系統內建項目管理之項目采購管理

14.1采購管理的相關概念和主要過程

14.1.1采購的含義和作用

    采購是從項目團隊外部獲得産品、服務或成果的完整的購買過程；

    采購必須滿足技術和品質的要求，同時滿足經濟性或價格合理的要求。

14.1.2采購管理的主要過程

    編制采購計劃；編制詢價計劃；詢價、招投标；供方選擇；合同管理和收尾；

14.2編制采購計劃（受進度計劃影響最大）

14.2.1用于采購計劃編制工作的技術、方法

    自制/外制決策分析；專家判斷；合同類型；

    自制、外購決策分析

    确定項目的哪些産品、成果、服務是外購還是自己提供，進行風險轉移；

    考慮所有相關的成本，無論是直接成本還是間接成本。

向專家進行咨詢

    專家來源：項目執行組織中的其他機關；顧問；專業技術團體；行業集團；

    合同類型：固定總價合同；成本補償合同；時間和材料合同；

    成本補償合同分類：成本加酬金合同、成本加強定酬金合同、成本加鼓勵酬金合同。

    時間和材料合同是固定總價合同和成本補償合同的混合類型。

14.2.2采購計劃編制工作的輸入、輸出

    輸入：範圍基準（範圍說明書、wbs、wbs字典）；項目幹系人的需求文檔；合作協定；風險記錄；與風險相關的合同決定；活動資源要求；項目進度；活動成本估計；性能價格比基準；事業環境因素；組織過程資産；

    輸出：采購管理計劃；采購工作說明書；

    采購管理計劃描述從形成采購檔案到合同收尾的采購過程。

    采購管理計劃的内容：采用的合同類型；是否采用獨立估算作為評價标準，由誰及何時進行獨立估算；标準的采購檔案；管理多個供應商；協調采購與項目的其他方面，如進度與績效報告；能對計劃的采購造成影響的任何限制和假定；處理從賣方購買産品所需的提前供貨期，并與他們一起協調項目進度制定過程；進行“自制/外制”決策；确定每個合同中規定的可傳遞成果的日程安排；确定履約保證金或保險合同，以減輕項目風險；為賣方提供指導；确定用于采購或合同工作說明書的形式和格式；确定通過資格預審的賣方；管理合同和評估賣方的衡量名額。

    采購工作說明書描述了由賣方提供的産品、服務、成果。每個采購工作說明書來自于項目範圍基準，定義了與采購合同相關的部分項目範圍。

14.2.3工作說明書（sow）

l 工作說明書概念

    工作說明書（sow）是對項目所要提供的産品、成果、服務的描述；内部的工作說明書叫任務書。

l 工作說明書編寫要求

    基于業務需要、産品、服務的需求；

l 工作說明書内容要點

    前言；服務範圍、方法；假定；服務期限；工作量估計；雙方角色和責任；傳遞資料；完成标準；顧問組人員；收費和付款方式；變更管理等。

l 工作說明書與範圍說明書的差別

    工作說明書是對項目所要提供的産品、服務的叙述性描述。

    項目範圍說明書通過明确項目應該完成的工作而确定了項目的範圍。

14.3編制詢價計劃

    輸入：采購管理計劃；工作說明書；項目管理計劃；自制/外購決策；

    工具和技術：标準表格；專家判斷；

    輸出：采購檔案；評估标準；工作說明書（更新）；

14.3.1常見的詢價檔案

l 方案邀請書（rfp）

    用以征求潛在供應商建議的檔案；

（内容及格式）

l 報價邀請書（rfq）

    一種主要依據價格選擇供應商時，用以征求潛在供應商報價單的檔案；

l 詢價計劃編制過程常用到的其他檔案

    供應商意見書（request for information, rfi）；投标邀請書（invitation for bid ,ifb）；招标通知書；洽談邀請；承包商初始建議征求書；

14.3.2确定對投标的評判标準

    評價标準用以評價賣方的建議書或為其評分，評估标準可以是客觀的，也可以是主觀的。

    如果采購物品可以很容易從若幹管道獲得，這些管道提供的物品又是同質的，評估标準可僅限于采購價格。

14.4詢價

    詢價過程從潛在的賣方處擷取如何滿足項目需求的答複，如投标書和建議書；

    輸入：組織過程資産；采購管理計劃；采購檔案；

    方法和技術：投标人會議；廣告；制定合格賣方清單；

    輸出：合格賣方清單；采購檔案；建議書；

14.5招标

招标是采購的一種形式；

14.5.1招标人及權利和義務

14.5.2招标代理機構

l 招标代理機構的法律地位

    獨立于政府和企業之外，為市場主體提供招标服務的專業機構，屬于中介服務組織；其招标代理資格由國家招投标主管機關嚴格認證。

l 招标代理機構的權利和義務

    權利：組織和參與招标活動；依據招标檔案規定，審查投标人資質；按規定标準收取招标代理費；

    義務：維護招标人和投标人的合法利益；組織編制和解釋招标檔案；接受國家招标投标管理機構和有關行業組織的指導、監督；

14.5.3招标方式

l 公開招标、邀請招标

    公開招标：指招标人以招标公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投标；

    邀請招标：指招标人以投标邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投标；

14.5.4招标程式

    公開招标的釋出招标公告；邀請招标的向3個以上具備承擔招标項目能力資信良好的特定法人或組織發出投标邀請書；根據需要組織潛在投标人踏勘現場；投标；開标；評标；确定中标人；訂立合同；

14.5.5投标

14.5.6開标、評标和中标

14.5.7相關法律責任

l 法律責任概念

    某人或者某機關等法律主體因自己的不當言行、或過失、或關聯關系而承擔的相應的行政責任、民事責任或刑事責任。

l 招标人的責任

l 投标人的責任

l 其他相關人的責任

14.6合同及合同收尾

14.6.1采購合同管理要點

    指導與管理項目執行，授權承包商在适當的時機開工；績效報告；品質控制；整體變更控制；風險監控；

    合同管理的目标：保證合同的有效執行；保證采購産品及服務品質的控制；

14.6.2合同收尾

l 合同收尾的主要内容

    合同管理更新；提前終止；索賠；

l 采購審計

    對采購的完整過程進行系統的審查；

    目标：找出本次采購的成功和失敗之處，以供項目執行組織内的其他項目借鑒；

l 合同收尾的輸入、輸出

    輸入：合同檔案及合同管理計劃；合同收尾程式；

    輸出：合同收尾；組織過程資産更新（合同檔案；可傳遞驗收；經驗教訓）；