你的企業是否存在知識缺口？
知識缺口——沒有對關鍵知識進行研究和記錄，以有效地傳播資訊，并教育企業内外的使用者——可能是尋求生産率最大化并最終實作利潤增長的公司的一個關鍵缺陷。知識（或資料、關鍵資訊等）是你的業務營運處于掌控或失控的關鍵。是事實将你和你的競争對手區分開來。這是你生意興旺的核心。
根據 Panopto 的調查，員工平均每周會花5個小時等待來自同僚或管理層的資訊，以便正确完成工作。
如果你想要填補這個空白，那麼答案就是知識共享。但在這種情況下，這到底意味着什麼呢？
什麼是知識共享？
知識共享是指企業着手識别和捕獲關鍵業務資訊，并将其有效地分發給所有使用者。這些資料通常對您的業務功能至關重要，如果沒有它，某些元素就會停滞不前。這可能包括從客戶資料（如聯系資訊）到财務或物流資訊、内部流程到如何使用指南的任何内容。知識共享是沒有界限的。
通常，這些關鍵資訊被劃分到一個部門，甚至一個人。當一個員工離開他們的崗位時，他們掌握的知識很可能被困在電腦裡（或者更糟——在他們的大腦裡！），而那些有望接任的人将努力保持同樣水準的生産力，因為他們要搜尋他們需要的資訊，學習流程，熟悉手頭的工作。60%的員工表示，要想從同僚那裡擷取資訊，僅僅是為了完成他們的工作職責所需的基本任務，“很難到幾乎不可能”。浪費的時間會迅速累積起來，影響企業的底線，意味着你正在輸給那些工作更快、更聰明的競争對手。
知識共享是您的業務可能遭遇的知識鴻溝的解毒劑。它不僅能提高你的工作效率，還能促進良好的内部工作文化，減少壓力，最終減少人員流動。生産力的又一勝利！
為了縮小知識差距，你可以做很多事情：
- 溝通：促進公司内部的溝通。這是提高知識共享的第一步。在你的業務中，沒有人是與世隔絕的，他們應該與每天接觸的人交流他們的日常實踐。
- 記錄：通過鼓勵你的員工記錄他們的知識和與他們的工作有關的任何關鍵資訊，你可以減少其他人能夠承擔新職責和應用他們新知識的時間。
- 例行公事：按照上面提到的溝通和檔案制定例行公事，可以讓員工養成保持工作效率的習慣。
- 集中：如果資訊存儲在許多不同的地方，那麼收集資訊是沒有好處的。建立一個集中的位置，所有的資訊都可以存儲和查找，這樣你的員工就不會浪費時間尋找他們需要的東西。
然而，您不必自己做這件事。有很多不同的工具可以幫助您減少業務的知識差距，并幫助您看到生産率的顯著提高。這些工具為您的知識共享提供了各種功能，可以幫助簡化過程，并鼓勵您的員工盡可能保持最好的文檔。
其中一些特性可能包括：
- 版本控制/稽核跟蹤：允許您通路同一文檔的多個版本，并在出現任何問題時傳回。
- 進階搜尋功能：進階搜尋功能，使您可以輕松地找到您正在尋找的确切資訊。
- 類别管理：通過類别和子類别輕松建構檔案。
- 通路級别：設定誰可以或不能通路某些檔案或類别的規則。
- 格式化：例如代碼塊、嵌入、表和附件。
- 內建：将您的知識共享工具與其他程式內建以進行資料輸入。
- 雲備份：給你的想法自動備份所有文檔。
如果這些功能看起來對您的業務有好處，那麼有幾個不同的工具值得考慮。知識共享工具可以有各種形式和規模，例如管理消費者資料的 CRM 程式，或告知使用者和員工如何使用技術服務的知識庫。這裡有一些你可能想要考慮提高你的業務功能：
知識庫
像Baklib這樣的知識庫是一個靈活的協作文檔平台，其中存儲的知識有利于客戶和最終使用者。這通常用于為 SaaS 産品和其他服務的客戶提供自助服務，這些服務通常提供基于服務站點的系統。它的目的是減少團隊的壓力，讓使用者更容易獲得所需的資訊。知識庫提供了一種結構化的文檔形式，使建構知識庫的人員更容易進行協作和改進。
Baklib使用位址：https://www.baklib.com/
社交工具
像 Hootsuite 和 Conversocial 這樣的社交工具讓你能夠跨多個管道（如 Facebook， Twitter 等）管理你的客戶參與。如果您選擇通過您的社交媒體提供客戶服務，社交工具可以更容易地記錄對話并快速有效地解決問題，并提供與您的其他業務系統的內建，使您能夠檢視客戶參與的曆史。您可以設定團隊和使用者通路級别，甚至為特定使用者配置設定通信。
客戶關系管理（CRM）
您可能熟悉客戶關系管理工具，如 Salesforce 或 Dynamics。CRM 的目标是能夠有效地管理客戶資料，并跟蹤他們在銷售周期中的進展。這提高了您的企業對客戶的透明度，并幫助他們了解行為和典型客戶購買所需的時間。雖然不是所有的 CRM 系統都是平等的，都依賴于您的業務需求，但典型的功能包括機會管理、分析和客戶生命周期報告。
在選擇哪些知識共享工具對您的業務最有價值之前，您必須評估您的需求并了解您的公司的知識缺口在哪裡。是以，任何新工具的實作都必須引入新的過程和規則。制定一個行動計劃，并與你的團隊在一個現實的時間段内擴充引入。在公司内部養成知識分享的習慣可能需要時間，但從長遠來看，這将帶來優異的投資回報率，并使你領先于競争對手。