高效會議指南

高效會議的特征

高效會議的标準：效益第一，兼顧效率。效益第一：也就是能達到會議的期望輸出，因為會議的結束通常是其他活動的開始。兼顧效率：如果我們不提高會議效率，我們付出的代價是大量的時間和精力的浪費。原定一個小時能結束的會議，結果往往用了三個小時。

高效會議的特征：

一個完整的會議，基本上可分為以下三個主要階段：“準備會議、會議控制、會議落實”。

确定會議輸出：

也就是确定會議的主題和目标。會議輸出相當重要，因為這是會議的目标，它就象指南針一樣，告訴每個與會者應該做什麼，要達成一個什麼樣的結果，是以會議輸出應盡量符合SMART（具體的、可衡量的、可達到的、高度相關的、時間限制的）原則。

考慮會議成本：

俗話說“條條道路通羅馬”，解決問題的方法應該有多種，并不拘泥于會議。需要開會解決的問題是：根據規章或習慣上需要決議的問題；需要大家學識、經驗及智慧讨論的問題；需要大家協力合作的問題；需要讓大家知道的問題。

确定與會者：

對于讨論、決策型的會議，首先選擇對會議有貢獻的與會者，即那些将實施決策或受影響的人，或者擁有專業身份，能提供資訊的；其次，對會議貢獻很小的對象可會前征求意見，無須參加會議。

确定開始和結束時間：

會議要有明确的開始時間和結束時間，并嚴格控制。

準備會議議程：

要适當地配置設定時間，議程需要安排得妥當，一開始讨論比較直截了當的問題，而把較難和通常是較重要的放在會議的中段去讨論。如果您一開始就讨論無異議的問題，與會者會很快投入。

确定會議規則：

會前最好再次強調一下會議規則，給與會者一個提醒。

會議主持者更象是一個指導者或教練，掌握着會議的節奏，控制着會議的整個過程，是會議過程能否有效的上司者。會議的讨論過程，可劃分為設定階段、發現和澄清、過程管理和結尾發言四個階段。

會議開始要有個開場白，歡迎大家能出席會議；如果有不認識的人在一起，最好能簡單介紹一些與會者的基本情況，以便大家能更好地融入到會議中。

設定階段：告訴與會者要讨論什麼，為什麼讨論？以及期望輸出什麼？也就是把會議的目标傳遞給與會者，希望大家能圍繞這些議程進行有效的讨論。
發現、澄清階段：主持者認真傾聽每一個與會者的發言。而且如果碰到重要、關鍵的資訊時，一定别忘了進行重述，或請其他成員解釋，以確定與會者的了解與發言者的意圖一緻，以免發生了解上的岐義和偏差。
過程管理：1、鼓勵成員平等參與；2、定期總結已解決的關鍵要點，可為進行中的議程提供概況，讓與會者感到會議尚未結束卻已産生效果。“我們确認一下已經達成的決議：就xx而言，大家的決議是…………”；3、防止偏離主題，把與會者拉回到會議主題上，同時控制好讨論的時間，以免不能在預期的時間完成。
結尾發言：總結和重複與會者達成的決議與決策的關鍵要點，幫助團隊結束會議。

對于周期性的例會或有繼承性的會議，會議開始時檢查以前會議決議的執行情況，有助于組織團隊建立有議必決的工作習慣。

當議程上的全部事項都已讨論過，并能同意采取必要的行動時，主持者應該履行結束會議的職責。

鼓勵與會者總結發言：在會議接近尾聲時，鼓勵與會者做總結發言；
把結論寫在白闆：主持者把會議的結論寫在白闆上，扼要說明所作出的每一項決議，并總結與之相關的讨論。這就給與會者一個機會，再次充分了解，保證與會者都能明确自己會後要付出的行動，避免發生岐義。
拟定下一次會議議程：總結會議後，決定是否必須再次開會，若需要，确定日期和時間，鼓勵與會者預先送出下次會議希望讨論的事項；并拟定下一次的會議議程。
做會議紀要：根據會議紀要模闆記錄會議内容。
稽核會議紀要：作為會議主持者不必親自做會議紀要，因為您會無暇顧及，最好能找一名人員專門做會議紀要。
跟蹤會議紀要：會後督促記錄人員及時整理出會議紀要，以免漏掉一些重要的資訊，而不是補寫。會議主持者會議時應做一些備忘錄，簡單記錄會議中重要的意見（贊成的意見和反對意見）和決議，以便檢查，保證會議紀要的真實和準确。

會議紀要本身不是目的，而是對行動的鞭策。無論會議紀要是何種形式，其惟一的目的是保證與會者沒有借口聲稱不知發生了何事，或聲稱不知同意了何事。是以最重要的是檢查會議後相關人員有無付出行動，是否真正執行、落實了會議的決策。