中小企業資訊化實務及營養配方

    2001年4月1日至2002年3月31日的财年對聯想及整個IT業來說都是嚴冬，但聯想仍取得了收入增長3.2%，利潤增長42.9% 的佳績。柳傳志談聯想“過冬”五大秘笈，其中有兩條與資訊化建設密切相關：一、快速響應市場，而不是按計劃備存貨，避免了庫存積壓，保持了良好的庫存周轉，沒有增加呆壞帳；二、提高了企業管理的能力，企業内部的資訊化建設大大提升了企業競争力。從1998年開始，聯想為内部資訊化投入超過幾個億，通過實施ERP和SCM，聯想的庫存周轉從27天縮短到22.5天，資金周轉率顯著提高。2002年度聯想進一步加大了内部資訊化投入，希望繼續改善存貨周轉能力等競争要素，以對抗其主要競争對手——戴爾的沖擊。戴爾的快速周轉能力和赢利能力給聯想帶來了巨大的壓力。

從聯想案例可以看出資訊化對企業的價值是不可或缺的！聯想是大企業，又是IT公司，有技術基礎，中小企業如果沒有這樣的規模、人才隊伍、資金實力和管理基礎，将如何實施資訊化？是要向聯想或其他國内外使用者一樣地按部就班，還是有捷徑可尋呢？

     首先我們需要了解對于中小企業來說，資訊化如何幫助企業優化管理。資訊化内容非常寬泛，涉及企業的方方面面，聯想投入了這麼多的時間和金錢也隻完成了資訊化程序的幾個方面而已，還需要持續不斷的投入，那麼中小企業在進行資訊化建設時應該重點考慮哪些方面呢？資訊化是為了解決企業存在的問題，解決企業的主要沖突，為了有效提升企業效益，是以應從關系到企業效益的關鍵點入手，中小企業實施資訊化應着重考慮以下四個方面。

      一、企業内控與資訊內建。

企業内控強調的是對物流過程的财務控制，而非結果的控制。傳統情況下，雖然很多企業實作了财務電算化，但是這種财務管理是對物流結果的管理。往往在物流工作結束之後單據才能被送出财務做帳，這樣勢必耽誤時間，因為各部門之間記台帳的時間和粗細程度的不同，而導緻部門之間說不清業務過程和細節，通常要到下個月上旬财務結帳後才能反映出本月的彙總問題，而反映出的問題往往也是混淆的、置後的，并不是及時準确的。這會導緻内部投機和客戶結帳問題。

     某彩電生産企業在98年的分公司審計過程中，發現一張單據有問題，單據的财務資料是“批發180台彩電”，而實際上是由若幹單零售組成的，這中間就存在批發與零售的差價問題。該公司的案例說明财務得到的物流結果單據有可能是經過人為加工的。不論是否使用計算機，對結果的控制都不能保證資料的準确性。

      缺乏對物流過程的管理使企業内部，銷售、倉儲、财務、采購之間不能一一對應，還可能造成企業與客戶間的業務往來（發票、發貨、收款及合同的執行等）不能一一對應，影響結算。某電器公司的業務員去商場催款，他請商場經理吃飯，酒足飯飽之後，業務員掏出一張帳單說“貴商場還欠我們48萬的貨款，希望……”，商場經理邊剔牙邊從口袋裡拿出一張白條“這事好辦，你看，這是你前任給我的欠條”，接着又拿出一張“這是你前任的前任給我的欠條。以前你們的貨出了問題，退回去了，卻一直沒有換回來，要結帳可以，兩張欠條共計52萬，你們給我補4萬的貨就行了。”這位業務員自然是要不回這筆帳了。因為缺乏過程控制，本來就與客戶對不清帳，再加上人員變動後，資訊進一步遺失，對帳和結帳也就更難了。

      對結果的管控容易使企業内部滋生投機現象。某電器企業在行業全面價格戰中，多次實行降價政策，在每次降價過程中都要給經銷商進行降價補貼（也就是所謂的價保），因為不能及時了解經銷商的庫存，補貼額超過實際庫存，造成巨大虧損。

      這些現象的根源就在于各部門業務之間沒有建立起基于業務流程業務過程的資訊內建和共享機制，展現在資訊化方面就是“資訊孤島”。很多企業已經實施了資訊化，包括财務、銷售、庫存、制造等方面，但是如果這些資訊化隻是服務于各個機關各個部門，它們之間沒有直接聯系，相當于隻是把以前手工的工作和現象實作了資訊化的管理，其實質還是“資訊孤島”。是以企業實施資訊化/ERP的重點工作就是要建立資金流對于物流過程的資訊內建控制系統，其實質是将企業按照職能塊劃分的業務管理，轉變為按流程劃分的業務管理。

二、生産制造的材料管理與計劃管理

      企業要提高利潤率，就要降低成本，因為産品成本中材料成本所占比率一般大于75%，是以生産制造的物料存貨管理就十分重要。

      企業對庫存管理、物料管理的重視程度也在提高，以往倉儲部門的老弱病殘、關系戶都不見了；有些企業物料組織管理表面上也做得很好，企業倉庫管理很好，台帳很清楚，貨物碼放整齊，盤點準确，但是斷貨和積壓現象依舊不斷出現。問題的根源是存貨的管理是在動态過程，而目前的管理和資訊還是孤立的靜态的。要解決根本問題，就要使所有物流資訊內建起來，管好物流的過程。

制造管理是企業物流綜合資源的協調和管理，包括倉庫的存貨數量、采購的在途數量、銷售、生産的已确認配置設定數量、工廠中的房間在制數量/工序庫存數量、待檢驗數量、已出庫數量，還有資金占用情況等。各種資料互相關聯、協同變化的動态資料管理轉變了傳統的企業計劃管理方式。通過物料需求計劃（MRP）系統達到是銷、産、供物料資訊內建，使生産過程既不出現短缺，又不積壓庫存，力争做到“不多不少不早不晚”的理想境界，實作了資金流與物流的資訊內建，提高了企業整體效益。

企業進行MRP管理的一個要點是必須按照部件組織物料和生産，千萬不能按照計劃台套組織物料和生産。計劃經濟的産物不能靈活适應市場需求的變化，往往會導緻存貨物料的上升。

我們一再提到資訊內建，這是管理資訊化必要特點。ERP的實質是兩個方面的資訊內建，一是資金流對物流過程的內建，另一方面在制造環節存貨和物料變化過程之間的內建。

三、供應鍊存貨管理

企業的生産和營銷計劃更多是由市場決定的。因為為了追求生産計劃與市場營銷計劃的“不多不少不早不晚”，光有内部管理自然不夠，還應注重外部管理。必須做好對上下遊企業存貨情況的了解，才能能準确地制定計劃，保持産銷通暢，這就是供應鍊的銜接問題。企業既要避免斷貨恐慌，又不能造成庫存積壓。客戶的消費心理變化越來越快，産品的生命周期也越來越短，小到手機大到大汽車的款式都在迅速更新，消費差異性的變化加上各種各樣的不确定因素（如供應商的供貨是否及時，服務商的運輸是否到位，客戶要求的變化等），都會造成安全庫存的積壓。供應鍊資訊化管理系統就是為了更快的了解變化，更快的準确補貨，更快的調整庫存……在供貨服務水準不降低的情況下，降低安全庫存，提高周轉能力和經營效益。

因為供應鍊資訊不暢，造成某保暖内衣企業北京分公司旺季産品積壓。去年聖誕節那天該公司進貨15萬，之後又進了3次共45萬保暖内衣。誰知去年北京暖冬，聖誕節那天最冷，新進的4批保暖内衣沒有銷售出去，在加上零售商原有的40萬庫存，共導緻了100萬的積壓，隻能第二年半價帥貨，損失慘重。如果該公司能盡早了解到第一批15萬貨品和零售環節的40萬存貨還沒賣掉，就不會随後多次進貨，正是因為沒有及時了解前端經銷商存貨資訊，才導緻了嚴重積壓。

供應鍊中的不确定性導緻存貨風險。不确定性的構成包括材料供應商庫存的不确定性；物流等服務商響應能力的不确定性；客戶(訂單)需求(when / how many)的不确定性的影響大。這些确定性的壓力都集中在安全庫存。SCM的核心問題就是用IT手段降低不确定性，用資訊替代庫存。如何做到有效的供應鍊管理，原則是産品不賣到最終消費者手裡，就不能視為有效銷售；必須保持整個鍊條的暢通。

市場競争的态勢越來越嚴峻，這就要求企業進行供應連鍊管理，提高周轉能力。在一些消費品行業價格激戰的背景下，如果沒有周轉能力做支撐，企業很難立于不敗之地。

在資訊時代，決策者的聰明程度與資訊量有關！企業智慧與所掌控的資訊量相關。市場競争日趨激烈的今天，感性的拍腦袋決策風險極大，競争已經不在産品和廠商之間進行，而是在整個上下遊企業供應鍊條之間展開，未來競争是價值鍊的競争，核心能力不僅來自企業内部，也要看整合整個産業鍊的能力。國外企業資訊化已經進入供應鍊時代，必将影響中國的企業管理，我國企業也必須思考如何加快整體供應鍊條的反應速度和競争能力，參與國際化的競争，迎接WTO帶來的挑戰。

四、财務預算與資金管理

規範化企業的基本運做要求預算、決算，要求财務運做能夠有效性展現管理水準和經營風險，尤其是一些民營企業會同時辦多個廠，更傾向于資金和資本的管理。對于投資者而言，投資管理的一些常見控制點包括資金的運用分析、資金的趨勢分析、資本的投資回報分析等。資訊化可以幫助企業實作有效的财務預算與資金管理，财務管理是資訊化的基本要素。

資訊化可以幫我們解決經營管理中的瓶頸問題，那麼什麼才是适合中小企業的資訊化呢？中小企業需要什麼樣的資訊化？

中小企業的管理基礎要求“簡單實用”的資訊化。中小企業要尊重自身管理基礎，一味追求太複雜進階的資訊系統，往往會造成尴尬局面。複雜的、昂貴的、高深的卻未必是适合的，适合的才是最好的。ERP來自于西方管理思想，簡單按西方管理模式套用于企業卻是行不通的，中小企業需要靈活好用的系統。

企業的管理需求和競争壓力要求“營養全面”的資訊化。醫學專家指出中國人需要80毫克的鈣以保證身體健康，中國人的飲食結構隻能保證每日60毫克鈣的吸收，而如果每天喝一杯牛奶，就可以補充另外20毫克所需的鈣，這就是營養配方的概念。中小業資訊化也需要這樣的“營養配方”，資訊化要做到各個方面有效結合。不是簡單上ERP軟體，企業還需要ERP以外的其他管理内容，比如CRM、SCM、OA等等，而且要做好軟體系統之間的銜接整合。要使企業能夠适應IT管理方式的變革，這就要求企業不僅購買軟體，更要注重購買“服務”，好的軟體服務商如同營養專家，能指出企業“營養不良”症結所在，能全面考慮企業需求，考慮不同軟體系統的特性，設計協同有效率的資訊化方案，指導和幫助企業達到“營養”的平衡和合理配給。

很多中小企業在準備實施資訊化時都有一種嘗試心裡，但是成功企業家的嘗試心理也要求“穩健”和“物美價廉”的資訊化。

中小企業的資訊化要服務于競争管理政策，不能模式化、複雜化，要創新。資訊化不能生搬硬套，要帶來經營變革和管理創新，隻有創新才有價值。實施資訊化要重視投入産出，重視價值和效益，管理的效益并非無形的。企業不要追求完美，而要追求有效性。不追求理論水準，隻求有限條件下的“四兩撥千斤”。尤其是在短期内要求ERP與SCM并舉的壓力之下，追求20/80的有效性原則——20%投入帶來80%産出！資訊化應注重有效管理！為資訊化而資訊化，隻是選子產品和上子產品，簡單上線，并不能為企業帶來實實在在的效益。效益來源于對企業問題的正确把握，來源于對資訊的有效內建，來源于資訊化的全面動員，來源于軟體系統的合理調配，這就要求應用內建商（軟體服務商）為企業提供綜合的解決方案和專業化的服務，而是不局限于某種軟體本身。

為保證中小企業資訊化的順利實施，以下注意事項不可忽視。

在企業資訊化的步驟上，中小企業資訊化應根據企業特點謹慎規劃，小步快走——盡快見利見效！首先明确企業資訊化為了什麼？不是為了上項目而上項目，是為了改善管理，塑造競争差異，提高競争力，創造效益。企業投資資訊化不是購買一套計算機軟硬體系統，而是購買一套自身管理問題的解決方案與服務。正如病人求醫，不是為了買藥，而是尋求治療方案。考慮到企業自身的“抗體效應”，資訊化工作的戰線不宜拉得太長。推行IT管理改革需要在短期内見利見效，取得成績，樹立信心，建立認同觀念，建立“保護項目，調動和争取積極性”的意識。

在對應用軟體選型中，要考慮産品靈活的流程和操作性、保證上線的速度及合理的價格。具體而言，中小企業資訊化“營養配方”包括：資金流對物流的過程控制；MRP；SCM/DRP；ERP與SCM的無縫銜接；預算及資金管理的手段；Workflow/OA與ERP單據流的緊密內建；MRP與3C/PDM的內建；BI、e-Portal與ERP、DRP系統資訊的內建等方面。

在軟體實施過程中，經常會遇到管理軟體與企業流程不比對的問題，這裡需要指出流程改造（BPR）的可行性原則是“剛柔并濟，先僵化，再優化”。在流程改造中需要考慮該流程是有效率還是無效率，是合理還是不合理。BPR應先從不合理且無效率的業務流程入手，切忌首先改動不合理但有效率的流程。在軟體與企業管理有差異時，流程的合理性在于是否能帶來管理創新。BPR的一個要點是簡化業務流程！過于繁瑣的業務流程将帶來複雜的管理問題和不必要的消耗。

中小企業在實施資訊化時，一定要重視基礎工作。基礎資料準備工作量浩大，而且非常重要。要保證靜态資料的準确性，注意動态資料及時間性效應，嚴格制定資料編碼與管理規範及不斷更新、回報，提高準确率的機制。另一個不容忽視的基礎工作是觀念教育與教育訓練。針對不同對象要有不同教育訓練内容，開展資訊化管理意義的教育與觀念普及，要求骨幹員工對業務流程的熟悉和學習。企業應高度重視教育訓練工作對整個資訊化成敗的影響，保障人力、财力的投入。企業上下都能認識到資訊化的意義，能達成共識，是資訊化成功的基本保障。

中小企業資訊化除了要配備合适的軟體和硬體裝置，人員的作用也至關重要。企業上司應高度重視、直接參與；企業中層和業務人員要快速主動地适應IT管理模式。中小企業資訊化往往忽視一個關鍵問題，即IT人員的作用，IT人員不僅要熟悉業務，更充當着技術轉移載體及橋梁作用。當然企業要合理評價IT人員價值，重視穩定性問題，優秀IT人員的流失會給資訊化的實施造成損失。

中小企業資訊化的實施必須有組織保障，保證集中管理與控制。資訊化工程是全面“一把手”工程，企業上司不僅要高度重視和參與，還應集中所有管理資源，提供組織保障。資訊化不止是IT部門的事，而是整個業務部門的事，除了有專職責任的IT保障與支援部門，還應有上司機構和執行機構，進行集中管理與控制。相關業務部門必須設立專職或者專崗。

中小企業資訊化的實施必須有制度保障做後盾。“無規矩不成方圓”資訊化的推行對企業來說是管理方式的變革，保證變革的順利進行離不開制度的限制。制度保障可以采取作業指導書、推行資訊化的獎懲制度等方式進行。

經濟競争的形式越來越嚴峻，随着WTO的加入，中小企業面臨來自多方的壓力與挑戰，企業要生存、更要發展，适應時代的進步，管理變革與創新的步伐不能停滞，企業是在與自己競争！在管理等各個方面必須不斷創新！企業間的競争差異，已經開始超越于産品、價格、品質、服務層次，隻有管理水準的差異不能在短期内輕易消除，管理的差異也取決于資訊化的程度，資訊化已經不是需不需要的問題，而是什麼時候開始進行的問題。企業最大的損失是時間的浪費！

     人們為了健康而進行健身，需要付出金錢和辛苦，需要不斷堅持，中小企業的資訊化同樣需要付出很多。企業要認真考慮如何用最少的付出獲得最大的回報，創造最大的收益。中小企業需要少付出、多回報、無風險、穩健的資訊化。為了獲得“營養全面”的資訊化配方，解決關鍵問題、創造最多價值，中小企業應該從應用軟體內建商（軟體服務商）那裡尋求适合企業的綜合資訊化服務。專業的服務商有着豐富的理論實踐經驗，熟悉各種系統的特性，能最大可能的幫助企業實作有效益的資訊化。

      有這樣一則寓言：有一青年手握一支小鳥考問智者：“請問鳥是死的還是活的？”智者回答說：“如果我說是死的，你就會張開手，讓它飛走；如果我說是活的，你就會在手裡掐死它。”“是以，答案在你手裡！”由此我們得到一個啟示：企業資訊化項目的成敗也掌握在企業自己手中！中小企業實施資訊化成敗的關鍵是企業要痛下決心，能夠改變觀念，端正态度。企業如果能夠積極配合專業軟體服務商的幫助指導，成功的資訊化建設指日可待！