三、歸檔檔案目錄格式
1.歸檔檔案目錄樣式及示例
《規則》5.5.3、5.5.4規定，“歸檔檔案目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設定。歸檔檔案目錄除儲存電子版本外，還應列印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔檔案目錄，應編制封面。”
《規則》以圖例的形式進行了說明。圖3一8所示為歸檔檔案目錄的一般樣式，包括目錄表頭、目錄表格形式、各項目在目錄中的位置等。圖示為示意圖，沒有限定各欄目的詳細尺寸。各地區、各部門在執行時，可以根據實際需要對表格各項目的行高、列寬适當調整。
2.歸檔檔案目錄封面
裝訂成冊的歸檔檔案目錄，應編制封面，既整潔美觀、不易損壞，又便于傳遞、攜帶和閱讀。歸檔檔案目錄封面應和歸檔檔案目錄同樣，采用A4型紙，頁面宜橫向設定，如圖3一10所示。
歸檔檔案目錄封面設定全宗号、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔機關名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。分類方案選擇年度、保管期限和機構（問題）複合分類法的機關，機構（問題）項屬于必選項；分類方案選擇年度、保管期限複合分類法的機關，歸檔檔案目錄封面可以不設定機構（問題）項。
3、裝訂成冊
歸檔檔案目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。裝訂成冊時，應按照分類方案，為每一類的歸檔檔案目錄單獨附加歸檔檔案目錄封面。歸檔檔案目錄封面建議采用與歸檔檔案目錄不同顔色的紙張列印，同時起到歸檔檔案目錄隔頁紙的作用。
比如，某機關按照年度一機構一保管期限進行分類，2014年該機關納人分類方案的機構有辦公室和館室司，則該機關2014年歸檔檔案目錄應列印6張封面，分别是2014一辦公室一永久、2014一館室司一永久、2014一辦公室一30年、2014一館室司一30年、2014一辦公室一10年、2014一館室司一10年。按年裝訂成冊時，上述6類歸檔檔案目錄按照分類方案順序依次排列裝訂在一起；每年區分保管期限裝訂時，按照永久、30年、10年分别裝訂3冊歸檔檔案目錄。
再如，某機關按照年度一保管期限進行分類，則該機關2014年歸檔檔案目錄應列印3張封面，分别是2014一永久、2014一30年、2014一10年。按年裝訂成冊時，上述3類歸檔檔案目錄按照保管期限順序依次排列裝訂在一起；每年區分保管期限裝訂時，按照永久、30年、10年分别裝訂3冊歸檔檔案目錄。
歸檔檔案目錄裝訂成冊後，機關檔案部門除本身工作留存使用外，還應視需要編制數份歸檔檔案目錄，分别在文書（業務）部門和檔案部門留存，以更好地滿足平時查閱使用的需要。進館時随檔案移交的歸檔檔案目錄格式及份數，還應符合同級檔案館接收标準的要求。
4．其他問題
是否應在檔案盒内放置歸檔檔案目錄，《規則》并沒有作出要求。實踐中，參照傳統文書立卷方法在盒内放置目錄可以起到為歸檔檔案索引的作用，利于人工查驗，而不放置目錄可以簡化整理步驟、節省人力與紙張，實踐中兩種做法并存。不過，考慮到在檔案盒裡放置目錄會大大增加工作量，且按盒分割目錄存在一定的技術難點，還有可能出錯，造成裝訂目錄與盒内目錄不一緻，是以，一般建議在庫房檔案櫃架相應位置放置裝訂成冊的目錄即可，不要求在檔案盒内放置目錄。當然，各地區、各部門存在其他規定或做法的，也可以遵照原有規定或延續習慣做法。
需要特别說明的是，歸檔檔案目錄隻是最基本的檢索工具，各地區、各部門還可以根據需要另行編制諸如專題目錄、分類目錄、重要檔案目錄等其他檢索工具，以友善歸檔檔案的查找、利用。