如何有效控制企業打/影印成本

原文：如何有效控制企業打/影印成本

作者：Huai Mao

聯系：[email protected]

關鍵詞：管理|列印|影印|成本|成本控制

版權所有，轉載時必須以連結形式注明作者和原出處并保留本聲明。

引言：在全球一體化的經濟刺激下，很多企業都相繼通過裁員、削減管理成本、減少日常開支等等方式以渡過此次全球的金融危機。對于我們IT部門，我們能為公司做些什麼？在全球金融危機下，IT部門的預算也大幅下調，在此情況下如何有效管理企業打/影印成本應運而生！同時如何有效管理企業打/影印機！『在此我們暫不讨論其他成本控制』

企業的打/影印成本可分為：可見成本和隐性成本兩個部分。可見成本主要為采購打/影印印機等硬體裝置的一次性成本和采購硒鼓、墨盒及列印紙等耗材的多次成本；隐性成本為列印機維護、修繕、誤工、使用者心理和健康損害、公司形象損害等。在列印TOC中，僅有13%用于硬體裝置的購買，另外87%是列印耗材成本、列印裝置的管理、維護等流程成本，而列印的耗材成本就占了其中的很大一部分。

控制成本從購買打/影印裝置開始？

打/影印裝置的選擇主要依據企業的規模、使用人數、使用者分布情況來決定，同時考慮如何控制成本、統一管理、高效運轉等關鍵問題。

1、裝置選擇需要考慮品牌、後期耗材成本和更換難易、售後服務、價格等主要因素。

品牌優勢：經過全球的使用建立的品牌，裝置在性能和穩定性上都無話可說，但是選擇品牌的時候，一定要以自己的實際使用來定位品牌和具體款型，建議選擇原廠或者原廠合法一級代理進行合作，這直接影響到後期服務，這個也是影響價格的主要因素之一。

後期耗材：耗材在企業打影印中占據整個成本的80%以上，根據選擇品牌來決定後期耗材成本，同時現在耗材有原裝、精仿耗材等。

售後服務：要獲得穩定和高效可靠的打/影印，除了品牌和後期耗材，還有至關重要的售後服務，因為這是前兩者的有力保障。

價格因素：此是各企業老闆最關心的問題,此項決定到你的計劃是否實作，是以這裡要展現出你推薦此打影印裝置的理由？能為公司帶來什麼？

2、如何管理企業打影印裝置？

管理打/影印裝置主要是：通過軟體或者政策有效監管打影印裝置運作狀态，及時有效更換硒鼓、墨盒或損壞的部件，有效保障打影印裝置運作正常。如果企業規模較大，可以集中控制、管理、監測。

3、打影印成本如何增加的？

成本=可見成本+隐性成本。

可見成本：打影印裝置購買(前面，已經介紹)，墨盒、硒鼓、列印紙等。

隐性成本：列印機維護、修善、誤工、使用者心理和健康損害、公司形象等。

這裡有兩個現象最容易使列印成本增加：非公列印+重複列印

非公列印：主要是與企業無關的資料列印。

重複列印：主要是未仔細核而重複列印。

4、如何有效控制成本？

A、通過月度和季度報表公布各部門打影印成本分布。

B、通過軟體或者政策實作打影印的監控和電子備份，然後進行資料分類統計生成報告。

C、通過行政制方面建立完善的定企業打影印制度進行有效監管。

附注：公司在采購打影印裝置的時候，大多首先考慮的是成本，現在除了上面方法以外還有一種有效方式控制打影印成本：購買+租賃

購買：主要适用于小型公司，打影印業務量少的企業。（少于5000的打影印裝置部建議租賃）

租賃：主要适用于大中型公司，打影印業務量大的企業。通過租賃可以便于經濟流通，同時具有完善的售後服務保障。

關于是否購買和租賃的劃分，需要鑒于公司的經濟和技術投入，同時也要參考公司的打影印業務量來有效劃分。這裡不做多的闡述，請自行搜尋查閱！