Visual Paradigm IT項目管理 - 執行和控制階段
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執行和控制階段是項目團隊建立和生成所需傳遞物的地方。它在項目計劃準許和執行任務所需的資源配置設定之後開始。在這個階段，項目組建立實物項目傳遞物。使用者測試并準許工作。
執行和控制階段通常是項目管理生命周期中最長的階段。隻有當傳遞物達到了項目計劃中确定的客戶驗收标準并簽署了使用者驗收檔案時，該階段才結束。
活動和傳遞物
下表列出了本階段的主要活動和活動輸出的可傳遞成果（即過程檔案）。
| 活動 | 描述 | 傳遞 |
|---|---|---|
| 舉行執行會議 | 與這個階段的所有參與者舉行啟動會議，通知團隊這個階段的範圍和期望。 | |
| 執行項目溝通管理 | 将項目狀态傳達給利益相關者。 | 現狀報告，會議議程，會議記錄 |
| 管理項目采購 | 記錄采購項目并儲存任何采購檔案的記錄。 | 采購日志 |
| 跟蹤和管理項目風險和問題 | 跟蹤和管理已确定的項目問題和風險 | 風險注冊（更新），問題日志 |
| 進行項目變更管理 | 為每個啟動的變更請求執行變更管理流程。 | 更改控制請求，更改請求日志 |
| 接受項目 | 與使用者進行驗收測試，取得正式的驗收簽字，表明項目達到了目标和要求。 | 使用者驗收報告 |
進行執行啟動會議
在團隊執行任何項目任務之前，将與本階段的所有參與者進行啟動會議。會議通過重新向他們通報項目組的任務範圍和目标以及本項目，重點關注項目組。
以下是典型的執行啟動會議的議程項目：
- 參與者介紹：項目團隊和項目參與方的簡要介紹。簡要描述他們的角色和責任。
- 明确階段的持續時間：確定每個人都清楚這個階段的開始和結束日期。
- 通知期望團隊：為這個階段設定規則和指導方針。通知團隊的期望。例如，要求團隊将所有傳出的電子郵件轉發給項目經理。
- 讨論溝通計劃：研究和讨論規劃階段制定的溝通計劃。確定每個人都清楚如何收集，正規化和傳遞資訊，以及以何種頻率。也讓他們知道日常會議，每周進度會議等定期會議的安排。
- 讨論如何處理問題和沖突：讓團隊了解并就處理問題和沖突達成一緻。根據“項目章程”規定的治理結構和方法确定更新程式。
- 讨論工作風格：讨論不同利益相關者的工作風格。例如，隻要項目經理不在辦公室，團隊成員可以通過手機聯系他，以解決緊急問題。
- 提醒團隊注意以下任何政策，法規和安全考慮事項：為保護工作或任何資訊不被洩露，請確定整個團隊對組織的所有政策，法規和任何其他安全考慮有透徹的了解，不允許将任何種類的項目相關檔案存儲在可移動驅動器中。
- 問答：回答參與者可能有的任何問題。
執行項目溝通管理
這一階段的一個重要活動是通過向所有相關方通報狀況報告，讓所有相關方了解項目的進展情況。這包括收集有關項目狀态的資訊，合并和制定資訊，制作狀态報告，并根據規劃階段制定的溝通計劃将其發送給适當的利益相關者。定期的團隊會議是項目狀态的典型來源。
狀态報告是定期交流項目進展和狀态的重要手段。典型的狀态報告由兩部分組成：項目狀态和可傳遞狀态。
項目狀态監督整個項目的進展。它由以下部分組成：
- 項目狀态總結，其中突出了應引起注意的任何具體事項。它應該是高層次的，是以不應該太過分了解項目的細節。
- 每周成就，這是上周所完成的工作重點和裡程碑和/或傳遞成果
- 即将開展的活動，提供下周将要完成/完成的工作概況，以及任何即将到來的裡程碑或可傳遞成果。
- 公開問題，列出未解決的問題及其狀态。
- 開放風險，列出已經發生或即将發生的風險。
狀态報告的第二部分着重報告個人傳遞物的狀況，其中包括：
- 預計完成時間。盡管每個傳遞項目都有計劃的完成時間，但由于不可預測的不同因素，最終産品傳遞的時間可能早于或晚于計劃時間。預測完成時間是根據最新情況作出的估計和更新。
- 狀态，是對傳遞物完成狀态的描述。
管理項目采購
這項活動涉及管理貨物和服務的采購以支援項目任務。它由三個主要部分組成。
- 選擇供應商：根據項目采購計劃中記錄的方法和标準選擇供應商。確定選擇過程公平，貨物和服務的品質是可以接受的。
- 執行采購：購買商品和服務。采取必要措施，確定商定的貨物或服務數量按時傳遞，并達到商定的品質水準。
- 記錄采購：記錄每個采購活動。對于每筆交易，提供有關交易的資訊，并将相關和支援性檔案存儲在項目管理資訊庫中。（例如簽署的合同，采購訂單，工作說明）
跟蹤和管理項目風險和問題
風險管理是IT項目管理生命周期的重要組成部分。适當管理風險確定您的項目将保持正軌和預算。在規劃階段，制定了風險管理計劃。此階段的重點是執行計劃的解決方案和減災戰略，監控項目發生的風險，并不斷更新風險登記冊，包括任何新識别的風險。
此外，組織，維護和跟蹤項目執行過程中出現的問題。確定每個問題的解決都不會對項目的性能産生太大的影響。
風險管理
風險登記冊是所有确定風險的記錄。它顯示了風險對項目的可能性和影響，緩解政策以及估計風險發生的時間。該檔案是在規劃階段制定的，并在整個執行和控制階段随着項目活動執行期間确定的風險而不斷更新。它由以下内容組成：
- 受影響的工作包，即發生風險時将受影響的工作包。
- 機率：發生風險的可能性，範圍從0到10。
- 影響：風險對項目的影響再次從0到10。
- 風險評分：決定風險嚴重程度的數字，通過乘以機率和影響的值得出。
- 風險管理方法/緩解措施：采取措施解決或減輕風險。
- 早期警告/觸發器：訓示風險即将發生或已經發生的事物。
問題管理
問題日志用于跟蹤，記錄和報告項目執行過程中發現的問題。它由以下元素組成：
- 受影響的工作包（受影響的工作包）或問題的來源。
- 緊迫性：解決問題的緊迫性。
- 解決方案：為解決和解決問題而采取的行動。
- 狀态：問題的狀态。典型狀态包括建立，打開，進行中，修複，解決和不會修複。
- 報告日期：報告問題的日期。
- 關閉日期：問題關閉的日期。
進行項目變更管理
當有人想要改變已商定的項目基準或項目的可傳遞成果時，就會發生變更請求。它可以涉及項目，産品，檔案，要求或其他任何在變更和配置管理計劃中确定和記錄的控制項目。完成後，請求被送出給變更控制委員會或其他類似的機構審查和準許。
在規劃階段，已經規劃了變更控制和配置管理控制的管理。此階段涉及按計劃的程式處理變更請求，記錄變更請求審查的結果，并在準許請求時執行變更。
變更請求日志儲存了所有送出的變更請求清單，其中包括處置和理由摘要。以下是更改請求日志的元素。
- 請求标題，這是變更請求的簡要摘要。
- 啟動日期：啟動更改的日期。
- 發起人：發起變更請求的人。
- 處置：是否準許，拒絕或延期。
- 理由：變更控制委員會為變更請求處置提供了理由。
- 變更摘要：變更以及由于準許的變更而采取的行動。典型的變化包括額外的項目工作量，成本，進度和資源。
接受項目
這個階段的最後一個活動就是讓使用者接受這個項目。當可傳遞成果發展後，使用者将評估傳遞成果是否滿足要求。根據計劃階段執行的品質和IV＆V計劃，這也可以由獨立的IV＆V稽核員完成。使用者或IV＆V評審員将評估項目章程中确定的成功标準，以及項目績效計劃中記錄的驗收标準，以評估項目的成功。最後，記錄評估結果，由使用者和項目發起人以及IV＆V稽核人員等任何相關方簽名。這就說明該項目達到了既定的目标。
相關連結
- IT項目管理架構介紹
- 識别階段
- 啟動階段
- 規劃階段（前一階段）
- 收尾階段（下一階段）
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