅描述項目取得的成功，說明促成這些成功的因素更有價值，以便類似的項目能夠重複取得成功。
以下是項目成功的一些例子：
| 成功 | 成功的因素 |
|---|---|
| 活動按計劃完成 | 項目風險得到及早發現并經常讨論，減少由意外事件引起的日程安排改變的機會。 |
| 快速部署更改 | 持續內建的使用使部署快速而穩定。 |
| 控制權内的預算 | 适當的成本效益分析，資源和采購計劃。 |
項目挑戰和困難
項目面臨的挑戰和困難是指不受項目組控制的條件，不利于項目的實施。與“成功案例”不同，您必須描述面臨的挑戰，并提出解決方案。推薦的解決方案可以是一個已經實施并且有效的解決方案。它也可以是實施選項的更好選擇。
以下是一些項目挑戰和困難的例子：
| 挑戰 | 推薦解決方案 |
|---|---|
| 現有系統必須在新系統開發的同時保持運作 | 分開開發和生産環境。 |
| 利益相關者不清楚他們的需求 | 嘗試使用故事闆和線框來收集和确認他們的需求。 |
項目缺陷
缺點是任務錯誤或錯誤，或者任何錯誤的決定。它有時與挑戰和困難混淆，但它既不是。為了簡單起見，挑戰和困難是需要解決的不利情況，以便項目完成，缺點是錯誤和失敗。
這是一個項目缺陷的例子：
| 團隊溝通不暢 | 推薦解決方案 |
|---|---|
| 活動 | 在項目中使用即時通訊工具。 |
制定收尾報告
項目結果與項目計劃的偏差是不可避免的。其中一部分活動涉及從項目績效，項目成本和進度計劃中識别基準計劃的差異。除了說明計劃的和實際的數字外，重要的是說明差異，最重要的是說明這種差異存在的原因。
我們來看一個典型的收尾報告的内容。
- 績效目标：描述項目如何根據項目績效計劃中制定的每個績效目标來執行。
- 項目成本：說明項目的計劃和實際成本。它還記錄差異并解釋為什麼存在這種差異。
- 項目時間表：将實際完成日期的最初準許的時間表基線記錄下來。它還介紹了時間表差異和解釋。
- 範圍更改：記錄項目範圍的任何更改及其對性能，成本或時間表基準的影響。
- 項目資源：确定每個項目資源的轉移方式以及轉移的時間。記錄項目使用的所有項目資源。
- 營運和維護計劃和成本：項目可傳遞成果的運作和維護計劃。它說明了預計的年度營運和維護成本。
- 項目文檔：辨別存儲在項目庫或其他存儲庫中的所有項目文檔資料。它确定了所用媒體的類型和項目文檔的配置。
- 實施後審查和報告：确定完成實施後報告的日期和負責此項行動的人員。
- 未決問題：在項目結束的情況下解決的未決問題。
存檔項目文檔和工件
項目經理必須與其他項目參與者合作，儲存所有項目檔案和工件以備将來使用或參考。他還需要確定所有必要的準許和簽名都存在。此外，確定所要求的最終版本的檔案以可審計的形式存檔在約定的地方，并確定它們不能被編輯。按照約定的程式存儲其他項目工件。
進行過渡活動
該項目即将結束。您必須将實際産品和任何其他所需的知識轉移到将使用和維護産品作為持續活動的操作人員。
一般來說，轉換涉及以下項目的轉移：
- 知識轉移：為了與最終産品一起運作所需的知識。示例包括了解産品如何與業務工作流程配合使用，功能如何工作，所需的任何登入憑證，所做的任何假設，可以聯系誰以獲得幫助以及如何聯系。使用者教育訓練可能是知識轉移的好方法。
- 文檔傳輸：提供有關産品使用的說明或資訊的書面材料
- 實物轉移：将産品的控制權交給負責支援的營運機關。
相關連結
- IT項目管理架構介紹
- 識别階段
- 啟動階段
- 規劃階段
- 執行和控制階段（前一階段）
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