如何打牢辦公自動化的“基礎”？

辦公自動化oa軟體的選型成功與否，軟體本身的優劣以及是否選型準确是其中的重要影響因素。企業如果對這些前期的“基礎”都不能打好，又何談後期的成功實施

企業打好基礎，需要從兩個方面來進行：

第一方面：梳理需求

從選型方面說，使用者最應該做好的首要事情就是：理清自己的需求。無數的辦公自動化oa軟體選型文章在列出一條條“選型原則”告誡使用者時，把建議使用者了解自己的需求排在 第一位。可是實際情況中，仍然有很多企事業機關并沒有清楚了解自己的需求，而隻是覺得，應該提升一下企業管理了；應該建設一下企業資訊化了；同行企業上馬 了新的oa系統，效益得到了提高，我們也不能落後了。。.。。.。等等諸如此類的理由。有些使用者呢，稍好一些，最起碼有需求的輪廓：上馬一個oa系統管理一下公司的銷售部門；購買個oa系統解決一下跨地域辦公的問題；需要oa系統來幫我管人事、管項目管理等。

那具體的業務流程呢？管銷售有具 體的商機管理流程，管項目有具體的項目實施流程和方法，管報帳有具體的報帳流程和制度。。.。。.。每個企業都應該有自己獨特的業務流程，這些業務流程也 正是企業核心價值所在。現實情形卻是另一幅畫面：到了項目實施時，使用者才發現，這些流程都沒有好好梳理過。每個員工隻管自己眼皮底下的固定工作，上司隻用 來開會和救火，真正能夠管控流程的人沒有。

是以正确的做法是，企業首先确定自己的管理制度和方法，繼而理順業務流程，接着選型時尋找可實作 自己業務流程的oa産品，這樣當然辦公自動化oa軟體實施就容易成功得多。軟體說白了隻是輔助的工具而已，用自動化的智能手段幫助管理者提高管理效率和易于管控。如 果像有的管理者，隻是依賴于管理軟體出流程出方法，那就本末倒置了。必然會導緻項目實施的失敗。

第二個方面是軟體本身要足夠靈活

使用者需求确定，那麼就為成功實施開了一個好頭。同時，如果oa自身靈活，可支援使用者個性化、自定義的業務流程和要求，那麼實施的成功率自然又提高了許多。就拿宇博辦公自動化軟體oa來說吧，從電子表單到業務流程的設計都支援使用者自行設計和建構。隻要使用者理清了自己的流程和管理制度，很快就能在oa系統中落實。繼而通過oa系統的自動流轉，把每個流程自動推送到負責各個節點的參與人面前。同時實施的過程也是流程再造和優化的過程，當使用者在具體實施流程 時會很容易發現流程有不合理、效率低、責任不明确的地方，正好利用這個機會進行更新和優化。

以前的流程運轉完全靠人工管理，現在依靠oa系統，上司進入系統就可以精準地管控，了解流程停滞在哪裡，在哪裡被堵住，責任到人，再也不會發生踢皮球的情況。哪怕上司外出不在公司，移動版本也可以實作跨地域的協作和管控。

在宇博軟體的客戶中也有許多需求不清晰的使用者，他們往往實施時才發現從來沒有真正梳理過自己的業務流程，原來員工做事情都是按慣例，而這個慣例是否合理，是否形成了業務規範，從來沒有考慮過。有的使用者實施前還對自己的需求不以為然，覺得不複雜，可通過實施現場的不斷梳理，最後竟做出了複雜的業務流程，使用者自己都沒有想到。不過，幸好的是他們試用的宇博oa産品有着強大的工作流引擎，支援個性化，否則遇到這樣的項目很有可能即遭遇失敗的結局。

總結：

隻有打牢了地基，建的房子才會夠高夠牢固，住的也才安心。辦公自動化oa軟體的實施也是如此，隻有把需求梳理軟體本身的靈活性都把握好了，系統的實施才會有足夠高的“基礎”來支撐。

本文轉自d1net（轉載）