實務解析 | 經濟合同标準化履約驗收模式研究與應用

編者按：

本文結合企業實踐，緊扣重點環節，圍繞制度執行、流程優化等方面，對可能影響合同效能的業務流程或事項進行了梳理，設計了“一單式”合同驗收方案，建立了具有特色鮮明的合同履約驗收過程标準化驗收模式。該模式緊緊抓住“驗收”這個牛鼻子，實作了驗收的“全程可控，終身可溯”，強化了合同的全生命周期管理，有效降低了合同管理中的廉潔風險和法律風險，為企業規範管理提供了有益嘗試和寶貴經驗。

合同履約及驗收是采購活動的關鍵環節，是考核采購的物資、服務或工程建設成果是否符合管理預期和合同标的的重要一環，對于促進合同順利履約、提高投入産出比、提升管理效能、優化供應鍊管理起着至關重要的作用。目前，業界很多機關雖然在合同管理相關制度中提及了合同履約驗收，但是并未對各類合同履約過程驗收環節的程式、方法、要求作出明确規定，導緻在實際工作中驗收責任難以界定、驗收形式不規範、驗收成效難以展現，甚至部分環節存在着較大的廉潔風險點。

為有效解決上述問題，筆者結合企業實踐，認為應以建立合同履約過程标準化驗收模式為切入點，明确履約驗收的主體、時間、方式、程式、内容和驗收标準等事項，進而進一步提高驗收的科學化、标準化、程式化水準，并有效降低合同履約過程驗收環節的廉潔風險。

一

緊扣重點環節，深入開展合同履約驗收調查研究

在對合同履約過程驗收環節開展全面調研和對合同履約情況專項評查的基礎上，認真聽取各方意見和建議，并進行分析、讨論和梳理。

（一） 認真分析履約驗收過程中存在的問題

通過查閱資料、溝通協調、走訪現場等方式，全面查找合同履約過程驗收環節的關鍵節點和存在問題，整體把握和推動自查工作。目前，合同履約過程驗收環節主要存在三方面問題。

一是對驗收缺乏正确的認識。随着現代企業采購管理工作的不斷加強，采購過程管理日趨規範，監督也日益到位，但是在合同簽訂後，業務部門往往存在“重招标采購，輕履約驗收”的思想，加之缺乏相應的管理知識和技能，對合同相關驗收條款執行不嚴格。

二是沒有一套科學、有效的驗收标準。企業對外簽訂的合同，在履行合同規定的權利與義務後，驗收工作可能因人、事、部門而産生差異，導緻驗收責任不明确、驗收方式和方法不盡相同、驗收重點和細節把握不到位，“收而不驗，驗而不實”現象時有發生。

三是“五重五輕”現象影響驗收效果。即重形式輕内容，走馬觀花不負責；重數量輕品質，标準降低難發現；重硬體輕軟體，服務條款待落實；重結果輕流程，中間環節存隐患；重驗收輕整改，問題發現了未糾正。實踐中，上述現象的存在嚴重影響了驗收效果。

（二） 梳理并細化履約環節各流程節點

結合相關規章制度和管理标準，對履約過程中經常出現的問題進行研讨，分析影響效能發揮的主要因素，對合同履約過程驗收環節各流程節點進行梳理和細化，并就如何解決問題提出相關的整改意見和建議。通過廣泛征集意見、建議，同時對企業現有合同進行分類，将驗收模式分為工程、采購、服務三大類，建立“一單式”标準化驗收模式，明确驗收标準中各相關部門在履約驗收環節的職責，對合同履約驗收範圍、主體、标準、時間、程式和要求、結算支付、檔案歸檔等提出具體要求。同時，要讓實施部門真正意識到合同履約驗收是合同管理的基礎和關鍵環節，推動其管理方式由“重合同簽約，輕履約管理”向“合同僚前、事中、事後全過程管理”轉變，實作合同的全生命周期管理。

二

明确标準和程式，制定合同履約标準化驗收方案

在取得共識的基礎上，制定下發合同标準化驗收方案，按照方案部署和“統一要求，分别負責”的原則，形成由合同實施部門和合同主管部門牽頭，财務、審計以及各業務部門密切配合的工作機制，建立覆寫全業務鍊的合同管理者隊伍，圍繞制度執行、流程優化、管理缺陷、行為偏差等方面，明确驗收工作的規章制度建立、落實及标準執行情況和綜合分析限時整改三大工作任務，規定自查、複查、整改、總結等工作步驟，重點做好合同履約标準化和驗收方案兩方面工作。

（一）明确合同驗收的總體标準

1.确定合同驗收範圍

明确在對外經濟活動中一次性發生金額在3萬元以上（含3萬元）的物資采購、建安工程、租賃業務、運輸業務、技術類業務、委托類業務、維修類業務、勞務外包等所簽訂的合同，需要組織合同驗收工作。

2. 界定合同驗收主體和依據

明确實施部門是合同履約驗收工作的責任主體，并及時按合同約定的驗收時間、方式、程式等内容組織驗收。規定對外簽訂合同的驗收标準或雙方的義務、品質要求、技術要求等是履約驗收及後評價的依據，同時也包括雙方在履約過程形成的有關過程或階段驗收、單據、信函等原始文字資料。

3. 約定合同驗收時間或階段

原則上按合同約定時間或階段進行，如建安類項目按有關規定進行驗收，固定資産投資類項目在投入使用後進行驗收，物資采購類項目在到貨确認後進行驗收，服務類項目在提供相關服務後進行驗收。

4. 驗收方式要符合實際要求

項目實施部門需要根據項目的性質、内容和合同約定，選擇一種或幾種方式相結合進行驗收，如階段或專業驗收、現場驗收或驗證、帶料上機運作驗收、會議評價、實物驗收等。

5. 驗收标準要切實可行

驗收時盡量要求采用符合現行有關國家法律法規強制規定，或執行國家相關标準、行業标準、地方标準等标準規範；或根據企業實際情況或需要達到的目标，拟定相關技術參數、品質要求等；或需要滿足特定需求（如産品生産日期、供貨方式等）。以上法規規定、标準規範、要求、需求等均須在合同中予以明确，并易操作和執行。

（二） 細化合同履約驗收工作的程式和要求

1.成立符合規定的驗收小組

由實施部門組織協調，組成3人以上（單數）的驗收小組，負責具體驗收工作。對于技術複雜、專業性強的采購驗收，可以根據具體要求另行委托外部專業機構或專家驗收。驗收人員可以由使用部門、實施部門、歸口部門等部門負責人或部門書面指定人員組成，原則上已參與項目招标檔案評審的人員不得參與實施項目的驗收工作。

2.編制完整、細化的“一單式”驗收方案

要求實施部門在驗收前需提供合同驗收方案，以友善驗收小組成員在實施驗收前熟悉驗收概況，便于驗收實施。驗收方案包括但不限于以下内容：采購檔案和合同中明确采購相關需求或标準的參數及技術要求；采購檔案、供應商投标檔案、響應承諾情況以及合同明确約定的要求比對情況；項目完成的基本情況；雙方約定的驗收内容、時間、标準、方式或方法；過程運作或安裝、調試、試運作、教育訓練記錄；雙方義務完成情況；貨物或服務品質狀況；使用或試運作情況評價；有無違約情況或違約處置情況等。在此基礎上，形成“一單式”驗收方案。

3.對照驗收方案實施驗收

驗收小組對照“一單式”驗收方案和過程材料，按合同履約驗收的内容，逐一對供應商提供的貨物、工程或服務，以合同為準繩，結合采購流程中相關采購檔案、應答檔案、承諾、中标通知書，進行比對和驗收，最終形成書面形式的驗收報告。

4.形成真實客觀的驗收結論

驗收小組在驗收過程中所形成的驗收記錄、驗收意見或結論等資料，應當作為合同驗收過程的主要資料。若驗收合格，驗收小組所有成員應簽署明确的合格意見，驗收意見應包括但不限于貨物已收到或服務已完成、工程已竣工，合格并同意驗收等字樣；驗收結果若與合同有出入的，必須在驗收意見上說明偏差的具體内容，并給出相應的處理意見；如有不同意見的，應當在驗收單上明确記錄并說明理由。

5.力求驗收結果準确無誤

實施部門除加強對驗收過程記錄的管理外，還應根據驗收情況填寫合同驗收情況公示表，并在一定範圍内進行公示，公示期至少為自公示日第二天起3個工作日。驗收過程記錄包括但不限于以下内容：驗收方案、合同驗收單、付款情況、驗收情況公示以及過程運作或安裝、調試、試運作、教育訓練等原始記錄。

6.運用驗收結果（結算和支付）

對于原則上驗收合格同時将驗收結論在相關平台或媒體上公示後無異議的，應當按照合同的約定事項與供應商進行結算，并及時支付資金和退還各類保證金(合同中另有約定的除外)。驗收結果達不到合同約定的，應當及時通知供應商限期達到合同約定的要求。若已造成一定損失的，應當要求供應商承擔雙方在合同中約定的賠償責任。

7.驗收材料及時歸檔

合同履約驗收合格後，實施部門應當将驗收全過程所形成的材料和記錄歸入采購項目檔案，形成一個有機聯系的整體，并按機關檔案管理規定的要求，及時移交機關檔案管理部門歸檔，由其統一保管采購驗收資料，不得僞造、變造、隐匿或者銷毀。

三

持續改進和優化，確定履約驗收執行到位

在履約驗收實施過程中，要堅持實事求是、客觀公正、求真務實，着力發現和糾正問題、堵塞漏洞、規範管理。對發現的問題要切實整改、持續改進，夯實管理基礎，推動流程優化和效能提升。

（一）制定标準，規範管理

針對履約驗收過程中發現的各類問題，除分析原因、制定整改方案、落實整改措施外，還需要建立規範化的标準，明确各相關部門在履約驗收中的職責，對合同履約驗收範圍、主體、标準、時間、程式和要求、結算支付、檔案歸檔等提出具體要求，并固化到履約驗收管理标準中，進一步發揮實施部門在合同管理中的主觀能動作用，建立符合管理實際的合同管理體系，保障采購履約驗收環節規定具有可執行性，徹底扭轉“重招标采購，輕履約驗收”現象。

（二）加強教育訓練，提升技能

積極幫助實施部門和相關人員了解和掌握新的驗收制度，建立教育訓練機制，對驗收的要求、步驟進行詳細說明，重點從合同履約驗收範圍、主體、标準、時間、程式和要求、結算支付、材料歸檔等方面入手，讓各部門掌握合同驗收要點，為更好地開展履約驗收打下堅實的基礎，推動合同履約驗收規範化、标準化。

（三）固化成效，加快應用

為進一步強化合同履約驗收意識，推動新制度運用，可以選擇典型業務部門作為試點，對照管理制度的要求，制定驗收方案，實地協助開展履約驗收工作，提高驗收标準的可操作性，確定驗收要求落實到位。同時，可以适時組織開展競賽，加強人員合同履約驗收标準化意識，提升驗收的知識和技能，加快驗收新模式的落地應用。

四

系統施策，合同履約驗收成效明顯

在履約驗收實施過程中，筆者所在機關緊盯關鍵問題、緊扣關鍵環節，通過調查研究、專項檢查、問題整改、現場教育訓練指導等多種方式，系統施策、多措并舉，有效提升了合同履約過程的驗收管理效能，取得了顯著成效。

（一）建立了标準化的驗收模式

該模式明确了驗收的人員構成、責任、程式、方法、結果運用等方面的要求，在驗收過程中規範了驗收小組集體研究決策規則，設計了驗收組長終身負責制的制度要求，建構了各類合同驗收的程式、方法，設計了“一單式”驗收表單，将原有的主觀的、散亂的驗收評價上升到客觀的、标準的驗收管理層面，實作了驗收“全程可控，終身可溯”，為企業進一步規範采購、招投标和合同管理奠定了堅實基礎。

（二）有效降低了合同管理中的廉潔風險

在履約驗收标準化實施之前，個别合同存在長達數年由單個人進行驗收的情況。由于沒有明确的制度限制，使得驗收過程中個人意見往往代替組織意見，極易在驗收環節産生尋租行為。新制度出台後，明确了“以驗收小組的意見為最終的驗收結論”“項目經辦人原則上不得是驗收組長”等要求，從制度層面斬斷了驗收環節可能存在的利益交換，有效降低了廉潔風險。

（三）為合同條款拟定提供了科學依據

自2022年以來，筆者所在機關在對近年來采購項目招标檔案與合同簽訂符合性檢查中發現，合同均涉及驗收相關條款問題，覆寫率100%。對在實施過程中的好經驗、好方法進行歸納、提煉并分類彙總的基礎上，筆者所在機關将驗收程式、時間、方式、标準等固化到新的合同範本相應條款中，從源頭上杜絕了招标檔案與合同簽訂不符合等現象的發生。

（四）強化了招标采購的全生命周期管理

衆所周知，招标采購管理流程長、環節多，從立項、招标采購、合同履約到合同續簽、供應商評價，很多環節既互相關聯，也互相影響。通過實施标準化驗收模式，将驗收結論作為履約保證金（質保金）支付、供應商評價、招标檔案制定的重要依據，緊緊抓住“驗收”這個牛鼻子，進一步強化了招标采購的全生命周期管理，為企業從“應招盡招”走向“真招實招”提供了有益嘗試和寶貴經驗。

作者：蔚應斌

作者機關：安徽中煙工業有限責任公司合肥卷煙廠

來源：《招标采購管理》2023年第9期