Visual Paradigm IT項目管理 - 計劃階段
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規劃階段是IT項目管理生命周期的第三階段。它在項目啟動後開始。在規劃階段，将進行各種規劃活動，包括工作規劃，進度計劃，預算，資源，人員需求等。這些規劃活動是為了確定項目在預算内按時完成。正在計劃的項目進展到生命周期的執行和控制階段。
活動和傳遞物
下表列出了本階段的主要活動和活動輸出的可傳遞成果（即過程檔案）。
| 活動 | 描述 | 傳遞 |
|---|---|---|
| 進行規劃啟動會議 | 通過與該階段的所有參與者進行啟動會議，與團隊達成期望。 | |
| 定義項目活動（使用WBS） | 使用工作分解結構定義項目活動。 | 工作分解結構 |
| 計劃活動 | 确定每個工作包的時間表及其互相依賴關系。 | 項目進度 |
| 執行資源計劃 | 确定完成項目所需資源的類型和數量。 | 資源計劃 |
| 執行人員配置計劃 | 記錄員工計劃，確定獲得具備必要技能的适當人力資源。 | 人員配備計劃 |
| 執行預算計劃 | 總結項目在生命周期中的支出和資金來源。 | 預算計劃 |
| 執行項目績效計劃 | 确定每個業務目标的績效目标。 | 項目績效計劃 |
| 執行風險管理計劃 | 确定如何識别，減輕，管理和控制風險。 | 風險管理計劃 |
| 識别并記錄項目風險 | 通過遵循風險管理計劃中描述的風險管理方法來識别項目風險。 | 風險登記冊 |
| 執行更改和配置管理計劃 | 識别由變更控制過程管理的項目元件，以及變更過程的文檔。 | 變更和配置管理計劃 |
| 執行采購計劃 | 描述如何從項目的開始到結束管理采購的各個方面。 | 采購計劃 |
| 執行溝通計劃 | 描述利益相關者的資訊需求以及如何滿足需求。 | 溝通計劃 |
| 執行品質管理和IV＆V規劃 | 計劃産品和項目相關的品質保證活動。 | 品質和IV＆V計劃 |
| 制定項目計劃 | 将個人計劃文檔合并到項目計劃中。 | 項目計劃 |
進行規劃啟動會議
在你開始任何實際的計劃之前，将會與這個階段的所有參與者進行啟動會議，以設定期望，闡明可能的風險并澄清項目團隊可能存在的不确定性。
這是典型的計劃啟動會議的議程項目。
- 參與者介紹：項目團隊和項目參與方的簡要介紹。簡要描述他們的角色和責任。
- 明确階段的持續時間：確定每個人都清楚規劃階段的開始和結束日期
- 通知期望團隊：為規劃階段設定規則和指導方針。通知團隊的期望。例如，預計項目經理必須參與任何與利益相關方的正式和非正式會議。
- 研究和讨論項目章程：研究和讨論項目章程中的要素。確定每個人都清楚項目願景，主要裡程碑等。
- 讨論項目方法和時間表：讨論整體項目方法并強調規劃活動時間表的重要性。根據這部分的長度和非項目團隊利益相關者參與的需要，這部分可以分成一個單獨的會議。
- 讨論風險，限制和假設：讨論在這個階段可能發生和可能發生的風險，讓團隊了解解決政策。假設惡劣的天氣條件可能會影響計劃活動的進展，那麼現在可以預見的影響以及工作安排應該被讨論。除了風險之外，確定所有參與者清楚了解項目計劃的制約因素和假設是非常重要的。
- 描述項目資源以及如何通路它們：讨論完成這個階段和這個項目所需的資源和工具。如有必要，讓團隊知道如何獲得這些資源。
- 問答：回答參與者可能有的任何問題。
定義項目活動（使用WBS）
第一個計劃活動是使用工作分解結構來定義項目活動。這個活動的目的是建立對項目範圍的共同了解。
這是一個示例工作分解結構。這是對完成項目可傳遞成果必須完成的工作的描述。根元素是上下文元素，通常是項目的名稱。工作分解結構中的每個遞減層次都代表了對項目活動的越來越詳細的描述。工作分解結構的發展涉及到将主要項目活動或子活動細分為更小，更易管理的活動，直到活動的詳細定義足以支援項目管理和開發。分支最低級别的項目稱為工作包。
一般來說，用工作分解結構（WBS）建構工作有三種典型方法。它們包括基于階段的結構，基于可傳遞成果的結構和基于責任的結構，它們分别根據項目階段，同意傳遞的可傳遞成果和項目組織機關來定義項目活動。
計劃活動
活動的時間安排涉及使用PERT圖表确定上一個活動中确定的每個工作包的時間表及其互相依賴關系。項目經理可以使用計劃來規劃和實施項目任務，并監視項目的進度。
PERT圖表代表“計劃評估審查技術”，可幫助您為項目建立工作流程，裡程碑，計劃，時間表，關鍵路徑和其他計劃要求。任務之間的連接配接表示它們的依賴關系。以下是PERT任務的屬性：
- 名稱：任務的名稱，與相應工作包的名稱相同。
- ID：唯一辨別任務。
- 計劃開始和結束日期：任務的計劃開始和結束日期。請注意，任務隻能在依賴任務完成時才能啟動。換句話說，任務的開始日期必須大于所有依賴任務的完成日期。
- 持續時間：開始和結束日期之間的天數。
- 負責人：負責這項任務的人。
執行資源計劃
資源規劃涉及确定完成項目所需資源的類型和數量。在啟動階段制定項目章程時，提供了對資源需求的早期估算。在這個階段你必須提供詳細的資源分類。
典型的資源可能包括材料，設施，裝置和硬體，軟體等。人員配置資源将在下一個活動中計劃，以便您可以在此跳過。對于每個辨別的資源，請描述以下屬性：
- 所需的數量和品質。假如列印機是所需的資源，你需要多少台列印機？是否有任何特定的功能？如彩色印刷，雙面印刷等
- 配置設定的狀态。資源是否被配置設定？保留了嗎？還是剛剛計劃？
- 有這種資源需求的項目活動。
- 資源将被消耗的時間
- 資源配置設定的計劃日期和時間
- 購買或租用此資源的成本
- 無論是每小時，每天，每月或任何其他機關的成本
- 無法按計劃獲得此資源的風險級别
執行人員配置計劃
人員配置計劃有時被稱為人力資源計劃。“人員配備計劃”的目的是通過確定獲得具備必要技能的适當人力資源來實作項目成功。
這部分活動涉及确定項目利益相關者的角色和責任。一些項目利益相關者在制定“項目章程”時被确定。在這個階段你必須包括項目團隊成員的角色。程式員，品質經理和UX專家是一些典型的項目團隊成員角色。
一旦确定了利益相關者的角色，就使用RACI矩陣表述與項目任務相關的責任。在矩陣中，項目幹系人列為行，而在開發“工作分解結構”時辨別的工作包列為列。您需要标記不同項目角色的角色。以下是四種角色和責任：
- R意味着一個角色負責完成工作
- A代表負責任。擔當這個角色的利益相關者将確定完成并簽署任務或相關檔案
- C代表咨詢。參與決策的利益相關者
- 我代表通報。利益相關者将被告知任何關鍵的變化，或者何時做出行動或決定
執行預算計劃
預算計劃包括在項目生命周期中總結項目的支出和資金來源，在每個财政年度為每個工作包提供費用或成本明細。這是一個例子。工作包“實施計劃啟動會議”需要設施費用。第一個财政年度的成本是300美元，等等。
執行項目績效計劃
在制定項目章程時，在啟動階段已經确定了一套業務目标。在這個活動中，必須确定每個人的表現目标。
性能目标是實作的性能标準。他們幫助您了解最終使用者的期望。目标不明确，混亂的目标可能導緻項目失敗。在項目管理中，首字母縮略詞SMART用于幫助人們思考和驗證績效目标。它代表了你的目标應該具備的五個品質。他們是：
- 具體 - 好的目标寫得很好，重點突出。
- 可衡量 - 衡量目标完成進度的具體标準
- 可實作 - 設定現實的目标。不要設定難以實作的目标或超出團隊能力的目标。如果使用者提出了這樣的目标并且不能改變，那麼你可能需要評估計劃的其他部分，比如人員配置計劃，看看能否通過更多的資源投入來實作目标
- 相關 - 確定目标與業務目标相關
- 基于時間 - 有時稱為時間限制。確定一個目标有一個最後期限定義。
下表列出了一些SMART性能目标示例，以及它們為什麼很聰明。
| 績效目标 | SMART如何？ |
|---|---|
| 商店頁面必須同樣顯示在IE 9+，Firefox 40+，Chrome 50+中 |
|
| 将商店頁面的平均每日浏覽次數提高20％。 |
|
| 完成“添加項目到購物車”中午13/8/2017 | 這是基于時間的，因為截止日期已經确定。 |
除了設定績效目标外，這部分活動還包括詳細說明每個傳遞項目的驗收标準。在項目章程中，最終可傳遞成果的清單已經确定。在這個計劃中，你需要指定這些可傳遞成果的接受标準，這些傳遞成果将被用來确定或判斷傳遞成果的完成。
執行風險管理計劃
風險對項目有負面影響。是以，采取适當措施來識别，減輕，管理和控制它們是非常重要的。風險管理計劃是要識别和詳細說明這些方面。以下是需要規劃的風險管理活動。
- 識别 - 描述識别風險的過程。它應該包括項目組将用來識别風險的方法和記錄風險的方式和格式。
- 優先級和分類 - 說明風險如何合格和優先。一旦發現風險，重要的是要評估每個風險的可能性和影響，以确定風險的優先級，并制定緩解政策。風險更大，風險更大，風險更大
- 響應計劃 - 描述項目團隊如何回應每個确定的風險。
- 監測，控制和報告 - 描述如何監測項目中的風險。確定項目整個生命周期内的風險監測是連續的，并确定每種風險的觸發條件是非常重要的。
識别并記錄項目風險
通過遵循風險管理計劃中描述的風險管理方法來識别項目風險。每個已識别風險的資訊都存儲在風險系統資料庫中。
風險登記冊是所有确定風險的記錄。它顯示了風險對項目的可能性和影響，緩解政策以及估計風險發生的時間。此風險登記冊在項目的計劃階段建立，并在執行和控制階段更新，執行項目活動期間識别的風險。這裡是風險登記冊的要素。
- 受影響的工作包：風險發生時将受影響的工作包元素。
- 機率：發生風險或機會的可能性，範圍從0到10，最高的是10。
- 影響：如果風險發生，風險對項目的影響程度從0到10，最高的是10。
- 風險評分：通過乘以機率和影響來确定。
- 風險管理方法/緩解措施：發生此風險時應采取的措施。
- 早期警告/觸發器：訓示風險即将發生或已經發生的事物。
- 風險負責人：項目經理配置設定的人員監視觸發器，并在風險發生時管理風險響應。
- 上次更新日期：上次檢查和更新特定風險日志的日期。
執行更改和配置管理計劃
變更管理是項目管理的重要組成部分。必須對變更進行審查和管理，以確定它們在項目範圍内并傳達給所有利益相關者。此活動涉及識别由變更控制流程管理的項目元件，以及變更流程的文檔。
變更和配置管理規劃有兩個主要概念：變更控制和配置管理控制。雖然他們都關心“變革管理”，但他們是不同的活動，有不同的重點。這裡是對這兩個概念的描述：
- 變更控制是識别，記錄，準許（或拒絕）和控制變更控制項目的變更的過程，變更控制項目通常包括範圍，時間表，預算和績效計劃。換句話說，變更控制管理對項目基線的變更。
- 配置管理控制是在整個項目生命周期中管理最終項目可傳遞成果和相關文檔變更的過程。
簡而言之，變更控制關注于項目變更，而配置管理控制則關注産品變更。這是一個可視化更改控制過程的業務流程圖。它從變更請求送出開始，然後是審查，讨論和投票過程，然後是準許，最後是管理變更。
執行采購計劃
采購規劃涉及通過采購外部産品和服務來确定如何最好地滿足項目需求。它涉及到從項目的開始到結束如何管理采購的各個方面。
- 檔案程式：描述如何記錄項目采購決定。
- 采購的實施：描述項目過程中采購的必要步驟和責任。
- 供應商管理：描述項目團隊以及采購和合同部門将采取的角色和行動，以確定標明的供應商提供所有商定的産品和服務，并保持适當的品質水準。
執行溝通計劃
在項目管理中，溝通是提供某人需要的資訊的方式。不同的項目幹系人有不同的資訊需求 例如，執行發起人可能想知道項目的進展情況。溝通順利進行非常重要，這樣資訊就可以根據需要傳遞給利益相關者。
為了讓項目成員，客戶和其他利益相關者獲得履行職責所需的資訊，并管理利益相關者對項目進展的期望，重要的是記錄資訊需求和資訊傳遞方式。它由三個主要步驟組成
- 确定利益相關者的資訊需求。确定需要接收特定資訊的人員和目标組。說明他們的資訊需求
- 确定如何報告資訊。對于第一步中确定的每個資訊需求，确定這種需求的目的，資訊的提供者，何時以及如何收集資訊，以及如何報告
- 确定運送車輛。對于每個需要傳達資訊的報告或檔案，确定傳送報告或檔案的方法。典型的例子包括電子郵件，口頭，電話會議，會議，書面備忘錄，通訊，網站，正式的介紹和狀态報告。指定每個報告或文檔的分發頻率。
執行品質管理和IV＆V規劃
這項活動涉及産品和項目相關品質保證活動的規劃。它分為三個部分。
- 規劃産品相關的品質保證活動。定義品質控制領域的過程控制計劃
- 規劃項目相關的品質保證活動。确定審查項目計劃的頻率，以檢查任務是否滑落以及對依賴性的影響。
- 規劃獨立驗證和驗證活動。這些活動被描述為“獨立的”，因為它們将由無私的第三方執行。
制定項目計劃
項目計劃檔案是通過在這個階段進行計劃活動獲得的個人計劃檔案的組合。確定項目計劃檔案得到審批機構的準許，以便繼續下一階段。
相關連結
- IT項目管理架構介紹
- 識别階段
- 啟動階段（前一階段）
- 執行和控制階段（下一階段）
- 收尾階段
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