2018年OA系統深度解析：OA辦公系統都應該具有哪些功能子產品

OA系統對于一個新手來說，很多人都弄不清楚都應該具備哪些基礎的功能子產品，哪些子產品是在企業的辦公過程中使用的頻率最高。

據軟體協會公布2017年OA系統軟體使用報告統計，企業在使用OA系統的過程中使用最多的子產品有3個部分，流程管理、公文管理、資訊釋出3個功能子產品，這其中人力資源、财務、業務部門的OA資訊化内容流轉程度最高。

OA系統經過30年的發展，功能需求變化已經日新月異，但是企業辦公的基礎需求基本一緻，OA系統基礎功能有16個子產品，這16個子產品基本可以滿足政府、企事業機關的辦公需求。

企業CIO在選型的時候，不妨自己可以到各個OA系統廠商的試用網址進行功能試用。

目前國内提供免費OA的有

點晴OA

，提供線上試用付費OA系統的有泛微OA、緻遠OA、華天動力OA、藍淩OA、金和OA、通達OA等。除點晴OA以外，其他OA系統的試用都需要使用者先進行注冊，OA系統廠商通過這種方式得到使用者資訊，與使用者聯系後發放免費試用測試賬号。點晴OA官網則無需注冊可以直接試用。

1 、通知公告

企業使用較多的功能就是通知和公告，這個基本上是企業全員使用的一個功能子產品，OA系統的通知公告包括起草、稽核、釋出，提醒、浏覽、回複、檢索7個小功能應用。

2 、檔案公布

OA系統的檔案公布功能是企業使用頻率較高的一項子產品，同時也是全員使用的頻次較高的功能，檔案公布包括檔案的起草、稽核、釋出，提醒、浏覽、回複、檢索7個功能小子產品，這個功能與通知公告功能相近，但是檔案公布通常會附傳文檔附件，目前市面上主流的OA系統基本都支援WORD格式的線上閱覽。

3 、檔案交換

OA辦公系統革新了企業傳統辦公的紙質檔案的交換形式，以電子文檔的方式實作了部門與部門，部門與個人，個人與個人三者之間的資料發送、接收、提醒、資料的分類入庫。滿足了企業檔案互動的辦公需求，同時也是無紙化辦公的重要進步。

4 、資訊釋出

OA系統都會支援欄目自定義、内容和樣式自定義、流程與權限自定義、資訊展示位置自定義，支援線上編輯和圖文混排，支援Word和Excel的直接粘貼拷貝。

企業在使用資訊釋出功能時，自定義功能是OA系統發展随着企業發展變化的重大變革，既符合企業發展所需，同時也是OA系統進化的重要步驟。

5 、資料中心

OA辦公系統的資料中心，是企業資料分類存儲的重要功能子產品，從管理者的角度，資料中心是管理背景的重要功能子產品，資料分類的建立，資料的添加、修改、删除、共享、檢索，相關系統的資料入庫管理，支援word、pdf、excel、ppt、html等類型文檔的全文檢索。

6 、流程管理

OA系統真正能夠形成體系，幫助企業形成競争力的主要是企業對“工作流”的應用。OA系統最基礎的應用之一就是工作流程的管理。

OA辦公系統的流程管理主要用于對日常辦公審批流程的處理，它可通過申請、上報、審批、發放等流程動作來設定工作流程并對其進行查詢和監管等。常見的流程包括發文、收文、業務審批，内容起草和制發、檔案傳閱、批示處理、工作請示、工作報告、工作交辦，部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報帳、請假等。主要功能包括：待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監控。

工作流說起來“複雜”，實際應用更為複雜，筆者測試過點晴OA、泛微OA、緻遠OA、藍淩OA、通達OA、金和OA、華天動力OA，每家公司的工作流設定都非常有特色，從技術手段上看，點晴OA不但是永久免費的，而且工作流程可視化操作界面最為易用，無需程式設計就可以設定工作流程，對于使用者來說親和度最高。

7 、辦公用品管理

辦公用品管理部分，一般是行政部門或者采購部門使用較為頻繁的一個功能，行政部門負責計劃，采購部門負責按照計劃進行辦理，而财務部門負責監督，是以辦公用品管理的子產品功能又包含辦公用品入庫、出庫，辦公用品申購、申領、審批，辦公用品的修改、删除、檢視詳細。以上3個部門對這個子產品的使用的頻次最高，至于個人的辦公用品申請功能實際可能是每個月一兩次而已。這是傳統的紙質辦公用品申領搬移到OA系統，申領查詢更為便捷。

8 、客戶關系管理

這個功能子產品，多是業務部門在使用，早期OA系統出現時，王志東的點選科技的OA系統就包含了客戶關系管理部分，是以客戶關系管理成為OA系統的一個傳統子產品保留了下來。

客戶關系管理系統是企業與客戶交往過程中所形成的客戶資訊資料，企業自行定制的客戶信用分析報告。建立合格的客戶檔案是企業資訊管理的起點，是企業日常基礎性工作。

客戶關系管理系統包括建立、閱覽、提醒、檢索等功能，現在釘釘的銷幫幫CRM的功能基本上就是客戶關系管理系統。

9 、人力資源管理

OA系統的人力資源管理是專業HR版本的簡化版本，一般隻滿足企業人力資源部門的基本人力資源管理所需，如果是專業級别的人力資源公司使用，那就要購買專業的HR軟體。人力資源管理包括人才資訊庫管理、招聘管理、公司或部門用人申請、公司用人彙總、人事檔案管理。

很多公司在選型OA系統時，CIO主管都會咨詢人力資源部門的需求，而人力資源部門在提供需求的時候，大多都是參考專業HR軟體的功能進行功能定義，這個是不現實的，目前國内的OA系統軟體都達不到專業級HR軟體的作用，一般隻能滿足人力資源基本功能所需。提醒CIO在選型OA系統時，千萬不要掉進“人力資源管理”陷阱。

10 、個人辦公

OA系統的個人辦公部分，實際上是個人自我計劃管理部分，是滿足自我學習和自我監督的重要功能子產品，個人辦公包括計劃任務管理(任務的建立、跟蹤、任務回報與提醒);個人日程安排與提醒，通訊錄管理、短消息發送、接收、回複與提醒等。

個人辦公功能目前在移動辦公端使用頻率較高，企業員工可以通過個人辦公進行自我時間管理，對個人計劃進行閱覽、修正。是企業員工使用較多的功能。

11 、電子郵件功能子產品

企業郵箱功能，是企業内部與内部、内部與外部之間聯系的一個橋梁，通過公司自己的OA系統電子郵件功能，可以統一對員工的業務郵件進行統一管理，既統一提升企業形象，又有助于業務資訊的管理，防止重要客戶資訊丢失，電子郵件功能子產品包括建立郵件、收件箱、草稿箱、發送箱、已删除郵件。

企業電子郵件功能可以統一網址字尾，讓員工有歸屬感，同時也可以提升企業在客戶眼中的價值地位。

12 、網上論壇

網上論壇部分，實際上公司内部知識分享，内部社交的重要闆塊，人力資源部門會比較重視網上論壇功能需求，企業可以可以自行設定分論壇和議題，為員工提供了一個資訊交流、溝通和問題讨論的空間，實作開放、平等、自由的談論和發言，企業管理部門也可以進行咨詢、解答和收集意見。

網上論壇部分一般也是OA系統生成個人門戶的重要内容闆塊之一。

13 、事務管理

OA系統基礎功能還包含事務管理子產品，這個子產品包括留言回複、車輛管理、會議室管理。留言版在系統裡面提供了一個實名和匿名方式的留言管理功能。出車管理、加油管理、維修管理、駕駛員管理。會議室的使用申請、查詢、管理等。

14 、考試管理

考試管理是企業知識管理和知識學習的重要闆塊内容，早期的OA系統在定義的時候，都會強調知識管理的功能，實際上就是考試管理部分，考試管理一般包含自定義的考試系統，包括考試題目管理、試卷管理、閱卷管理、試卷的評分。

OA系統實際上是國内政府辦公的一個産物，考試管理在政務版尤為重要，政務從業人員可以通過這個子產品進行政務常識、廉政知識、法律知識等知識的學習。

15 、系統管理

系統管理功能使用最多就是OA系統的管理者，包括使用者、組織、欄目、權限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。其中權限配置管理功能是按照企業員工職能、職務進行權限配置設定的重要功能。

16 、OA辦公精靈（含PC用戶端和手機移動端）

這是由一個類似于微信或QQ的手機版APP、一個類似QQ的用戶端軟體構成，和OA辦公系統內建于一體，實作資訊的實時提醒和審批、線上使用者的顯示、簡易實時聊天功能，短消息顯示及回複等功能。

每個OA廠商叫法不同，點晴、泛微、緻遠、華天動力、藍淩、金和、通達等都具有這個功能子產品，這個功能應用于PC電腦端和手機APP端，使用者不需要啟動OA界面就可以直接通路使用OA。

OA系統還包含很多其他的功能，但是這16個功能子產品基本都可以滿足企業日常辦公所需，諸如個人門戶、微信整合、釘釘整合等都是根據企業所需進行增加或者删減。萬變不離其中，有了這16個功能子產品作為基礎，企業就可以根據企業業務的情況進行針對性的設計開發。