企業數字化程序的關鍵一步

最近這幾年，企業所面臨的外部市場環境在快速的變化，競争不斷加劇，企業所面臨的競争不僅僅是來自同行業，跨界競争帶來了更大的挑戰，再合并這幾年反反複複的疫情影響，企業面臨的挑戰持續加大，以前說企業數字化的目的是為了更好更快的發展，那麼現在數字化的目的更多是能夠讓企業生存下來，先生存再謀求發展。

什麼是數字化呢？數字化簡單的說就是企業的業務執行過程從線下走到線上的過程：産品營銷線上、客戶服務線上、業務流程線上、協同合作線上等等。比如：

● 以前都是線下銷售，通過門店和管道獲客，那麼現在就需要增加線上模式，通過内容營銷和直播模式獲客；

● 以前客戶服務主要靠打電話，不知道使用者在哪裡，現在通過各種社交管道溝通聯系，可以精準的聯系到使用者；

● 以前的業務流程是通過電話郵件甚至紙質文檔進行流程執行，現在通過OA/BPM等等系自動化流轉；

● 以前的協作溝通主要通過面對面、電話、郵件溝通，現在大家普遍通過IM、線上會議進行實時溝通協作。

數字化看起來就是從線下到線上的演變過程，那麼本質上改變的是什麼呢？其實就是大幅提升企業運作效率，對使用者需求的把握更精準，産品銷售的更快，覆寫的使用者群更廣，客戶問題響應的更快，客戶滿意度更高，企業内部流程流轉的更快，溝通協作的效率更高，所有這些效益和效率的提升，企業最終獲得的回報就是四個字：降本增效。

我們能夠看到大量的支援企業數字化程序的軟體産品和服務湧現出來，比如越來越多企業通過抖音，視訊号，小紅書等等進行産品營銷，比如企業部署CRM系統管理客戶關系，部署OA系統支援辦公自動化，部署BPM系統支援業務流程的運轉，通過企微、飛書、釘釘、騰訊會議這些平台進行實時溝通，快速進行資訊的互聯互通。

文檔内容是企業智慧的凝結，是企業的重要的無形資産，文檔操作如何适應企業的數字化程序就變得非常的重要。如果企業已經部署實施了OA、BPM、CRM、IM等等業務和辦公系統，這些系統裡的文檔操作應該如何進行呢？

傳統的文檔操作方式通常是？

無論文檔在哪個業務系統裡，文檔編輯都發生在本地桌面端，如果需要多人協同生成内容，基本上就是每個人書寫自己的版本，由一位負責人進行手動合稿，然後再分享到協同辦公平台或者上傳到業務系統中，如果業務系統中的文檔需要修改，需要下載下傳修改然後再上傳，這個過程明顯是非常繁瑣的，而且很容易出現版本沖突問題。

有些企業進了一步，采用了浏覽器插件的方案規避手動上傳下載下傳的動作，通過插件調起本地Office或者WPS來模拟線上編輯，但是浏覽器插件帶來了新的問題，比如插件需要鎖定浏覽器版本，有的插件甚至要鎖定作業系統的版本，運維起來非常的麻煩，而且浏覽器插件也無法解決文檔編輯串行等待的低效問題。

傳統文檔操作的低效問題影響的不僅僅是某一個系統，某一個環節，影響的幾乎是企業裡的大部分業務系統和協作過程，是以說文檔操作線上化将是企業數字化程序的關鍵一步。

文檔操作線上化怎麼做呢？

線上文檔能夠支援多人協同編輯同一份文檔，不需要手動合稿，沒有版本沖突，無需安裝任何浏覽器插件，線上文檔內建到業務系統中，文檔儲存在哪裡，編輯就可以發生在哪裡，不需要上傳下載下傳，自然而然的能夠解決本地編輯帶來的諸多煩惱。

什麼樣的線上文檔産品适合賦能業務系統呢？

市場上有很多的廠商提供線上文檔産品，是不是這些産品都能夠內建到企業的業務系統中呢？答案是否定的，如果是簡單的寫一個會議紀要，或者收集一些資料資訊，那麼大部分的線上文檔産品都能夠很好的滿足，如果是要編輯OA系統、合同系統，CRM系統、ERP系統裡的公文、合同、标書、項目報告等等，就需要專業級的線上文檔，能夠提供雲端Office的處理能力，目前市場上具備雲Office能力的産品是非常少的，同時又能夠高效的把線上文檔內建進企業的業務系統的産品就更少了。

zOffice線上文檔的定位是雲端Office，企業級文檔協作工具，支援文字文檔，電子表格，示範文稿的線上協同編輯，提供專業級的文檔預覽和編輯能力，流暢的多人協作體驗，精細化的内容安全管控，所有這些能力做為內建版，賦能給企業的業務系統。

具體展開來看zOffice的産品特色

01

預覽能力：zOffice預覽不僅僅是還原度高，無論是簡單格式還是複雜格式，新格式或者老格式都能夠很好的渲染，充分考慮企業已經積累的大量曆史檔案，同時在預覽的時候也可以進行内容互動，比如檢視表格檔案的時候進行内容篩選和查找，如果看不全還可以拖動行高列寬進行調整。

02

編輯能力：zOffice提供專業級的編輯能力，除了專業級排版，還包括專業級表格資料處理能力，比如說電子表格支援437種公式函數，支援表格資料引用，數組公式，跨文檔引用等等進階表格能力，複雜的計算也可以完美支援。同時編輯的體驗也能夠最大限度的相容桌面端大家熟悉的體驗，比如快捷鍵，自動填充等等。

03

多人協作：zOffice提供流暢的協作體驗，多人協同編輯的場景裡面，使用者可以感覺到其他協同編輯使用者的狀态，是否線上，所在的位置，可以友善的檢視其他協同編輯使用者輸入的内容，針對具體内容的實時讨論可以讓協作使用者快速形成結論。同一文檔同時協同編輯使用者數可以到百人的規模，徹底突破了傳統文檔協作的極限。

04

安全管控：zOffice提供精細化的内容級别的安全管控，不同的人對不同的内容可以有不同的權限，保證敏感資料隔離不洩漏，同時支援修訂，協作記錄，曆史版本，整個的協作編輯過程全程可回溯，動态設定的預覽編輯水印能夠有效的防止截屏拷貝。通過一系列的安全管控能力，既提升協作效率，同時保證資料安全。

zOffice賦能合同系統

以合同系統為例，合同的流程包括合同起草，合同修訂，合同審批，合同執行，合同歸檔這些過程，合同類型通常分為制式合同和非制式合同。

通過zOffice線上文檔賦能合同系統，可以達成：

● 制式合同的自動生成，非制式合同的協同編輯和修訂；

● 通過内容保護賦予不同的角色編輯各自負責的部分，責任清晰，互不幹擾；

● 全程可以強制打開修訂模式，避免有意或者無意的不合适的條款修改；

● 合同文檔的任何修改全程留痕記錄，在合同文本多輪修改的過程中，審批者隻需關注到修改的内容，不需要全文審閱。

通過zOffice的賦能，合同管理的效率和效果的提升是顯而易見的。

zOffice賦能業務系統的客戶價值

通過zOffice線上文檔賦能企業的業務系統，完成文檔操作的閉環，文檔在哪裡，編輯就在哪裡，無需上傳下載下傳，沒有版本沖突，最大限度的提升了企業的辦公效率。

zOffice的内容級安全管控，協作過程的全程記錄，結合到業務系統中，将文檔操作納入到業務系統的管理範圍之内，保證業務執行過程的準确性，可回溯性。

在新的時代，需要新的工作體驗，zOffice賦能業務系統帶給企業員工和客戶更好的使用體驗，更愉悅的協作過程。