項目采購管理-項目采購管理概述
因為項目的複雜性，項目的組織不可能依靠自身的力量來完成項目的全部工作，是以需要把項目的一部分工作外包給其他一些組織，這個所謂的外包通常就是以合同的形式進行的，一個項目可能有很多個執行組織。
1、項目采購管理是項目組從項目外部擷取産品、服務或者成果來最優滿足項目的需求。采購管理是一個比較特别的過程，在其他的項目管理過程裡，項目團隊是一個乙方的角色，但是到了采購管理裡面，項目團隊就變成了甲方的角色。
2、企業僅靠自身已無力應對激烈的競争，而應借助供應鍊的力量，整合各成員企業的優勢資源，形成整體競争力。是以，必須摒棄“以企業為中心”的傳統管理模式，代之以現代戰略合作的管理模式。戰略合作的管理本質是供應鍊管理。供應鍊成員企業間應建立戰略合作夥伴關系，即供應鍊中互相獨立的上下遊企業間基于信任和共同目标，共享資源，共擔風險，共同活力的非正式長期協定關系。
3、建立供應商戰略合作夥伴關系的意義：
（1）縮短供應商的供應周期，提高供應靈活度
（2）降低裝置庫存，降低管理費用，加速資金周轉
（3）提高采購裝置品質
（4）加強與供應商溝通，改善訂單處理過程
（5）共享供應商技術和革新成果，加快開發速度，縮短開發周期
（6）共享管理經驗，推動企業管理水準的提高
4、供應商戰略合作夥伴關系建構流程：
（1）分析市場競争環境
（2）合作夥伴的主因素分析
（3）建立合作夥伴關系的标準：成本最小化，靈活性強，風險最小化原則
（4）評價和選擇合作夥伴：基本資質，資信情況，市場技術能力等
（5）建立和實施合作夥伴關系
5、戰略合作協定的審批和簽署要點：
（1）起草戰略合作協定。對于投标項目，合作協定不得遲于投标時間；對于非投标項目，合作協定不得遲于合同談判或簽訂時間。
（2）企業主管上司審批通過簽署。
（3）所有合作協定是規範合作方在其所涉及項目的合同簽訂之前活動。
（4）企業在與最終客戶簽訂合同之後，合作方根據合作協定簽署相應外包合同。
6、供應鍊合作夥伴關系管理的兩個方面：
（1）建立信任監督機制：
1）考察供應商過去的業績和商譽
2）供應商通過第三方認證
3）建立長期戰略合作關系
4）企業經營理念的轉變
5）政府積極參與并創造良好經濟環境
（2）合作夥伴的激勵機制
7、避免合作夥伴關系失敗的要點：
（1）高層管理的承諾
（2）嚴格的供應商選擇過程
（3）持續努力地改進
（4）目标一緻
（5）合作夥伴關系支援體系和檔案
（6）雙赢機會
（7）廣泛溝通和分享資訊
（8）建立信任
（9）資源讓步
（10）内部教育
（11）保持聯盟和合作關系的能力
8、項目采購管理過程包括4個過程：
（1）規劃采購管理（規劃組）。編制采購管理計劃，規定如何做好采購管理。
（2）實施采購（執行組）。對外釋出采購方件、擷取相應的報價、投标書或建議書、選擇供應商、簽訂采購合同。
（3）控制采購（監控組）。監控合同的執行情況，并根據需要實施變更和采取糾正措施的過程。
（4）結束采購（結束組）。完成單次采購過程。
9、項目采購管理過程的細化步驟：
（1）需求确定與采購計劃的制訂
（2）供應商的搜尋與分析
（3）定價：競争性報價和談判
（4）拟定并發出訂單
（5）訂單的跟蹤和跟催
（6）驗貨和收貨
（7）開票和支付貨款
（8）記錄管理
10、采購定價競争性報價适用于：
（1）采購量足夠大，值得進行競争性報價
（2）供應商很清楚細節和要求，有能力準确估計生産所需的成本
（3）競争性的市場環境，即有足夠多的合格競争者
（4）買方隻向技術合格的供應商發出競标，願意合作的供應商報價
（5）買方沒有優先考慮的供應商
11、采購定價談判适用于：
（1）目前述任何競争性報價的标準都不存在時
（2）當道貌岸然要求許多績效因素必須達到一緻時
（3）當買方要求供應商的早期參與時
（4）當供應商需要很長時間來開發和生産采購方采購的物品時
供應鍊合作夥伴的選擇和管理是一個動态的過程，在當今市場瞬息萬變的形式下，基于網際網路的管理是高效的，合作夥伴的選擇和管理隻有結合實際，真正采用雙方長遠雙赢的利益模式，才能使供應鍊管理的作用發揮出來。
項目采購管理-規劃采購管理
規劃采購管理就是針對特定項目的項目采購（裝置采購、外包等）過程進行規劃，并通過動态的管理過程對供應商、采購目錄等進行日常管理，以此作為實施采購的依據。
1、規劃采購需要做好四項管理：
（1）供應商的管理
1）供應商調查：初步、深入
2）供應商選擇名額：考慮因素有價格、品質、服務、位置、存貨政策、柔性。前三個是主要因素，用于名額體系設定。
3）供應商評估方法：供應商走訪、招标法、協商法
4）采購供方的合格評價：資質、品質保證能力、價格、品質、售後服務能力
5）供貨商的品質管理
（2）産品采購目錄管理：用于指導采購和詢價，以及合格供應商比價
（3）采購需求管理
（4）采購計劃管理
2、規劃采購管理是指編寫采購管理計劃，裡面規定了決定采購什麼、何時采購、如何采購，還要記錄項目對于産品、服務或成果的需求，并且尋找潛在的供應商。
3、規劃采購管理的ITO詳解：
① 自制或外購分析：通過直接成本和間接成本分析，決定是自制還是外購。
② 市場調研：用各種各樣的方法做市場調研，以确定采購方式和供應商選擇等。
③ 采購管理計劃：描述從形成采購檔案到合同收尾的采購過程。
④ 采購工作說明書：實質是對外包出去的工作範圍進行說明。定義了與合同相關的那部分項目範圍，每個采購工作說明書來自于項目範圍基準。
⑤ 采購檔案：即招标檔案。用來得到潛在賣方的報價建議書。當決定基于價格采購時，通常用标書、投标或報價，而不是報價建議書。
⑥ 供方選擇标準：用于在潛在的供方中選中符合要求的、合格的賣方。
⑦ 自制或外購決策：決策項目的哪些産品、服務或成果需要外購，哪些自制更為合适。
注：輸入的組織過程資産主要是組織的各種合同協定類型。
采購管理計劃是本階段工作的主要成果之一，具體的采購活動将依據采購計劃進行。
項目采購管理-實施采購
實施采購是根據采購管理計劃進行有步驟地完成采購活動的過程。
1、實施采購時，主要做好以下三方面工作：
（1）詢價比價管理
（2）采購談判
（3）采購合同簽訂
2、入列采購詢價比價的條件（即什麼情況下需要詢價比價）：
（1）采購産品是市場化程度高的産品，非專利專有技術，充分競争性，可替代性強，供應商不唯一等
（2）單個供應商供貨合同過一定金額以上的采購
3、不列入采購詢價比價的條件（即什麼情況下不需要詢價比價）：
（1）指定采購
（2）原廠、代理有相關協定的采購
（3）單個供應商供貨合同在一定金額以下的采購
4、采購合同必備條款包括：
（1）商品名稱
（2）品質條款
（3）數量和計量機關
（4）商品的價格
（5）交貨的期限、地點和方式
（6）産品的包裝标準和包裝物的供應與回收
（7）商品的驗收方法
（8）違約責任
（9）結算方式
5、實施采購就是向外部釋出采購檔案，從潛在的供應商處擷取适當的資訊、報價、投标書或建議書。稽核所有建議書或報價，在潛在的供應商中選擇，并與選中者談判并簽訂最終合同。
6、實施采購的ITO詳解：
① 賣方建議書：賣方在詢價過程中提供給買方的建議書。
② 投标人會議：投标前與潛在的供應商舉行的會議，確定對采購内容有一個共同的了解。
③ 建議書評價技術：評标階段，企業根據打分标準對建議書進行打分評價。
④ 獨立估算：評标階段，采購組織對其采購内容的成本進行獨立的估算，選擇與标底價最接近的報價，作為中标機關。
⑤ 廣告：招标階段，在各種平台釋出招标廣告。
⑥ 分析技術：評标階段，通過稽核供應商以前的表現，確定項目成功。
⑦ 采購談判：收标階段，在合同簽署前，對合同的結構和要求以及其他條款進行澄清，以取得一緻的意見。
⑧ 選中的賣方：即中标機關。
⑨ 合同：即采購合同，或訂購單、協定等。
注：本階段輸出的資源月曆主要指租賃資源可用的日期。
采購合同簽訂，象征着實施采購階段的工作完成。為了控制采購的風險，采購合同需按評審準則執行合同評審，經準許通過，再由采購部門正式簽署并組織實施。
項目采購管理-控制采購
控制采購是管理采購關系、監督合同執行情況，并根據需要實施變更和采取糾正措施的過程。控制采購過程是買賣雙方都需要的，該過程確定賣方的執行符合合同要求，確定買方可以按照合同條款去執行。
1、采購不合格控制的要點：
（1）不合格口識别。采購裝置不符合采購計劃及采購合同所規定要求、規格、标準，均為不合格品。
（2）經進貨驗證确定為不合格的産品，采購應及時處理：退貨、調換、降級改作他用（降級需準許和備案）。
2、采購檔案管理的基本要求：
（1）歸檔的采購資料檔案要完整、安全和保密
（2）防止采購資料檔案調換、塗改、遺失和損壞
（3）涉及供應商商業機密的，沒有得到采購主管上司許可，不得對外提供
（4）采購部門應對采購資訊進行管理、控制和利用
（5）采購部門資料保管員按規定儲存采購資訊資料
注：采購合同簽訂5個工作日内應将采購合同原件及相應附件歸檔。
3、采購檔案保管期有永久、長期（30年）和短期（10年）三種。
4、采購入庫的三個條件：
（1）檢驗合格産品填制《進貨檢驗記錄單》
（2）庫房核對采購裝置對應項目準确無誤
（3）供應商提供的運貨單或到貨證明
5、控制采購的ITO詳解：
① 合同變更控制系統：對已簽訂的合同進行修改控制的流程系統。修改之後就會成為“準許的變更請求”
② 采購績效評審：是一種系統的，結構化的審查，買方依據合同審查賣方在規定的成本和進度内完成項目範圍和達到品質要求的情況。
③ 檢查和審計：核實賣方具體工作成果是否符合合同要求。
④ 報告績效：評估專訪提供的工作績效資料和工作績效報告，形成工作績效資訊，向買方管理層報告。
⑤ 支付系統：采購付款系統。
控制采購過程是買賣雙方都需要的。該過程確定賣方的執行符合合同需求，確定買方可以按合同條款去執行。如果合同執行出現偏差，則需要進行糾正措施。（文章來源：藍博軟體 作者： lenbor）