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論資訊系統成本管理範例
【摘要】
某公司是一家網際網路資訊和電信增值資訊綜合服務商，營運中國首家寬帶門戶及電信增值業務，網站注冊使用者200萬。提供了三項主要服務：聚合了海量影視、歌曲、動漫的特色内容供廣大網民線上播放與下載下傳；提供blog、V客、播客等具有web2.0特色的服務，使網民打造自己的個性化網站與互動平台；聲訊IVR、短信等SP增值業務。随着公司業務不但發展，急需一個業務營運支撐系統，以解決計費、收費、結算等切實問題，保障各項服務持續、穩定的開展。
【正文】
我作為開發方的項目經理，全程參與了BOSS系統的建設，主要工作職責為需求分析項目管理，也承擔了部分資料庫設計的工作。系統采用Stusts+Hibernate主流Web應用架構，以Linux作為開發平台，java為主要開發語言，資料庫和應用中間件分别使用Oracle10g與Weblogic。BOSS涉及的功能點較多，具體包括使用者的注冊與開戶、建立簡單的三戶（使用者、賬戶、客戶）管理系統；實作站内單點登入統一認證（SSO）；提供服務目錄背景管理；支援包月、包時段、單次等多種服務訂購計費模式；建立DRM通路控制；支援116聲訊代收費、網上銀行、手機錢包等多種支付接口等。
BOSS系統有一定的難度和複雜性，而且開發小組人員較多，是以，加強項目的成本管理非常重要。成本管理是資訊系統管理的一個重要組成部分，目的是通過執行項目成本管理過程和使用一些基本項目管理工具和技術來改進項目成本績效。項目組整體上把按進度和預算傳遞項目作為我們最大的挑戰，是以我們十分重視對項目成本的控制和管理。我們主要通過在計劃階段做好工作量估算，有效管理和控制風險因素，在實施階段進行成本跟蹤和控制等方法來管理和控制成本。
1．計劃階段做好成本估算
項目需求分析階段結束，系統需求規格說明書得到客戶正式簽字确認後，我們建立了工作分界結構WBS。本系統的關鍵技術包括：SSO、DRM、CRD的實作；Web與聲訊網關的接口；OracleRAC配置以及内外網實時資料同步等。項目人員配備情況：項目經理1人，系統架構師1人，開發人員4人，DBA1人，網絡工程師2人，測試人員1人。其中測試為兼職人員，為多項目共享。根據制定的WBS，綜合考慮系統的功能、關鍵技術及難度、團隊人員情況等因素，我們開始工作量的估算。工作量估算是成本管理的關鍵，其估算結果決定了成本估算。工作量估算大緻可分為參數估算法、類比法和自底向上法三種。參數估算法使用項目特性參數估算工作量，一般參考曆史資訊，重要參數必須量化處理，特點是相對簡單，比較準确。類比法借助經驗豐富人員的“本能感受”識别待估項目和曆史項目的相似與差異，并評估差别對估算的影響。這種方法的主觀意識較強，估算精确度與估算人員的經驗有很大關系。自底向上法是将項目分解成較小的活動，對每個底層任務做估算，然後将底層估算值相加得到項目總的工作量估算值。這種方法共算工作量較大，容易讓開發人員産生責任感，進度更有保障。
在本項目中我們采用自底向上法來估算工作量。對WBS的每項活動先确定具體人員，然後對活動本身進行詳細分析确定工期，最後通過财務計算得出人力資源成本。對于估算把握不是很好的任務，我們一般通過提供一個樂觀估算A、悲觀估算B、正常估算M後利用公式(4*M+A+B)/6計算取整。除此之外，整個系統還包括系統軟體、硬體、內建費用。而且，為了避免因需求變更、人員調整或其它不可預見事件給項目帶來超出預算的風險，還預留總成本的5%作為應急項目成本。最終得出的成本估算結果如下：人力資源30萬元；各種系統軟體和伺服器、網絡裝置等硬體15萬元；內建費用5萬元；預留2.5萬元；合計52.5萬元。
我們按照上述成本估算方法，使項目成本在成個實施過程中處于可控之中，保證了項目如期按質完成。
2．有效管理和控制風險因素
項目中我們對風險進行了必要的管理，以避免風險事件引發的項目成本增加或超值。為了讓項目組整體在各個階段保持良好的風險意識，我把項目中各主要風險事項按級别排序張貼在公告欄上。我們把需求和範圍定義不清、WBS分解粒度不夠細化、使用者參與不足、缺乏上司支援、技術問題等作為項目計劃階段的主要風險事件。事實表明，這種做法效果明顯。特别是客戶方面，我定期把風險事件清單通過Email發給客戶方項目負責人。為了盡快落實未明晰的需求部分，我多次與客戶進行面對面的溝通，使需求問題很快得以解決。公司高層也對項目的狀态和進展情況很關心，多次出現在項目每周評估例會上。
由于有效的風險控制，加之上司的重視，項目小組人員受到鼓舞，士氣高漲，積極性和自信心明顯增強，使得項目得以順利實施。
3．實施階段進行成本跟蹤和控制
項目實施階段需要進行成本的跟蹤與控制。有效成本控制的關鍵是經常及時地分析成本績效，盡早發現成本差異和成本執行的效率，在情況變壞之前能夠及時采取糾正措施，盡量使項目的實際成本控制在計劃和預算範圍内。
在本項目中我們使用MSProject作為成本跟蹤和控制的工具。在Project中設定項目人力資源的工時标準費率，即人員每小時的工作成本。項目組成員每周五下班前通過公司内網OA系統送出項目周報，把各自完成的任務進度情況和下周任務計劃進行彙報。報告要求按百分比嚴格量化任務完成情況，OA系統隻提供具體百分比的選擇。項目經理把各項任務實際完成資料輸入到進度計劃中，Project自動生成成本統計表，清楚顯示任務基準和實際成本資訊。通過檢視跟蹤甘特圖就可以較好地把握項目總體的績效。
結束語
适合的成本估算方法、有效的成本跟蹤控制有助于項目經理管理項目的進度和品質。正是由于在BOSS項目的建設中良好成本估算和成本控制管理，才保證了項目如期完成。目前系統運作正常，受到了客戶和本公司上司的一緻好評，對項目給予了較高的評價。某公司高層也對在本項目中BOSS産品功能和所起得作用給予肯定。
當然，每個項目都具有自身的特點，估算方法、控制技術都可能不同。但是無論怎樣，作為項目經理，必須保證項目在成本控制計劃和預算範圍内環境下進行，是以，如何更好地把握項目成本管理方法，靈活運用适當的估算和控制方法到實際項目中去，還有待于我們去研究、探索、實踐和總結。
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