為保證高校的知識産權管理與營運流程每一位參與者都有清晰的角色和責任，南京中高知識産權股份有限公司開發的高校知識産權管理與營運資訊化平台提供了使用者/權限管理功能，通過快捷設定角色類型和使用者賬号角色，實作可控、精準、高效、安全的知識産權管理和營運。
管理者使用者登入高校知識産權管理與營運資訊化平台後，進入系統管理頁面，點選使用者/權限管理——權限管理。在該功能子產品中，使用者可以為平台設定完整的權限樹，每個功能子產品的權限都能夠進行内/外部權限的新增和删除操作，為知識産權管理與營運流程明确每一步的權限。
接下來，進入角色管理子產品，使用者可以為高校内部的各個部門設定不同類型的使用者角色，比如管理者角色、科技處角色、教師角色、學生角色等，并在右側顯示的已配置好的權限樹中通過勾選的方式為每種角色配置設定平台各項子產品的操作權限。
在設定好使用者角色後，管理者可在使用者/權限管理——使用者管理中，通過點選對應賬戶的編輯按鈕，校内各人員賬号配置設定不同的使用者角色，如為校内技術人員A的賬戶選擇“科技處”的角色，那麼該技術人員A在通過賬戶登入平台後能夠獲得“科技處”預設角色類型的所有權限。
最後，通過日志管理頁面，使用者将能夠對于每位使用者的某項操作進行日志查詢。
在高校知識産權管理過程中，通過使用者/權限管理，高校可以統一賬戶權限，使得高校内部知識産權管理流程規範，責任透明；在高校與代理機構/企業合作的過程中，代理機構/企業可以通過高校知識産權管理與營運資訊化平台賬号擷取部分相關的知識産權資訊。通過角色管理功能，高校可以為企業配置設定相應的角色，以控制企業通路的知識産權資訊的範圍，避免知識産權或平台内部資料洩露的問題發生。
在傳統的管理與營運流程中，由于角色權限的不明确或設定不當，經常會出現申請過程中資訊不完整，稽核過程中時間延誤，管理流程和責任不明确等問題。通過高校知識産權管理與營運資訊化平台中的角色管理功能，可以将知識産權申請流程中的角色劃厘清楚，為每個角色配置設定相應的權限和職責，進而使流程可控、精準，提高高校知識産權管理的效率。