实务解析 | 经济合同标准化履约验收模式研究与应用

编者按：

本文结合企业实践，紧扣重点环节，围绕制度执行、流程优化等方面，对可能影响合同效能的业务流程或事项进行了梳理，设计了“一单式”合同验收方案，建立了具有特色鲜明的合同履约验收过程标准化验收模式。该模式紧紧抓住“验收”这个牛鼻子，实现了验收的“全程可控，终身可溯”，强化了合同的全生命周期管理，有效降低了合同管理中的廉洁风险和法律风险，为企业规范管理提供了有益尝试和宝贵经验。

合同履约及验收是采购活动的关键环节，是考核采购的物资、服务或工程建设成果是否符合管理预期和合同标的的重要一环，对于促进合同顺利履约、提高投入产出比、提升管理效能、优化供应链管理起着至关重要的作用。目前，业界很多单位虽然在合同管理相关制度中提及了合同履约验收，但是并未对各类合同履约过程验收环节的程序、方法、要求作出明确规定，导致在实际工作中验收责任难以界定、验收形式不规范、验收成效难以体现，甚至部分环节存在着较大的廉洁风险点。

为有效解决上述问题，笔者结合企业实践，认为应以建立合同履约过程标准化验收模式为切入点，明确履约验收的主体、时间、方式、程序、内容和验收标准等事项，从而进一步提高验收的科学化、标准化、程序化水平，并有效降低合同履约过程验收环节的廉洁风险。

一

紧扣重点环节，深入开展合同履约验收调查研究

在对合同履约过程验收环节开展全面调研和对合同履约情况专项评查的基础上，认真听取各方意见和建议，并进行分析、讨论和梳理。

（一） 认真分析履约验收过程中存在的问题

通过查阅资料、沟通协调、走访现场等方式，全面查找合同履约过程验收环节的关键节点和存在问题，整体把握和推动自查工作。目前，合同履约过程验收环节主要存在三方面问题。

一是对验收缺乏正确的认识。随着现代企业采购管理工作的不断加强，采购过程管理日趋规范，监督也日益到位，但是在合同签订后，业务部门往往存在“重招标采购，轻履约验收”的思想，加之缺乏相应的管理知识和技能，对合同相关验收条款执行不严格。

二是没有一套科学、有效的验收标准。企业对外签订的合同，在履行合同规定的权利与义务后，验收工作可能因人、事、部门而产生差异，导致验收责任不明确、验收方式和方法不尽相同、验收重点和细节把握不到位，“收而不验，验而不实”现象时有发生。

三是“五重五轻”现象影响验收效果。即重形式轻内容，走马观花不负责；重数量轻质量，标准降低难发现；重硬件轻软件，服务条款待落实；重结果轻流程，中间环节存隐患；重验收轻整改，问题发现了未纠正。实践中，上述现象的存在严重影响了验收效果。

（二） 梳理并细化履约环节各流程节点

结合相关规章制度和管理标准，对履约过程中经常出现的问题进行研讨，分析影响效能发挥的主要因素，对合同履约过程验收环节各流程节点进行梳理和细化，并就如何解决问题提出相关的整改意见和建议。通过广泛征集意见、建议，同时对企业现有合同进行分类，将验收模式分为工程、采购、服务三大类，建立“一单式”标准化验收模式，明确验收标准中各相关部门在履约验收环节的职责，对合同履约验收范围、主体、标准、时间、程序和要求、结算支付、档案归档等提出具体要求。同时，要让实施部门真正意识到合同履约验收是合同管理的基础和关键环节，推动其管理方式由“重合同签约，轻履约管理”向“合同事前、事中、事后全过程管理”转变，实现合同的全生命周期管理。

二

明确标准和程序，制定合同履约标准化验收方案

在取得共识的基础上，制定下发合同标准化验收方案，按照方案部署和“统一要求，分别负责”的原则，形成由合同实施部门和合同主管部门牵头，财务、审计以及各业务部门密切配合的工作机制，建立覆盖全业务链的合同管理员队伍，围绕制度执行、流程优化、管理缺陷、行为偏差等方面，明确验收工作的规章制度建立、落实及标准执行情况和综合分析限时整改三大工作任务，规定自查、复查、整改、总结等工作步骤，重点做好合同履约标准化和验收方案两方面工作。

（一）明确合同验收的总体标准

1.确定合同验收范围

明确在对外经济活动中一次性发生金额在3万元以上（含3万元）的物资采购、建安工程、租赁业务、运输业务、技术类业务、委托类业务、维修类业务、劳务外包等所签订的合同，需要组织合同验收工作。

2. 界定合同验收主体和依据

明确实施部门是合同履约验收工作的责任主体，并及时按合同约定的验收时间、方式、程序等内容组织验收。规定对外签订合同的验收标准或双方的义务、质量要求、技术要求等是履约验收及后评价的依据，同时也包括双方在履约过程形成的有关过程或阶段验收、单据、信函等原始文字资料。

3. 约定合同验收时间或阶段

原则上按合同约定时间或阶段进行，如建安类项目按有关规定进行验收，固定资产投资类项目在投入使用后进行验收，物资采购类项目在到货确认后进行验收，服务类项目在提供相关服务后进行验收。

4. 验收方式要符合实际要求

项目实施部门需要根据项目的性质、内容和合同约定，选择一种或几种方式相结合进行验收，如阶段或专业验收、现场验收或验证、带料上机运行验收、会议评价、实物验收等。

5. 验收标准要切实可行

验收时尽量要求采用符合现行有关国家法律法规强制规定，或执行国家相关标准、行业标准、地方标准等标准规范；或根据企业实际情况或需要达到的目标，拟定相关技术参数、质量要求等；或需要满足特定需求（如产品生产日期、供货方式等）。以上法规规定、标准规范、要求、需求等均须在合同中予以明确，并易操作和执行。

（二） 细化合同履约验收工作的程序和要求

1.成立符合规定的验收小组

由实施部门组织协调，组成3人以上（单数）的验收小组，负责具体验收工作。对于技术复杂、专业性强的采购验收，可以根据具体要求另行委托外部专业机构或专家验收。验收人员可以由使用部门、实施部门、归口部门等部门负责人或部门书面指定人员组成，原则上已参与项目招标文件评审的人员不得参与实施项目的验收工作。

2.编制完整、细化的“一单式”验收方案

要求实施部门在验收前需提供合同验收方案，以方便验收小组成员在实施验收前熟悉验收概况，便于验收实施。验收方案包括但不限于以下内容：采购文件和合同中明确采购相关需求或标准的参数及技术要求；采购文件、供应商投标文件、响应承诺情况以及合同明确约定的要求匹配情况；项目完成的基本情况；双方约定的验收内容、时间、标准、方式或方法；过程运行或安装、调试、试运行、培训记录；双方义务完成情况；货物或服务质量状况；使用或试运行情况评价；有无违约情况或违约处置情况等。在此基础上，形成“一单式”验收方案。

3.对照验收方案实施验收

验收小组对照“一单式”验收方案和过程材料，按合同履约验收的内容，逐一对供应商提供的货物、工程或服务，以合同为准绳，结合采购流程中相关采购文件、应答文件、承诺、中标通知书，进行比对和验收，最终形成书面形式的验收报告。

4.形成真实客观的验收结论

验收小组在验收过程中所形成的验收记录、验收意见或结论等资料，应当作为合同验收过程的主要资料。若验收合格，验收小组所有成员应签署明确的合格意见，验收意见应包括但不限于货物已收到或服务已完成、工程已竣工，合格并同意验收等字样；验收结果若与合同有出入的，必须在验收意见上说明偏差的具体内容，并给出相应的处理意见；如有不同意见的，应当在验收单上明确记录并说明理由。

5.力求验收结果准确无误

实施部门除加强对验收过程记录的管理外，还应根据验收情况填写合同验收情况公示表，并在一定范围内进行公示，公示期至少为自公示日第二天起3个工作日。验收过程记录包括但不限于以下内容：验收方案、合同验收单、付款情况、验收情况公示以及过程运行或安装、调试、试运行、培训等原始记录。

6.运用验收结果（结算和支付）

对于原则上验收合格同时将验收结论在相关平台或媒体上公示后无异议的，应当按照合同的约定事项与供应商进行结算，并及时支付资金和退还各类保证金(合同中另有约定的除外)。验收结果达不到合同约定的，应当及时通知供应商限期达到合同约定的要求。若已造成一定损失的，应当要求供应商承担双方在合同中约定的赔偿责任。

7.验收材料及时归档

合同履约验收合格后，实施部门应当将验收全过程所形成的材料和记录归入采购项目档案，形成一个有机联系的整体，并按单位档案管理规定的要求，及时移交单位档案管理部门归档，由其统一保管采购验收资料，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

三

持续改进和优化，确保履约验收执行到位

在履约验收实施过程中，要坚持实事求是、客观公正、求真务实，着力发现和纠正问题、堵塞漏洞、规范管理。对发现的问题要切实整改、持续改进，夯实管理基础，推动流程优化和效能提升。

（一）制定标准，规范管理

针对履约验收过程中发现的各类问题，除分析原因、制定整改方案、落实整改措施外，还需要建立规范化的标准，明确各相关部门在履约验收中的职责，对合同履约验收范围、主体、标准、时间、程序和要求、结算支付、档案归档等提出具体要求，并固化到履约验收管理标准中，进一步发挥实施部门在合同管理中的主观能动作用，建立符合管理实际的合同管理体系，保障采购履约验收环节规定具有可执行性，彻底扭转“重招标采购，轻履约验收”现象。

（二）加强培训，提升技能

积极帮助实施部门和相关人员了解和掌握新的验收制度，建立培训机制，对验收的要求、步骤进行详细说明，重点从合同履约验收范围、主体、标准、时间、程序和要求、结算支付、材料归档等方面入手，让各部门掌握合同验收要点，为更好地开展履约验收打下坚实的基础，推动合同履约验收规范化、标准化。

（三）固化成效，加快应用

为进一步强化合同履约验收意识，推动新制度运用，可以选择典型业务部门作为试点，对照管理制度的要求，制定验收方案，实地协助开展履约验收工作，提高验收标准的可操作性，确保验收要求落实到位。同时，可以适时组织开展竞赛，加强人员合同履约验收标准化意识，提升验收的知识和技能，加快验收新模式的落地应用。

四

系统施策，合同履约验收成效明显

在履约验收实施过程中，笔者所在单位紧盯关键问题、紧扣关键环节，通过调查研究、专项检查、问题整改、现场培训指导等多种方式，系统施策、多措并举，有效提升了合同履约过程的验收管理效能，取得了显著成效。

（一）建立了标准化的验收模式

该模式明确了验收的人员构成、责任、程序、方法、结果运用等方面的要求，在验收过程中规范了验收小组集体研究决策规则，设计了验收组长终身负责制的制度要求，构建了各类合同验收的程序、方法，设计了“一单式”验收表单，将原有的主观的、散乱的验收评价上升到客观的、标准的验收管理层面，实现了验收“全程可控，终身可溯”，为企业进一步规范采购、招投标和合同管理奠定了坚实基础。

（二）有效降低了合同管理中的廉洁风险

在履约验收标准化实施之前，个别合同存在长达数年由单个人进行验收的情况。由于没有明确的制度约束，使得验收过程中个人意见往往代替组织意见，极易在验收环节产生寻租行为。新制度出台后，明确了“以验收小组的意见为最终的验收结论”“项目经办人原则上不得是验收组长”等要求，从制度层面斩断了验收环节可能存在的利益交换，有效降低了廉洁风险。

（三）为合同条款拟定提供了科学依据

自2022年以来，笔者所在单位在对近年来采购项目招标文件与合同签订符合性检查中发现，合同均涉及验收相关条款问题，覆盖率100%。对在实施过程中的好经验、好方法进行归纳、提炼并分类汇总的基础上，笔者所在单位将验收程序、时间、方式、标准等固化到新的合同范本相应条款中，从源头上杜绝了招标文件与合同签订不符合等现象的发生。

（四）强化了招标采购的全生命周期管理

众所周知，招标采购管理流程长、环节多，从立项、招标采购、合同履约到合同续签、供应商评价，很多环节既相互关联，也相互影响。通过实施标准化验收模式，将验收结论作为履约保证金（质保金）支付、供应商评价、招标文件制定的重要依据，紧紧抓住“验收”这个牛鼻子，进一步强化了招标采购的全生命周期管理，为企业从“应招尽招”走向“真招实招”提供了有益尝试和宝贵经验。

作者：蔚应斌

作者单位：安徽中烟工业有限责任公司合肥卷烟厂

来源：《招标采购管理》2023年第9期