高效会议指南

高效会议的特征

高效会议的标准：效益第一，兼顾效率。效益第一：也就是能达到会议的期望输出，因为会议的结束通常是其他活动的开始。兼顾效率：如果我们不提高会议效率，我们付出的代价是大量的时间和精力的浪费。原定一个小时能结束的会议，结果往往用了三个小时。

高效会议的特征：

一个完整的会议，基本上可分为以下三个主要阶段：“准备会议、会议控制、会议落实”。

确定会议输出：

也就是确定会议的主题和目标。会议输出相当重要，因为这是会议的目标，它就象指南针一样，告诉每个与会者应该做什么，要达成一个什么样的结果，因此会议输出应尽量符合SMART（具体的、可衡量的、可达到的、高度相关的、时间限制的）原则。

考虑会议成本：

俗话说“条条道路通罗马”，解决问题的方法应该有多种，并不拘泥于会议。需要开会解决的问题是：根据规章或习惯上需要决议的问题；需要大家学识、经验及智慧讨论的问题；需要大家协力合作的问题；需要让大家知道的问题。

确定与会者：

对于讨论、决策型的会议，首先选择对会议有贡献的与会者，即那些将实施决策或受影响的人，或者拥有专业身份，能提供信息的；其次，对会议贡献很小的对象可会前征求意见，无须参加会议。

确定开始和结束时间：

会议要有明确的开始时间和结束时间，并严格控制。

准备会议议程：

要适当地分配时间，议程需要安排得妥当，一开始讨论比较直截了当的问题，而把较难和通常是较重要的放在会议的中段去讨论。如果您一开始就讨论无异议的问题，与会者会很快投入。

确定会议规则：

会前最好再次强调一下会议规则，给与会者一个提醒。

会议主持者更象是一个指导者或教练，掌握着会议的节奏，控制着会议的整个过程，是会议过程能否有效的领导者。会议的讨论过程，可划分为设定阶段、发现和澄清、过程管理和结尾发言四个阶段。

会议开始要有个开场白，欢迎大家能出席会议；如果有不认识的人在一起，最好能简单介绍一些与会者的基本情况，以便大家能更好地融入到会议中。

设定阶段：告诉与会者要讨论什么，为什么讨论？以及期望输出什么？也就是把会议的目标传递给与会者，希望大家能围绕这些议程进行有效的讨论。
发现、澄清阶段：主持者认真倾听每一个与会者的发言。而且如果碰到重要、关键的信息时，一定别忘了进行重述，或请其他成员解释，以确保与会者的理解与发言者的意图一致，以免发生理解上的岐义和偏差。
过程管理：1、鼓励成员平等参与；2、定期总结已解决的关键要点，可为进行中的议程提供概况，让与会者感到会议尚未结束却已产生效果。“我们确认一下已经达成的决议：就xx而言，大家的决议是…………”；3、防止偏离主题，把与会者拉回到会议主题上，同时控制好讨论的时间，以免不能在预期的时间完成。
结尾发言：总结和重复与会者达成的决议与决策的关键要点，帮助团队结束会议。

对于周期性的例会或有继承性的会议，会议开始时检查以前会议决议的执行情况，有助于组织团队建立有议必决的工作习惯。

当议程上的全部事项都已讨论过，并能同意采取必要的行动时，主持者应该履行结束会议的职责。

鼓励与会者总结发言：在会议接近尾声时，鼓励与会者做总结发言；
把结论写在白板：主持者把会议的结论写在白板上，扼要说明所作出的每一项决议，并总结与之相关的讨论。这就给与会者一个机会，再次充分理解，保证与会者都能明确自己会后要付出的行动，避免发生岐义。
拟定下一次会议议程：总结会议后，决定是否必须再次开会，若需要，确定日期和时间，鼓励与会者预先提交下次会议希望讨论的事项；并拟定下一次的会议议程。
做会议纪要：根据会议纪要模板记录会议内容。
审核会议纪要：作为会议主持者不必亲自做会议纪要，因为您会无暇顾及，最好能找一名人员专门做会议纪要。
跟踪会议纪要：会后督促记录人员及时整理出会议纪要，以免漏掉一些重要的信息，而不是补写。会议主持者会议时应做一些备忘录，简单记录会议中重要的意见（赞成的意见和反对意见）和决议，以便检查，保证会议纪要的真实和准确。

会议纪要本身不是目的，而是对行动的鞭策。无论会议纪要是何种形式，其惟一的目的是保证与会者没有借口声称不知发生了何事，或声称不知同意了何事。因此最重要的是检查会议后相关人员有无付出行动，是否真正执行、落实了会议的决策。