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項目管理的執行力如何得到保證?

在我們日常工作中,經常要針對項目操作的實際需要來設計專業的項目組。比如說,針對參與展會的實際需要,我們需要設立展會項目組;針對大項目的争取,我們需要設立某項目小組;針對某項調查活動開展的需要,我們需設立某調研項目小組。那麼,在這種情況下,如何保證項目管理中的執行力呢?

01

明确項目負責人,将執行人的責任一對一落到實處

很早很早以前,作為銷售部經理的我,在組織一次經銷商會議的時候,就犯了責任沒有一對一落到實處的錯誤。等到經銷商會議過兩個小時就要開始了,現場的舞台燈具和話筒還沒有落到實處。當時的我非常緊張,手忙腳亂,可是又不知道找誰來快速幫我安排。我的上司對我說,你應該及時把任務配置設定給每一個人,讓每個人來跟進個人的工作,而不是你跑來跑去,什麼都想管,什麼都沒辦法及時管好。

這段話給我留下了深刻印象,從那次經銷商會議的安排中得到教訓之後,以後遇到任何項目,或者任何需要幾個人一起共同完成的事情,我都會提前安排好,責任落實到人,自己主要做好監督和督導工作,做好工作的及時排程而已,再也不會讓自己一個人忙來忙去了。

什麼事項由誰來負責,要做到何種程度才算符合标準要求,我們都要提前做好安排、說明和達成标準的确認,這樣項目的進展才不會亂。

02

确定完成的時間期限和結果要求

項目很明确,那麼項目完成的時間要求也要非常明确,具體到多少天,超出一天怎麼辦,超出三天又怎麼辦,全部落在紙上,這就對時間期限做好了要求。

在一定的期限,不但要完成項目預定任務,而且還要符合項目所要的結果要求。時間要明确,結果的要求标準要清晰,可衡量,最好能資料化。如果結果不能資料化,那也要能夠便于衡量。

比如說,我們去跟進一個大項目,項目工作小組要求是3個月内完成這個項目。這一點是很清晰的,另外還有一個要求,就是拿下項目的标準是什麼,成交金額是多少算是優質結果;成交的金額是多少算是可接受結果。優質結果如何兌現獎勵?這都應該予以明确。

項目管理的執行力如何得到保證?

03

設計政策,制定措施,設計達标流程,準備項目物料

如果我們要參與展會,當然就要在搭建好項目小組之後,設計展會的基本政策和參與目标,然後把責任落實到每個人身上,每個人制定好自己的實施計劃,準備相應的參展物料、做好各種參展準備工作就是了。

對于複雜一些的項目,那種需要小組成員彼此間緊密配合、每個人的工作之間具有相對嚴格的銜接要求的項目,則需要設計準确的流程,設計項目得以完成的指導手冊,并對項目達成的标準做出準确界定。有了具體的工作流程和互相配合方式的說明,有了标準化的動作規定,項目就能夠得到順利推進了。

設計政策,制定措施,就好比是我們在銷售工作中在設定了目标之後,要落實目标而制定出營銷政策和具體的營銷方案一樣。

04

做好監督和檢查工作

工作不是安排好就行了,也不是每天都有相應的報表就行了。要想使具體的項目開展更順利,結果更保證,就需要做好項目推進過程中的監督和檢查。

通過對每個人所做的每件事,每項事務做出監督和檢查,確定我們每天的工作都能落到實處,都是有效的,都是按照步驟在不斷推進的。當然我們未必要每天去檢查和監督,這隻是表明一種原則。檢查和監督的頻率,因項目的不同而不同。

有了監督和檢查,就堵住了個别人工作不到位而影響整個項目推進計劃的漏洞。我們在幾乎所有組織運作中都能看到監督和檢查的影子,就是因為這項工作是如此重要,對堵塞漏洞和達成項目結果是如此不可或缺。

05

做好對項目組的激勵

大家都在積極而不懈地努力着。作為項目組的負責人,就要做好對大家的激勵和肯定,對大家工作的認同和贊賞。

有一個正面的、良好的、贊許的态度,大家在工作的時候就會更加積極。

我記得有一個老闆,他對員工的獎勵就是随時随地的。什麼時候,某位員工做好了什麼事情,馬上獎勵幾百塊。如果大家表現很出色,成交了某個重要項目,那麼這位老闆就立即開慶功會,立即進行獎勵。

有了對項目組成員的即時激勵,會提高項目組人員工作的熱情和幹勁,當然對項目的順利推進好處多多。

是以我們會看到,那些重要項目的推進過程中,項目管理人請大家吃飯、唱歌、跳舞那是很常見的,對表現優秀的項目組人員做出适時的獎勵,也是很正常的。

當然,有獎必有罰。工作做得不好,延誤了整體進度,那麼這個項目組的某位成員就要接受處罰。

06

項目的順利實施,還需要大家的共識和信守承諾

雖然隻是一個項目上的臨時組合,但是這也是一個小小的團隊。作為團隊,沒有組織的使命是不行的,使命則來自于大家的共識。

每個項目組成員在大家所凝聚起來的共識下,才能接受團隊規則,接受團隊内部的制度和流程,接受團隊成員的身份認同。有了共識,事情便于推動,問題利于解決,沖突利于消除。

信守承諾,則是項目組在達成目标的過程中,每個成員要信守自己對于完成期限的承諾,對于成果标準實作的承諾,對于克服困難的承諾等等。

有了大家的共識和信守承諾,項目的如期完成、按标準完成,就變得觸手可及了。

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