如果您的合同管理活動會增加成本并使您的公司面臨不必要風險，那麼确實沒有必要堅持了.那麼，為什麼您的組織仍在使用手動流程？ 數字合同管理要好得多——越來越多的公司及其合同經理都表示同意。
根據 World Commerce and Contracting（一個在全球擁有 70,000 名成員的貿易組織）最近進行的一項會員調查：
- 81% 計劃實施合同自動化；
- 84% 的人經曆過簡化合同的壓力；
- 48% 經曆面臨與價格變化和傳遞條款相關的挑戰。
現在是擺脫手動流程限制的時候了！ 這是優化财務和營運績效及業務增長的關鍵.通過數字合同管理，您可以全面了解合同管理生命周期，監控每個階段的進度。
自動合同管理確定您的團隊通過其自定義使用者通路權限、電子簽名驗證和自動保留計劃滿足合規标準.此外，還可以為您節省資金，因為自動準許和續訂通知可以確定您不會為不再使用的服務的自動續訂付費、繼續為已取消的合同付費或讓基本合同失效。
數字化如何成為有效合同管理戰略的基石
1.為了更快地從想法到契約，您可以：
簡化合同制訂過程的機制；
使用合約模闆加速和規範合約建立；
采用一緻的合同結構；
自動通知項目重要事件和續訂期限；
使用有效的電子簽名；
確定授權的遠端員工可以随時随地處理合同。
2.要建立清晰的可審計記錄，您可以：
輕松跟蹤誰同意什麼以及何時同意；
維護所有版本并記錄更改以及更改者；
確定已簽署的合同安全且不可更改；
以具有備援備份的安全電子形式存儲所有合同、草稿、圖檔和協定；
保護機密的合同資訊。
3.要識别趨勢、發展洞察，您可以：
確定以一緻的流程開發和執行合同，并安全地存儲在中央資料庫中以供立即通路；
識别未完成合同中的業務風險和機會，并利用這些情報來推動業務決策。
自動化和保護合同管理流程的風險/回報是巨大的。不再依賴 Excel 電子表格或記在某人月曆上的筆記.通過每一步自動化，您可以避免延誤、對不再使用的服務和商品及時停止付費、改善團隊協作。
文檔管理降低您的營運成本
正在尋求降低成本和最大化生産力方法的 CFO 和 CIO 已經知道，良好的文檔管理在幾個月内就能收回成本.數字文檔管理（有時稱為“企業内容管理”或 ECM）通過自動化工作流程和消除耗時的手動任務來減少工時和成本。
在研究投資文檔管理的成本效益的 ROI 研究中，Nucleus Research 發現中小型企業 (SMB) 每花費 1 美元可獲得 8.55 美元的回報。他們的報告揭示了中小型企業開始節省每一美元并赢回員工時間的主要好處和最佳實踐。節省營運成本的五種方法：
1、倉儲成本
從基于紙質的流程切換到數字文檔管理，意味着您不再需要支付在現場或場外存儲和維護業務記錄的硬拷貝的費用。
2.影印和印刷費用
數字文檔管理消除了列印和歸檔紙質文檔的需要.在當今的遠端工作環境中——數字檔案可以安全、即時地共享——這就是我們所需要的——而不是列印副本。
借助文檔管理系統，從信件和電子郵件到發票和合同的所有内容都以數字格式存儲.這些電子文檔的目前副本存檔在系統的集中存儲庫中，可供所有授權使用者使用.版本控制確定每個人都在處理一個單一的、最新的文檔.結果就是您的員工可以節省時間，您的公司可以節省列印、耗材和裝置方面的資金。
3.員工時間
員工花在存儲、檢索和共享文檔上的時間更少.使用手動紙質系統需要幾分鐘或幾小時才能完成的任務，使用數字文檔管理系統隻需幾秒鐘.這對人力資源部門來說是一個巨大的優勢.他們可以簡化招聘流程； 自動化所有入職任務； 保護加密存儲庫中的員工檔案，以滿足隐私和監管要求； 并監控他們的績效評估時間表.HR 員工還可以通過使用 Web 表單捕獲員工資料來消除備援資料捕獲。
4.業務流程成本
自動化工作流程簡化了會計、銷售、客戶服務、人力資源和其他部門的業務流程.利用優化的工作流程管理系統可以加快收款速度、降低采購成本、提高客戶滿意度并提高員工保留率。
5. 安全和災難恢複成本
當您使用基于雲的解決方案時，備份您的文檔是一件輕而易舉的事。DocuWare Cloud 等文檔管理系統通過文檔和通信加密保護關鍵業務資訊；客戶資料與系統資料分離；安全的資料存儲。
多個資料備援執行個體確定即使活動系統不可用也可以恢複資料。移動使用者也可以安全地通路必要的資料.此外，憑借強大的日志記錄和分析功能，組織可以記錄誰通路、更改或删除了文檔以及何時通路。