項目計劃修訂（下）

（本文是學習筆記，與大家分享）

三 、. 實作項目變更：

項目總是處于一種變化的狀态，在項目的開展過程中，不斷有來自管理層，團隊成員的加入和離開，新技術的出現等方面變更項目計劃的要求，你周圍的一切都在不斷地誘發你更改項目所關注的中心問題，改變你的項目視圖，不是一點一點的要求拓寬項目的範圍。

你必須抵制住這種誘惑，小的變更累計起來會導緻範圍的蔓延，項目變更，無論在開始看起來多麼小，但總是一個大的變更，堅定立場，并要求管理層，使用者和開發組成員堅持項目的起始視圖，蔓延時在範圍定義之後一點點增加範圍的内容導緻的，如果由于内部或者外部的原因必須對項目的範圍做出變更，你需要将變更通過變更控制系統來實作。

1.       由内部原因導緻的變更，當由于團隊内部的原因而導緻工期延遲，由于團隊的即興變更，産品的品質欠缺，沒有完成任務，而且這是不可避免的，項目經理可以采取一些措施來解決問題并保持進度，盡管有的變更不是針對項目的傳遞成果，但是這些變更卻對項目的按時完成，項目預算，期望的品質造成威脅，項目經理可以采取一些措施來促進保持進度的方法。

1.  啟用更多的資源來保證按進度表完成項目。

2.在PND中盡可能吧FS修改為SS。

3. 把技術高超的人員配置設定到關鍵路徑來加快進度。

4.把任務平均的配置設定給剩餘的項目團隊來保持進度。

5.為滞後的任務向上司層申請管理預留。

6. 将一部分滞後的任務轉移到項目中松弛的部分。

2.       由外部原因導緻的變更。當項目的延遲是由于外力所緻，如客戶，管理層或商業周期的原因時，項目經理要竭盡全力來抱着個項目如期按預算完成，但是通常同期延遲或支出增加時不可避免的，在這種情況下，項目經理必須依靠他的談判技巧并使用杠杆作用來確定獲得額外的資金，時間或者兩者兼有。

項目管理的鐵三角一定要牢記在腦子裡，鐵三角是等邊三角形，為保證項目成功，三角形的三個邊（時間成本範圍）必須保證互相平衡，如果項目中添加了新的傳遞成果，項目就會需要更多的時間或者成本，或者時間，成本兩者都需要，保證一個項目成功，三邊必須保持平衡。

如果項目的最後期限不可變更，但是由于可傳遞成果的變更給項目團隊增加了無法預料的壓力時，可請求新的資源，一天中隻能有這麼多個小時，對于項目經理來說，要求項目團隊的成員把這些小時都用來工作是不近情理的，在這種情況下，滿足項目變更要求的最直接的方法是增加額外的資源。

這意味着需要額外的資金，新的資源可能是一個顧問，也可能是一個顧問，一個獨立的承包商，或者從内部為團隊安排的新資源，無論是什麼方案，項目經理都必須快速教育訓練新的成員，讓他熟悉項目計劃，項目對他的要求以及他的任命何時生效等。

項目經理應該努力使新成員感到舒适，并歡迎他加入到項目中來，隻有不稱職的項目經理才會在增加一個新成員時，隻對他宣布任命，然後讓他來熟悉環境和工作，你必須對新的成員标示歡迎，把他介紹給大家，并解釋他為什麼會被推到前台，一個舒心，快樂的團隊成員将會比一個煩惱，被通知錯誤消息并且不确定他為什麼會在這裡的成員工作效率要高的多。

在有些情況下，項目的變更隻需要額外的資源，隻需要多一點的資金，在這種情況下，如果必須滿足可傳遞的成果，就不得不給項目配置設定額外的資金。

3.       協商層次結構 層次結構允許項目經理同意滿足項目範圍變更的新要求，但是可傳遞成果要以不同的日期來釋出，比如一個項目既要實作電子商務，也要實作桌面應用程式，那麼，可以分日期來進行釋出。通過這種途徑，項目經理由于有了更多的時間來使得他的項目團隊不斷地提供新的可傳遞成果而獲得了勝利，公司也獲得了勝利，因為每次送出的成果都是可用的。

4.       傳遞期限的延遲，當一個項目的範圍正在經曆重大的變更而且沒有額外的資源可以利用時，可能的出路就是隻有推遲工期了，在對你的項目的可傳遞成果做出了重要的功能增加的情況下，除了推遲，你沒有别的出路，首先你應該檢查PND來确定它是否存在比較寬松的環節或者是否有可以由SS而不是FS開始的任務。檢查過這些之後，項目經理必須認真地看一看項目的交工日期，如果期限不可行，那就必須增加額外的時間，你和管理層都不應該考慮項目的延遲，增加的可傳遞成果的變更擴大了項目的範圍，是以需要額外的時間來滿足這些變更。

四、 問題處理會議：

問題處理會議,顧名思義就是一個解決項目中出現問題的會議。每一個項目，無論是誰做的，都會遇到麻煩，他們總是這樣，關鍵路徑上的耽擱是負擔不起的，如果一個關鍵項目上的活動耽誤了3天，那麼整個關鍵路徑都要向後推遲3天。在問題處理會議上可以處理有關團隊，廠商，技術或者是一些關鍵人員的問題來找到解決方案，可以用集體讨論來尋求不同的方法，并同時對與PND有何差别做出比較，問題處理會議是一件嚴肅的事情，這個會議使得你可以快速，準确地把項目拉到正确地軌道上，問題會議可能會持續幾天甚至幾周，在會議的最後你應該形成一個對問題的分析和解決問題的計劃，這個計劃使得你對問題有了新的解決方案，同時這個計劃還應該包括這些新的解決問題的方案将對關鍵路徑上的剩餘任務産生怎樣的影響，召集團隊并與他們讨論你已經得到的解決方案，向他們解釋這樣安排計劃的理由，然後為隊員配置設定具體的實作任務。

五、              推遲項目，每個組織内部都會有項目被建議砍掉的時候，如果你不幸遇到這樣的事情，那是一件痛苦的事情，整個團隊一直在努力着的項目，說被砍掉就被砍掉了，你為之付出了很多的心血，總有一天會面臨這樣的問題。不過還有一個政策可以試一下，來試圖征求項目免遭從公司的計劃中被砍掉的命運，那就是說服公司推遲，而不是砍掉這個項目，項目計劃的推遲不等于項目的砍掉，推遲是公司的管理層同意你的項目仍然活着，将來有一天是會被撿起來的。一個進展良好的項目被砍掉的典型原因是缺乏資金，你的公司正處于低迷時期，管理層有責任對企業的項目采用優先級管理的方式，如果你的項目的優先級比較低，管理層很容易消減項目經費，有些項目經理，當他們感覺到項目要被砍掉時，他們就會立即盡可能的花掉項目的可用資金來確定項目的技術實作，如果你覺得這樣做有些卑鄙，那是因為他确實如此，這不是一種好的項目管理技術，因為，沒有遵守項目計劃和項目預算，硬體已有，可能缺乏人員來開發，可能是對公司的資金的一種浪費，如果上司想中止項目，他們有最終的決定權。作為項目經理應該繼續做你的項目，知道有人通知你項目暫停，如果你和項目發起人有很好的工作關系的話，你應該和他讨論項目被取消的可能性，這是無可指責的，當你确實聽到項目被暫停的消息時，首先找出項目被停的原因，理由，如果是經濟問題，可以将這個項目調整為非活動狀态而不是砍掉。一旦這個項目被正式推遲，你不得不委婉的把這個事情告訴項目團隊成員，如果上司層允許的話，可以告訴隊員們被推遲的原因以及何時可以重新開始這個項目。做好目前所做工作的備份并把他儲存在安全的地方。

a)         因對供應商的推遲 如果你的項目的全部或者部分是外購的話，你可能會面臨供應商不能按進度傳遞的問題，在這些情況下，你必須立即拿出嚴厲的，老練的并有理有據的态度來催促他按期完成，你可以使用下列的方法：

l審查一下與供應商的合同，以便于确定如何做

l 審查他們的實作情況并提出他們可以實作的建議來彌補被延長的時間。

l明确告訴供應商他的延遲會給項目的範圍和完成日期造成的影響。

l如果與供應商達成了妥協，及時通知管理層和項目的客戶。

b)        重建管理層的支援，如果項目已經晚了一個月還沒有完成，預算也用完了，那麼請想一下造成今天的局面是什麼原因，範圍是否變更，團隊的核心人員是否中間離開了團隊，開始時有足夠的資金嗎，管理層一般不喜歡聽到壞的消息，但是你不得不去告訴他們這一點，最好的辦法就是追根就地找出問題的根源并告訴管理層問題所在，提前準備好你所需要的文檔，千萬不要帶着問題去見管理層，除非你有了問題的解決方案，管理層希望看到的是有價值的東西和解決方案，而不是你的項目的問題。用最清晰，直接的語言說出問題的所在，然後用同樣清晰地詞語解釋為什麼會發生這樣的問題，如果是你的過錯，那麼誠實是最好的政策，如果問題是由于項目的範圍變更引起的，那就不說自明了，或者明顯由于超出了你的控制範圍的其他原因導緻這個結果的話，那也要讓管理層知道。一旦你捅除了糟糕的消息并表現了你的誠實，陳述了引發問題的直接原因，并提出了解決問題的計劃，你實際上是在一次向管理層兜售你的計劃，讓管理層回想起這個項目的價值，公司對此項目投資的意義，以及到目前為止公司已經投入的人力、物力，盡管投入的錢已經成為沉澱成本，但是很難忽略這個項目。如果這些主管統一繼續支援你的項目，你将不得不重建他們對你的信任，要重建他們對你的支援，你的證明給他們看你是否有能力上司項目團隊來完成這個項目，你的證明給他們看你是有能力管理好這些投資的。最後還得證明給他們看在經曆了到目前為止的所有這些之後，你自己是有能力完成這個項目的。再次開始時，召集你的團隊成員并與他們讨論為什麼事情會偏離軌道，找到你使團隊失望的原因，或者團隊成員互相失望的原因，解決這些問題并許諾這些再也不會發生，你的回頭看一下WBS和PND，找出究竟是什麼任務拖了後腿以及如何重新組織隊員再次充滿幹勁地開始新的計劃。

c)        專注和重新專注 當準備好了變更的計劃，為了把項目繼續進行下去，你需要重新振作團隊的士氣，為繼續項目計劃而鼓足幹勁。現在你的項目經理角色必須更加積極，更加有力以確定項目團隊不會對所做的變更感到氣餒，你得和受到這些變更影響最大的團隊成員談話，確定他們願意繼續投入并一如既往的支援，你還需要提高和團隊成員以及管理層交流的水準。你得讓哥哥部分都知道你的項目的進展情況，以及你對項目的始終如一的投入，有些項目經理出于難堪或者挫折感的原因而在對項目做出變更之後保持低調，不想讓其他人知道太多，這不是一個好的做法，因為你現在就是需要讓别人看到，聽到。

d)        恢複承諾，對項目計劃所做的變更，不管是不是由于你的過錯造成的，都要求你也要相應的改變，在做過項目管理中最讓人氣餒的變更計劃之後，你需要向看待最初的項目視圖一樣重燃激情。事實上，項目管理事務并不是意見令人興奮地事情，但是正是這種日常事務以及不斷對已經完成和将完成的工作進行總結，使得項目不再是貼在白闆上的固定計劃，而是成為活生生的工作，重燃你的激情，恢複你對項目的投入，帶領你的團隊走向成功。