EDI的含義及其重要性

EDI（Electronic data interchange,電子資料交換）為檔案傳輸提供了一種快速、安全的方法，迅速成為商業界的主流。在所有電子商業貿易中，每年通過使用EDI促成的交易總量超過200億筆。美國超過60%的企業已經将EDI貫穿于日常營運，而且通過EDI實作了對成本節約、速度以及準确性的要求。但是，EDI究竟是什麼呢，EDI到底有哪些優勢，才讓各大企業對其産生了如此大的吸引力？接下來，讓我們一起來尋找答案吧。

什麼是EDI？

EDI是電子商務的一個重要分支，它通過利用技術來促進雙方之間的資訊交流。大多數電子商務的目的是實作某些業務流程的自動化，并盡可能地實作無紙化。然而，大多數電子商務都需要一定程度的人工幹預，例如将資料輸入計算機系統或掃描紙質檔案。EDI與其他形式的電子商務不同，它從頭到尾都是完全自動化的。

就基本而言，EDI就是企業之間和企業内部計算機之間電子商業檔案的交換。EDI包含關鍵的交易資訊，并采用标準化的格式搭建工作流，以便于自動檢索。例如，零售商和制造商交換EDI時，零售商送出産品的電子采購訂單，制造商發送電子發票，雙方發送電子收據。EDI的核心目的是自動、安全地傳輸資料，為各類企業提供便利。

EDI的主要優勢

電子資料交換最初是為了解決人工通信中固有的許多問題而開發的。通過促進自動化和更順暢的資訊流動，EDI的運用，為公司帶來了許多好處。這些好處就是這麼多公司仍然選擇在他們的營運中使用EDI的主要原因。EDI的一些優勢包括：

• 交易更高效：紙質檔案從一個地點運送到另一個地點需要時間，而且手工輸入的電子表格也需要時間來填寫、存檔和檢索。利用EDI自動化的特點來減少處理時間，同時取代這些耗時的任務。例如，EDI有助于縮短從訂單到發貨的周期，加快周轉時間，提高客戶滿意度。
• 降低錯誤率：非EDI系統涉及到人工處理，自然比計算機更容易出錯。EDI系統通過自動輸入和資料處理排除了這一點，降低了人為錯誤的可能性。
• 提高可通路性:由于固有的時間延遲和處理資料所需的人工流程，非EDI系統更難快速通路。而EDI更加即時和自動化，允許使用者通路一系列交易資料。也更便于企業準确地管理賬戶和庫存。
• 效率最大化：EDI的速度更快，錯誤更少，可通路性更高，EDI的使用全面提高了企業效率。随着耗時的人工流程和資料處理任務被取代，企業可以将人員和資源配置設定到其他更具有價值的任務上，比如一些能直接影響客戶關系和增加公司價值的任務。
• 提高安全性。手動流程看似安全，但其中無法避免的人為錯誤實際上增加了安全風險，資料丢失和不準确的可能性也更高了。通過使用EDI，業務流程實作了自動化，檔案通過安全連接配接進行傳輸，也降低了嚴重錯誤産生的機率。此外，通過EDI 跟蹤和存儲審計資料也更容易，也能確定公司已經滿足了行業合規标準。
• 節約成本：上述所有EDI優勢都會為企業節省開支。非EDI系統會産生人力和材料成本，而且時常會出現嚴重錯誤，而EDI系統則不存在這樣的問題。純電子化的檔案減少了材料成本，而自動化則減少了人工成本和嚴重錯誤的産生。 有了這些EDI的優勢，毫無疑問，在業務流程中實施EDI是各大企業的不二選擇。

EDI架構

EDI的優勢我們已經很清楚了，現在重要的是要從結構的角度了解EDI是如何運作的。為了使EDI正常運作，一個企業必須有一個旨在促進EDI的基礎設施。這種基礎設施必須包括EDI的四個關鍵要素，下文将詳細介紹:

1.标準格式

EDI最基本的需求是資訊組織的标準格式。這種格式規定了包含哪些資料、如何寫入以及資料的去向。當EDI在20世紀60年代首次使用時，EDI格式是專用的，由公司設計并用于與合作夥伴溝通。然而，随着技術的推廣使用，企業發現有太多互相沖突的格式，無法有效管理複雜的貿易關系。是以，行業組織開發了标準格式。

第一個EDI格式标準于1975年由美國運輸資料協調委員會準許，為所有現代标準的建立奠定了基礎。今天，美國國家标準協會（ANSI）開發和維護格式标準。它為所有行業EDI格式制定的基線稱為ANSI X12。雖然有些企業抱怨EDI中涉及的标準僵化，但這種标準化對其成功是至關重要的，它使企業能夠有效地交換資料，并避免了早期采用者在20世紀60年代遇到的問題。

雖然ANSI X12是EDI格式标準的基線，但各行業已經建立了自己的标準和慣例，是以需要對ANSI X12進行調整，以适應各行業的具體需要。例如，雖然ANSI X12定義了400多種計量機關的代碼，但汽車行業标準隻定義了适用于該行業的代碼，進而解決了使用者的困惑。

ANSI也不是世界上唯一的格式标準。比如UN/EDIFACT或簡稱的EDIFACT，是聯合國/行政、商業和運輸電子資料交換的縮寫，是聯合國制定的标準，也是美國以外最常用的EDI标準。

目前在世界各地使用的其他一些常見格式标準包括:

HIPAA：1996年《美國健康保險可攜性和責任性法案》為電子健康記錄傳輸制定了國家标準。該法案涵蓋了美國醫療保健系統中EDI的使用，HIPAA是基于X12标準制定的一種格式标準。

RosettaNet：這種格式通常用于電子、電信和物流行業，這些行業經常在全球範圍内進行互動。

Tradacoms：這種早期的EDI格式标準主要用于英國的零售業，并逐漸成為全球市場的通用格式。雖然現在EDIFACT已經成為全球标準，但這種格式在英國仍被普遍使用。

2.格式轉換軟體

通過格式轉換軟體擷取資料，并将其從内部格式轉換為通用EDI格式，然後再轉換回來。例如，發送資料的公司可以使用該軟體從其資料庫中提取資料，并将其轉換成通用EDI格式。然後将該檔案發送給接收資料的公司。一旦收到檔案，接收資料的公司就使用另一個格式轉換軟體将通用EDI格式轉換成自己的内部格式。

3.EDI方式

公司使用各種傳輸方法從一家公司向另一家公司發送EDI。雖然EDI在曆史上隻使用過直連EDI方法發送，但網際網路和移動裝置的出現引入了更多的檔案傳輸方式。下文介紹了一些用于促進EDI的常見方法：

直連EDI:直連EDI，也稱為點對點EDI，涉及兩個有大量日常交易的企業之間的直接連接配接。通過這種類型的EDI，企業之間建立了一個直接的聯系，他們的系統會自動進行交易。這是企業最初處理EDI檔案的方式。

EDI網絡服務商:EDI網絡服務商，也稱為增值網絡(VAN)。在這些系統中，交易夥伴使用由第三方提供的網絡進行資料傳輸。

Web EDI:WebEDI使用标準浏覽器和線上表格在網際網路上進行電子資料交換。這種方法經濟實惠，中小型企業也能從中受益，而且也不用花費大量的IT成本。

移動EDI:EDI網絡服務商逐漸傾向于提供移動選項來促進EDI的發展。雖然目前受限于移動裝置的安全性，但移動EDI預計将在未來十年大幅擴充。

預計未來EDI傳輸方式将進一步擴大，以滿足不同類型企業和合作夥伴的各種需求。

4.計算機

EDI基礎架構最後需要的是一台計算機。作為一種數字格式，商業中的電子資料交換應用需要基本的計算機才能運作。雖然大公司可能會使用廣泛的IT基礎設施來促進EDI，但是小企業，即使是隻有一台機器，也可以使用EDI系統。随着技術的進步，即使是移動裝置也可以承載整個EDI交易關系，使各種形式和規模的公司都可以使用EDI。

EDI案例

大多數行業已經在日常營運中用起了EDI，并不斷受益于電子商務中EDI的各種優勢。

EDI有許多解決方案，可以使投遞員與供應商能夠通過EDI從一些主要的市場，比如沃爾瑪、Costco和其他大型零售商那裡接收訂單。下面列舉了一些行業案例：

1.醫藥行業

制藥行業對任何事情的準确性要求極高，這也延伸到了企業之間通信。該行業是EDI技術的早期采用者之一，也是Bergen Brunswig藥品公司最成功的電子資料交換實施者之一。這家藥品批發經銷商自上而下在許多業務流程中使用EDI。當藥劑師掃描他們的産品庫存時，就會送出訂單。掃描後，微型計算機處理資訊并生成電子訂單，藥劑師稽核後将其發送到配送中心。配送中心的計算機再對訂單進行分析和重新排序，然後将訂單發送到樓層派送。這種電子化流程大大減少了Bergen Brunswig配送中心的錯誤和周轉時間，代表了EDI技術的重大成功。

2.零售業

零售業在一些日常業務中經常使用EDI。零售商通常使用EDI下達類似Bergen Brunswig模式的供應訂單。他們還使用EDI管理大多數發票，JCPenney公司發現，使用EDI減少錯誤、增加周轉時間和降低勞動力成本等，幫助他們大大降低了管理費用。他們甚至能夠通過切換到EDI系統将進行中心整合到一個位置。 由于EDI的優勢，許多大型零售商，如Walmart, Costco和Home Deport隻會通過EDI向其供應商發送交易，是以擁有EDI功能是各大企業與财富500強大型零售商開展業務的必備條件。

3.汽車行業

美國汽車行業也是EDI技術的忠實使用者。例如，Chrysler公司将EDI應用于其制造過程，與材料供應商建立了高效溝通，并免去了開發票的繁瑣過程。Chrysler的做法是通過每周檢視電子材料資料，預測他們未來對正在進行的項目的材料需求。随着勞工使用零件和計劃的改變，預測也會同步更新。在需要零件的一周前，Chrysler系統就會利用這個預測發送一個EDI訂單來獲得這些零件。然後，供應商會提取對應的零件，并發送EDI提前發貨通知，以驗證交貨是否在途中。一旦他們收到零件，Chrysler就會掃描它們。如果有任何差異，系統就會識别出來并向供應商發送差異報告。這個系統讓Chrysler提高庫存和空間使用率，大大降低了成本。

4.金融行業

金融業在廣泛的業務中實施EDI，既有業務驅動的，也有消費者驅動的。金融業電子資料交換交易的兩種主要類型是金融電子資料交換(FEDI)和電子資金轉移(EFT)。FEDI發生在銀行與客戶之間或銀行之間，當沒有價值轉移時。例如，另一方面，EFT涉及将貨币價值從一個機構的一個賬戶轉移到另一個機構的一個賬戶。自動清算所（ACH）支付就是一個例子。公司經常使用這些類型的支付方式以直接存款的方式向員工付款，而消費者則使用它們進行自動支付。

金融業在業務驅動和消費者驅動的廣泛業務中實施EDI。金融業EDI交易的兩種主要類型是金融電子資料交換(FEDI)和電子資金轉移(EFT)。FEDI發生在銀行和客戶之間，或者在沒有價值轉移的情況下發生在銀行之間。例如，客戶提取電子對賬單就是FEDI。另一方面，EFT包括将貨币價值從一個機構的一個賬戶轉移到另一個機構的一個賬戶。ACH支付就是一個例子。公司通常使用這種支付方式以直接存款的形式支付給員工，而消費者使用這種方式進行自動支付。

5.科技行業

多年來，EDI一直是科技行業的主流，可以實作快速通信。由于EDI通信的速度和準确性，科技行業已經青睐于用這種方法來處理從設計、制造到供應管理的各種業務流程。

然而，EDI的使用并不限于這些行業。保險業通常使用EDI來處理索賠和付款，教育機構使用EDI來處理圖書館資料申請、成績單和貸款資訊。甚至聯邦政府也經常使用EDI來進行報稅。随着企業向全球市場的擴張，EDI在電子商務中的重要性也日益增加。

EDI系統是如何與業務系統內建運作的？

了解EDI的基礎架構很重要，但更重要的是要了解如何通過使用EDI逐漸促進電子交易。這一過程的運作方式如下：

1.發送方從内部應用程式中導出業務檔案或資料集。

2.格式轉換軟體将該檔案或資料集從内部格式轉換為EDI格式。

3.EDI檔案通過直接連接配接或網絡傳送到接收方。

4.接收方收到檔案後，其EDI處理軟體會驗證檔案的有效性。

5.接收方的格式轉換軟體将檔案從EDI格式轉換為該企業的内部格式。

6.接收方的系統對資料進行處理和整合，并向發送方發出通知，确認檔案已送達。

在這個系統中，你可以看到EDI基礎架構的每個元素在整個過程中是如何使用的。但是，EDI內建軟體是使這一過程盡可能順利的關鍵。如果可能，盡量使用具有多種功能可供選擇的軟體，比如知行軟體的EDI內建，這樣你就可以有效地定制适合你需求的解決方案。

如何在業務中使用EDI呢？

既然已經了解了EDI，那麼就該考慮如何在業務流程中實作了。如果還沒有在業務流程中使用EDI，也許是時候考慮在企業中使用它了。當然，如果已經在使用EDI了，那麼重點是要記住，要随時改進業務流程，以發揮EDI的最大效果。

無論是EDI的新手還是隻想簡單了解下EDI的最新情況，都可以參考這個關于如何在業務流程中實施或審查目前EDI使用情況的總綱。

1.戰略複盤：分析企業目前的業務結構和實施流程，同時确定可以通過EDI改進的領域。重點考慮企業的組織結構、合作的供應商以及處理的交易類型。如果某個領域的EDI可以壓縮步驟、減少人工流程或改善庫存及傳遞管理，可以對其進行進一步分析。

2.可能性分析：仔細研究在複盤階段确定的每一項改進點，并評估實施EDI的可行性。考慮成本與效益、實施所需的時間以及實施對其他業務領域的影響等。

3.敲定計劃：一旦确定了實施EDI的最佳領域，就可以跟企業決策者提出建議，并确定最終的實施計劃，包括必要的基礎架構改進。

4.搭建基礎架構：如果企業需要任何新的軟體或硬體來支援新的或改進的EDI系統，一定要購買安裝。基礎架構的發展還可能包括選擇一個EDI網絡供應商或其他EDI傳輸系統。

5.內建EDI系統：一旦準備好實施EDI，就要開始将EDI內建到業務中。在向業務合作夥伴推出之前，一定要確定進行了大量測試而且流程沒有任何問題。

如果還不确定如何在業務中實施EDI，可以跟EDI行業的專家合作，協助您确定實施方案，完善改進措施，而且還能介紹一下其他公司是如何通過實施EDI獲益的。

由于EDI的複雜性，小型企業更傾向于和具有處理EDI交易關鍵能力的公司合作，而不是自己實施EDI。