如今，随着市場競争越來越激烈，以及企業規模的不斷壯大，很多企業管理者開始應業務需要建立分支機構。即使是小型企業，也會有越來越多的業務人員常年在外地奔波。企業業務拓展更加自由的同時，也為團隊成員之間的資料互通、文檔共享創造了新的難題。
分支機構型企業文檔管理難題 /
No.1
文檔互動方式零散，版本管理混亂
由于隻能進行遠端溝通，團隊成員之間可能會通過郵件、即時通訊軟體、網盤外鍊等各種方式傳遞文檔。文檔經過多次反複修改與稽核之後，在協作成員的PC上都分散了多個文檔版本，久而久之，可能大家都不記得最終定稿的版本究竟是在郵箱裡還是湮沒在某個檔案夾下。
No.2
文檔缺少統一管控，經驗難以傳承
由于缺少行之有效的統一管理措施，文檔往往分散在員工自己的各種儲存設備中，不能被企業作為知識資産儲存下來。例如當有新人接手新的項目時，沒有辦法借鑒到以前類似項目成功運作的經驗。而這些寶貴的經驗也會随着員工的離職而消失。
No.3
擷取資訊不便，溝通成本較高
由于缺少統一的資訊共享平台，需要的資訊不知道該到哪裡尋找。例如銷售人員長期在外地拓展業務，往往不能确定自己手中的産品資料是否為最新版本，當需要新的方案、更詳細的參數、産品細節資訊時，往往不知道從何處擷取，有什麼類似的文檔可以參考。
針對這些企業文檔管理的難點，潤普作為資料安全與資料管理領域的領先企業，通過自主研發的潤普文檔管理系統為企業搭建了一個電子文檔集中管理的資源平台，能夠滿足企業日常文檔管理中的各種需求，極大地提升員工工作效率、提高文檔安全性和使用率。
通過在企業中心部署文檔管理平台，不論是企業總部辦公的員工，還是在外地辦事處、外地出差、居家辦公的人員，都能夠基于潤普搭建的統一平台，實作友善的文檔編輯、查找、分享、協作。
潤普文檔管理系統五大功能/
No.1
文檔集中管理
為使用者搭建了一個電子文檔集中管理的平台，系統提供個人文檔中心和企業文檔庫管理。文檔集中存儲在管理系統中，即使本地硬碟損壞，檔案丢失，還可以從文檔管理系統中下載下傳恢複。
No.2
檔案協同辦公
通過文檔線上預覽、線上編輯、标簽、評論、消息通知等功能，可提升文檔的關注度，使用平台搜尋引擎檢索時，排名更靠前，更容易被使用者檢索到；線上直接預覽檔案内容，可以确認是否自己要找的檔案；線上編輯檔案可以提高文檔的使用率和辦公效率。
No.3
文檔權限配置
針對一份文檔、一個檔案夾、一個項目組，可以配置設定通路權限，管控了檔案的知悉範圍，支援對文檔添加通路者，通路權限包含顯示、線上預覽、線上編輯、下載下傳、複制、建立、修改、删除，同時可以設定通路的有效期。
No.4
文檔共享管理
系統支援将文檔進行内部共享和連結外發，提高工作效率。文檔所有者可将個人文檔共享給其他同僚，并可配置使用權限，友善内部共享協作；文檔所有者可将文檔庫中的文檔，制作外部連結分享給外網或外機關使用者，并可對文檔的閱讀次數做限制；文檔所有者可将個人文檔開啟檢索共享，能被其他使用者全文檢索到，便于知識資産的共用。
No.5
文檔安全防護
系統提供完善的權限管理與安全機制，提供多層次顆粒度的權限控制，通過權限機制實作電子文檔的權限控制，確定檔案的上傳和使用有序進行，確定檔案的安全性。
經過不斷研發打磨，潤普文檔管理系統不斷疊代更新，功能愈加完善。并且與中标麒麟、銀河麒麟等市面主流的國産作業系統完成信創适配，滿足客戶的國産化需求。