如何有效控制企业打/复印成本

原文：如何有效控制企业打/复印成本

作者：Huai Mao

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关键词：管理|打印|复印|成本|成本控制

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引言：在全球一体化的经济刺激下，很多企业都相继通过裁员、削减管理成本、减少日常开支等等方式以渡过此次全球的金融危机。对于我们IT部门，我们能为公司做些什么？在全球金融危机下，IT部门的预算也大幅下调，在此情况下如何有效管理企业打/复印成本应运而生！同时如何有效管理企业打/复印机！『在此我们暂不讨论其他成本控制』

企业的打/复印成本可分为：可见成本和隐性成本两个部分。可见成本主要为采购打/复印印机等硬件设备的一次性成本和采购硒鼓、墨盒及打印纸等耗材的多次成本；隐性成本为打印机维护、修缮、误工、用户心理和健康损害、公司形象损害等。在打印TOC中，仅有13%用于硬件设备的购买，另外87%是打印耗材成本、打印设备的管理、维护等流程成本，而打印的耗材成本就占了其中的很大一部分。

控制成本从购买打/复印设备开始？

打/复印设备的选择主要依据企业的规模、使用人数、使用者分布情况来决定，同时考虑如何控制成本、统一管理、高效运转等关键问题。

1、设备选择需要考虑品牌、后期耗材成本和更换难易、售后服务、价格等主要因素。

品牌优势：经过全球的使用建立的品牌，设备在性能和稳定性上都无话可说，但是选择品牌的时候，一定要以自己的实际使用来定位品牌和具体款型，建议选择原厂或者原厂合法一级代理进行合作，这直接影响到后期服务，这个也是影响价格的主要因素之一。

后期耗材：耗材在企业打复印中占据整个成本的80%以上，根据选择品牌来决定后期耗材成本，同时现在耗材有原装、精仿耗材等。

售后服务：要获得稳定和高效可靠的打/复印，除了品牌和后期耗材，还有至关重要的售后服务，因为这是前两者的有力保障。

价格因素：此是各企业老板最关心的问题,此项决定到你的计划是否实现，所以这里要体现出你推荐此打复印设备的理由？能为公司带来什么？

2、如何管理企业打复印设备？

管理打/复印设备主要是：通过软件或者策略有效监管打复印设备运行状态，及时有效更换硒鼓、墨盒或损坏的部件，有效保障打复印设备运行正常。如果企业规模较大，可以集中控制、管理、监测。

3、打复印成本如何增加的？

成本=可见成本+隐性成本。

可见成本：打复印设备购买(前面，已经介绍)，墨盒、硒鼓、打印纸等。

隐性成本：打印机维护、修善、误工、用户心理和健康损害、公司形象等。

这里有两个现象最容易使打印成本增加：非公打印+重复打印

非公打印：主要是与企业无关的资料打印。

重复打印：主要是未仔细核而重复打印。

4、如何有效控制成本？

A、通过月度和季度报表公布各部门打复印成本分布。

B、通过软件或者策略实现打复印的监控和电子备份，然后进行数据分类统计生成报告。

C、通过行政制方面建立完善的定企业打复印制度进行有效监管。

附注：公司在采购打复印设备的时候，大多首先考虑的是成本，现在除了上面方法以外还有一种有效方式控制打复印成本：购买+租赁

购买：主要适用于小型公司，打复印业务量少的企业。（少于5000的打复印设备部建议租赁）

租赁：主要适用于大中型公司，打复印业务量大的企业。通过租赁可以便于经济流通，同时具有完善的售后服务保障。

关于是否购买和租赁的划分，需要鉴于公司的经济和技术投入，同时也要参考公司的打复印业务量来有效划分。这里不做多的阐述，请自行搜索查阅！