很多人都簡單的認為隻是在工作中的内容，才是‘項目’。其實不然，如果我們仔細去思索，就會發現我們生命中每個不可或缺的部分都可以稱為一個項目，比如說我們職業生涯的規劃、畢業論文、一次長途旅行旅行、照顧家庭、教育孩子等等，都是項目。
如果把這些都定義為項目的話，人生的項目一定是數不過來的。更可怕的是，不管你前一個項目是否結束，是否結束，後一新項目都會強行進入，這可比老闆的要求嚴格多了~
項目管理的主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來，通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一種消滅壓力的高效工作方法。
把任何你需要跟蹤或者記住或者做的事情記在Allen稱之為‘水桶’的地方：一個收件箱，電子郵箱，錄音帶，筆記本，PDA，或者它們的組合。把你腦子裡的任何東西都拿出來放到你的搜集裝置裡，準備好做下一步的處理。每星期所有的水桶都應該被至少清空一次。
批次處理應該是最實用的提高效率的方式，舉例：
把需要電話解決的事情，比如說5件，列在一起，然後一次性全部打出去，比把5個電話分散到上午打2通、下午打3通，效率要高，為什麼呢？
因為這樣合并了每次打電話的啟動成本和結束成本，不知道你有沒有這樣的體驗：1、打電話前除了準備好要說的内容，還要準備好打電話情緒和狀态（從工作的煩躁狀态切換到跟客戶打電話的熱情飽滿狀态）。2、要把目前的工作放下，去打電話，然後再切換回剛才的工作，這也是非常大的成本，有的時候狀态很難再切換回去，挂掉電話之後就不想再寫剛剛開了頭的文檔了。
是以，批次處理就是讓你一趟地鐵直達，而不是換五趟地鐵才到~這樣一來，效率自然提升不少。
時間管理的出發點，在于學會處理事情的優先次序，先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急” ──也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。請看下圖。
第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。
第二象限是重要但不緊急的事。比如，包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加教育訓練、向上級提出問題處理建議等等。
第三象限屬于不緊急也不重要的事。既然不重要也不緊急，那就不值得花時間在這個象限。
第四象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們産生“這件事很重要”的錯覺──實際上就算重要也是對别人而言。電話、會議、突來訪客都屬于這一類。我們花很多時間在這個裡面打轉，自以為是在第一象限，其實隻是在第四象限徘徊。
現在我們不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特别小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的差別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目标，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。
要學會把時間花在第二象限，做重要而不緊迫的事。那樣才會減少重要的事進入第一象限，變得緊急。
案例：一個價值2.5萬美元的建議
曾經有位效率研究專家艾伊貝?李，他給當時的美國史卡魯鋼鐵公司的總裁查魯斯一個時間管理的建議，結果查魯斯因為這個建議給了艾伊貝?李一張價值2.5萬美元的支票，那是為了感激李給他的這個神奇的建議，那麼這個建議是什麼？讓我們來揭開這個謎底。
原來，查魯斯每天忙于公司中繁複的事務，他是一個追求完美的人，但是事無巨細，他一個人怎麼可能管得過來，于是很多事情最後都不能有效地做下去。
而李的這個建議正是：
1．不要想把所有事情都做完。
2．手邊的事情并不一定是最重要的事情。
3．每天晚上寫出你明天必須做的事情，按照事情的重要性排列。
4．第二天先做最重要的事情，不必去顧及其他事情。第一件事做完後，再做第二件，依此類推。
5．到了晚上，如果你列出的事情沒有做完也沒關系，因為你已經把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做。
于是，查魯斯按照李給他的建議試了一段時間，誰知效果非常驚人。當然，你也可以試一下李的建議！
時間是永遠守恒的，怎樣才能在有限的時間裡做更多有效的事情？答案就是，永遠做重要而又不緊迫急的事。
GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。
收集：就是将你能夠想到的所有的未盡事宜（未整理的念頭）（GTD中稱為stuff）統統羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的檔案夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。
整理：将stuff放入inbox之後，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。将這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理，對于不能付諸行動的内容，可以進一步分為參考資料、日後可能需要處理以及垃圾類，而對可行動的内容再考慮是否可在兩分鐘内完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織 。
組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那麼需要将其細化成具體的工作。
GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進一步的細化，比如按照地點(context)（電腦旁、辦公室、電話旁、家裡、超市）分别記錄隻有在這些地方才可以執行的行動，而當你到這些地點後也就能夠一目了然地知道應該做那些工作.
回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確定GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。
GTD認為人生最大的不安的來源不是事情太多，而是有很多事情你該做卻沒有做，你跟人說了你要做卻沒有做。GTD就是要確定你所有該做的事情都做到。DavidAllen認為，壓力不是來自任務本身，而是任務在大腦裡的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵觸。我們要做的，就是逐一清點大腦裡的這些事務，将所有未盡事宜通通捕獲并收集在大腦之外的檔案系統中，比如實實在在的工具籃、紙質記事簿、電子記事簿和郵箱等。GTD的理念在于隻有将你心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一步的計劃，你才能夠心無挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。GTD 其實就是兩點：
1. 清空你大腦的記憶體： 通常一件事情在你腦袋裡所占的空間大小和你現實中已經完成多少成反比。把所有要做的事情分門别類，另外 存放在一個邏輯性強而又可靠的系統中去。大腦是用來思考的，不是用來記事的。我們的大腦每天耗費太多時間提醒我們該做又沒做 的事情，應該把大腦從這種思維中解放出來。
2. 把任何任務和項目具體成行動： 不管是什麼任務項目，我們要問的問題是下一個動作是什麼？隻有這樣才能把計劃具體化，才能讓我們随時把握該 做什麼。這樣一來，在一個給定時間具體采取一個給定行動（action）的時候，我們才能做出最好的選擇，而且對自己的行動選擇有信心。
GTD的核心理念在于隻有将你心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一步的計劃，你才能夠心無挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。
而當你總是有些事萦繞在心頭，懸而未決的時候，你要麼就是會不時地想起它而影響現在的工作，要麼就是會忘記了去做。
而GTD通過将所有的這些事都羅列出來再進行分類，确定下一步的處理方法，将所有這些懸而未決之事都納入我們可控制的一個管理體系中。
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