PMP-4.項目整合管理-4.4管理項目知識

4.4 管理項目知識

• 管理項目知識是使用現有知識并生成新知識，以實作項目目标，并且幫助組織學習的過程。
• 本過程的作用：利用已有的組織知識來創造或改進項目成果，并使目前項目創造的知識可用于支援組織營運和未來的項目或階段。這個過程需要在整個項目期間開展
• 知識管理指管理顯性和隐性知識，旨在重複使用現有知識并生成新知識。
• 組織角度看：在項目開始之前，開展期間和結束之後都能使用舊知識，生成新知識。
• 最重要的環節：營造信任氛圍，激勵人們分享自己的知識和關注他人的知識。
• 實作雙管齊下：

• 知識管理工具和技術-用于人際互動。
• 資訊管理工具和技術-用于編撰顯性知識

• 顯性知識

• 易使用文字，圖檔和數字進行編撰的知識
• 特點：缺乏情境，可作不同解讀，雖易分享，卻無法確定正确了解或應用

• 隐性知識

• 個體知識以及難以明确表達的知識，如信念，洞察力，經驗和訣竅等。
• 特點：雖蘊含情境，卻很難編撰，通常經由人際交流和互動來分享。

• 

項目檔案

• 經驗教訓登記冊

• 提供了有效的知識管理實踐

• 項目*隊*工單

• 項目*隊*工單說明了項目已具有的能力和經驗以及可能缺乏的知識。

• 資源分解結構

• 有助于了解*隊擁有和缺乏的知識

• 相關方登記冊

• 有助于了解相關方可能擁有的知識

可傳遞成果

• 可傳遞成果是在某一過程，階段或項目完成時，必須産出的任何獨特并可核實的産品，成果或服務能力。
• 它通常是為實作項目目标而完成的有形的組成部分，并可包括項目管理計劃的組成部分。

事業環境因素

• 能夠影響管理項目知識過程的事業環境因素包括（但不限于）：

• 組織文化、相關方文化和客戶文化。互相信任的工作關系和互不指責的文化對知識管理尤其重要。其他因素則包括賦予學習的價值和社會行為規範。
• 設施和資源的地理分布。*隊成員所在的位置有助于确定收集和分享知識的方法。
• 組織中的知識專家。有些組織擁有專門從事知識管理的*隊或員工。
• 法律法規要求和（或）制約因素。包括對項目資訊的保密性要求。

組織過程資産

• 在項目管理過程和例行工作中，經常必然要使用項目管理知識，能夠影響管理項目知識過程的組織過程資産包括（但不限于）：

• 組織的标準政策、流程和程式。可能包括：資訊的保密性和擷取管道、安全與資料保護、記錄保留政策、版權資訊的使用、機密資訊的銷毀、檔案格式和最大篇幅、注冊資料和中繼資料、授權使用的技術和社交媒體等。
• 人事管理制度。包括員工發展與教育訓練記錄以及關于知識分享行為的能力架構。
• 組織對溝通的要求。正式且嚴格的溝通要求有利于資訊分享。對于生成新知識和整合不同相關方群體的知識，非正式溝通更加有效。
• 正式的知識分享和資訊分享程式。包括項目和項目階段開始之前、開展期間和結束之後的學習回顧，例如識别、吸取和分享從目前項目和其他項目獲得的經驗教訓。

知識管理

• 知識管理工具和技術将員工聯系起來，使他們能夠合作生成新知識、分享隐性知識，以及內建不同*隊成員所擁有的知識。适用于項目的工具和技術取決于項目的性質，尤其是創新程度、項目複雜性，以及*隊的多元化（包括學科背景多元化）程度。工具和技術包括（但不限于）：

• 人際交往，包括非正式的社交和線上社交。可以進行開放式提問（如“誰知道……？”）的線上論壇有助于與專家進行知識分享對話；
• 實踐社群（有時稱為“興趣社群”或“社群”）和特别興趣小組；
• 會議，包括使用通信技術進行互動的虛拟會議；
• 工作跟随和跟随指導；
• 讨論論壇，如焦點小組；
• 知識分享活動，如專題講座和會議；
• 研讨會，包括問題解決會議和經驗教訓總結會議；
• 講故事；
• 創造力和創意管理技術；
• 知識展會和茶座；
• 互動式教育訓練。

• 可以通過面對面和（或）虛拟方式來應用所有這些工具和技術。通常，面對面互動最有利于建立知識管理所需的信任關系。一旦信任關系建立，可以用虛拟互動來維護這種信任關系。
• 面對面互動最有利于建立知識管理所需的信任關系。建立之後，可以用虛拟互動來維護這種信任關系。

資訊管理

• 資訊管理工具和技術用于建立人們與知識之間的聯系，可以有效促進簡單、明确的顯性知識的分享，包括（但不限于）：

• 編撰顯性知識的方法，例如，如何确定經驗教訓登記冊的條目；
• 經驗教訓登記冊；
• 圖書館服務；
• 資訊收集，例如搜尋網絡和閱讀已發表的文章；
• 項目管理資訊系統 (PMIS)。項目管理資訊系統通常包括文檔管理系統。

• 通過增加互動要素，如“與我聯系”的功能，使使用者能夠與經驗教訓發帖者聯系，并向其尋求與特定項目和情境有關的建議。這樣一來，就能夠強化資訊管理工具和技術的使用。

• 通過增加互動要素，比如：增加 “與我聯系”的功能，使使用者能夠與經驗教訓發帖者聯系，并向其尋求與特定

  項目和情境有關的建議。進而可以向隐性知識延伸

• 資訊管理用于建立人們與知識之間的聯系，可以有效促進簡單、明确的顯性知識的分享。
• 互動和支援也有助于人們找到相關資訊。相比搜尋關鍵詞，直接詢問通常是一種更輕松快捷的方式。搜尋關鍵詞經常難以使用，因為人們可能不知道選擇什麼樣的關鍵詞或關鍵短語才能找到所需的資訊。
• 知識和資訊管理工具與技術應與項目過程和過程責任人相對應。例如，實踐社群和主題專家 (SME)可以提供見解，幫助改善控制過程；而設定内部發起人可以確定改善措施得到執行。可以分析經驗教訓登記冊的條目來識别通過項目程式變更能夠解決的常見問題。

人際關系與*隊技能

• 可用于本過程的人際關系與*隊技能包括（但不限于）：

• 積極傾聽

• 積極傾聽有助于減少誤解并促進溝通和知識分享。

• 引導

• 引導有助于有效指引*隊成功地達成決定、解決方案或結論。

• 上司力

• 上司力可幫助溝通願景并鼓舞項目*隊關注合适的知識和知識目标。

• 人際交往

• 人際交往促使項目相關方之間建立非正式的聯系和關系，為顯性和隐性知識的分享創造條件。

• 政治意識

• 政治意識有助于項目經理根據項目環境群組織的政治環境規劃溝通。

經驗教訓登記冊

• 經驗教訓登記冊可以包含情況的類别和描述，經驗教訓登記冊還可包括與情況相關的影響、建議和行動方案。經驗教訓登記冊可以記錄遇到的挑戰、問題、意識到的風險和機會，或其他适用的内容。
• 經驗教訓登記冊在項目早期建立，作為本過程的輸出。是以，在整個項目期間，它可以作為很多過程的輸入，也可以作為輸出而不斷更新。參與工作的個人和*隊也參與記錄經驗教訓。可以通過視訊、圖檔、音頻或其他合适的方式記錄知識，確定有效吸取經驗教訓。
• 在項目或階段結束時，把相關資訊歸入經驗教訓知識庫，成為組織過程資産的一部分。
• 項目早期（建立），項目期間（不斷更新），項目結束（歸入經驗教訓知識庫）。
• 經驗教訓登記冊包含的内容

• 情況的類别和描述。
• 與情況相關的影響，建議和行動方案。
• 遇到的挑戰，問題，意識到的風險和機會，或其他适用的内容。

項目管理計劃更新

• 項目管理計劃的任何變更都以變更請求的形式提出，且通過組織的變更控制過程進行處理。項目管理計劃的任一組成部分都可在本過程中更新。

組織過程資産更新

• 所有項目都會生成新知識。有些知識應該被編撰，并在管理項目知識過程中被嵌入可傳遞成果，或者被用于改進過程和程式。在本過程中，也可以首次編撰或使用現有知識，例如，關于新程式的現有想法在本項目中試用并獲得成功。
• 可在本過程更新任一組織過程資産。