項目規劃是什麼？簡單來說，規劃就是回答下圖列出的問題。
如果你學過訪談方法，就會知道這些問題可概括為何人、何事、何時、何地、為何、多少、多久。看似簡單，實則很難。
說“很難”是因為，要回答其中某些問題，你必須得預見未來，特别是“這件事需要花多長時間”這類問題。
如果沒有先例可供參考，這個問題将很難回答。一位工程師曾說過：“你無法替創造力排時間表。”
規劃即回答問題 戰略、戰術及後勤
要做好項目規劃，你必須注意項目生命周期内可能會用到的三種活動：戰略、戰術及後勤。
戰略指縱觀全局的方法，有時候也被稱作“制勝之道”。
舉一個例子：
千百年來，人類造船都是把龍骨朝下建造，這樣船造好以後，不用翻身就能直接下水。20世紀40年代之前，這個方法一直很有效，可是第二次世界大戰期間，造船廠必須加快造艦速度，是以面臨巨大壓力。當時造艦都是采用鋼闆，而非木材，很快造船廠就發現，龍骨區焊接作業極為困難，如果從外面焊接，你怎麼下到艦船下面？如果進到裡面焊接，那人就必須倒立着焊接。埃文代爾造船廠發現，如果将鋼質艦船反着建造，那焊接就會容易得多，因為能夠從龍骨區外面進行焊接，也就是站在艦船上面作業，在裡面也能站立着操作。這一戰略非常有效，埃文代爾造船廠造船速度遠遠超越競争對手，成本變得更低，品質也更高，該方法一直沿用至今。
做規劃的人在選擇項目戰略時，标準往往是“一直以來都是這麼操作的”，而不是選擇最佳的方法。
制定詳細的執行層面規劃之前，你必須時時刻刻自問：“做這件事最佳的方法是什麼？”
執行層面規劃 一旦決定采用反造法造船，你就必須确定所有實施細節，必須謹慎細緻、锱铢必較。這個時候你就得回答何人、何事、何時、何地等問題。
實際上，許多人談到“規劃”時，他們指的就是執行層面規劃，可是，如果項目戰略不對，執行面規劃做得再好，也隻會讓你敗得更慘。
後勤，軍隊最清楚後勤的重要性。
如果沒有彈藥、食物、衣物和交通運輸，就沒法打仗。後勤負責的就是這些事務。施工經理能在這個程式上記錄什麼時候收到多少數量的磚，根據一定的使用速率，程式會算出這些磚用完的時間，然後在用完之前，提醒經理安排補磚。
曾聽過另一個例子，印度的一個公路建設項目，勞工生活條件非常差，吃不好，睡不好，勞工士氣非常低迷。可是，項目經理及手下員工卻住在附近市區一間很好的飯店，他們意識到問題後，搬到施工現場和勞工住在一起，勞工的生活條件立刻得到改善，士氣及效率也跟着得到提升。這個例子說明了後勤的附帶效應有多麼重要。
規劃的要素
，列出一個項目規劃必須包含的要素。
最好将這些資料儲存在一個集中式的項目資料庫裡，剛開始這份電子文檔隻含有一個規劃檔案，随着項目推進，再陸續添加報告、變更等檔案，等到項目完成時，這份文檔将完整記錄項目曆史，以後可作為參考，幫助其他人制定項目規劃及實施項目管理。
有計劃地做規劃。
将所有人聚在一起制定規劃肯定不容易，制定規劃這個過程本身就需要規劃，如果不事先規劃，制定規劃的會議很可能變成一次毫無章法的會議，許多組織都深受其苦。也就是說，必須事先制定議程，盡可能限制會議時長，與會人員應“按部就班”，一旦有人離題，會議主持人應盡快讓其重回正軌。下圖是項目規劃的架構：
執行規劃的人應該參與規劃制定，否則，幹系人可能對規劃毫無承諾，他們的估計可能出錯，還可能把自己的重要任務忘得一幹二淨。
制定規劃的第一條規則就是做好重新規劃的準備，因為必然會遇到意料之外的障礙，而你必須進行處理。這也意味着，如果規劃有可能變更，那就不要制定太多細節，因為純屬浪費時間。
因為必然會遇到意料之外的障礙，是以務必做一個風險分析，預測最可能碰到的障礙。
為防止A計劃行不通，請制定一個B計劃。
那為什麼不一開始就直接使用B計劃呢？因為 A計劃更佳，隻是存在一些不足。B計劃也存在不足，但是兩者的不足之處一定要有所不同，否則B計劃就稱不上“備用”計劃了。
做風險分析有個很簡單的方法，就是問個問題：“哪裡可能出錯？”分别考察時程、工作績效及項目規劃的其他部分。有時候，隻需要識别風險就能排除風險，但是，如果無法排除，至少制定一個備用計劃。
還有一個提醒：如果和你共事的人是非常喜歡分析的人，那他們可能陷入“過度分析”不能自拔，你要做的不是識别所有可能的風險，隻需要識别可能性較高的就行。
做任何事之前都必須明确目标，是以務必要制定一份問題陳述。組織的所有行動都應該達成一個結果，換句話說就是“解決一個問題”。
千萬注意：一定要找準最終使用者真正需要的解決方案，有時候，項目團隊自認為自己的解決方案适合客戶，但最後可能棄置不用，造成巨大浪費。
将工作分成較小的部分，便于精準估計所需時間、成本及資源。
項目規劃的基本步驟如下：
- -定義項目要解決的問題。
- -制定使命陳述，然後再制定主要目标說明書。
- -制定能達成所有目标的項目戰略。
- -撰寫範圍說明書，定義項目範圍（要做什麼以及不做什麼）。
- -制定工作分解結構（WBS）。
- -利用WBS，估計所需時長、資源及成本（根據具體環境來估計）。
- -制定項目總時程及預算。确定項目組織結構，是矩陣組織結構，還是層級組織結構（前提是你可以自由選擇）。
- -制定項目規劃。
- -讓所有項目幹系人在規劃上簽字。
下圖是項目計劃的内容和任務：