《資訊與文獻一檔案管理 第1部分：通則》(GB/T 26162.1-2010）規定，中繼資料是描述檔案背景、内容、結構及其整個管理過程的資料。中繼資料對于確定并且證明電子檔案的真實性和憑證價值、電子檔案的保護與長期儲存、有效管理電子檔案、友善電子檔案的查詢和利用具有重要作用。
一、中繼資料收集要求
各機關在開展電子檔案中繼資料收集時，應按照前端控制和全程管理的要求，從電子檔案形成階段就開展鑒定工作，對于應歸檔的電子檔案，應立即将其納入“全程管理”的範疇，監督其中繼資料的形成與管理，并及時予以捕獲。根據檔案運動模型中管理域的劃分，電子檔案中繼資料的收集分為形成、捕獲兩個階段。
電子檔案形成階段是中繼資料管理最關鍵的階段。所謂前端控制和全程管理，主要是在電子檔案形成階段就對其元數的形成和積累進行管理，在電子檔案形成到永久儲存或銷毀的整個生命周期全過程中齊全完整地留存構成電子檔案的内容、背景和結構要素，将形成、流轉、收集、整理、保管等工作環節有機聯系在一起，進而確定并且能夠證明電子檔案的真實性。為此，在電子檔案形成過程中應該由業務系統(如辦公自動化系統等)自動記錄電子文檔的特征和結構;更重要的是(也是最容易遺漏的)應該關注記錄電子檔案的背景資訊，尤其是記錄背景資訊中能夠表達檔案管理過程方面的資訊。
電子檔案一旦正式形成，業務系統即應實時完整捕獲電子檔案自身及其中繼資料，中繼資料管理進入捕獲階段。鑒于電子檔案易逝性、易變性的特點，為保證其真實性、完整性、可用性和證據價值，必須在電子檔案形成(或收到)的同時，在第一時間由系統主動将其捕獲。“捕獲”可以有兩種形式。一般情況下主要為邏輯上實時捕獲(即邏輯歸檔);另一種為實體上捕獲(即實體歸檔)。在兩種“捕獲”進行的同時，都應該繼續關注背景資訊和電子文檔資訊的記錄并且由檔案人員進行再次鑒定(真實性鑒定、價值鑒定與技術狀況鑒定全面進行)。
各機關在實際工作中，一般應通過業務系統，在電子檔案形成、辦理或收集過程中自動捕獲有關電子檔案内容、背景、結構和管理過程的中繼資料。在這種情況下，各機關應盡量做好業務系統與電子檔案管理系統的溝通與銜接，如明确電子檔案中繼資料歸檔範圍，明确标注中繼資料項目是必填項還是選填項，标注中繼資料項目的填寫内容和要求等，便于業務系統開展電子檔案中繼資料的形成和捕獲。
對于不能通過業務系統歸檔的電子檔案，各機關應按照本節關于中繼資料歸檔範圍的有關要求，結合機關電子檔案管理實際，可以采用WPS表格等工具盡量齊全地手工著錄有關電子檔案内容方面的中繼資料。
二、中繼資料收集範圍
2009年,國家行業标準《文書類電子檔案中繼資料方案(DA/T 46-2009）》釋出實施，提出文書類電子檔案中繼資料收集積累的有關要求。一般來說，文書類電子檔案應把表5-2所列中繼資料列入歸檔範圍。
文書類電子檔案中繼資料歸檔範圍表包括了24項中繼資料項目，正确了解文書類電子檔案中繼資料歸檔範圍表需要注意以下問題：
1.文書類電子檔案中繼資料歸檔範圍表僅規定了文書類電子檔案在歸檔時需要收集捕獲的中繼資料，并不包括歸檔後為電子檔案賦予的其他類型的中繼資料項目，如:檔号、分類号、檔案館代碼等。
2.文書類電子檔案中繼資料歸檔範圍表規定的是文書類電子檔案中繼資料最基本的歸檔範圍，也就是中繼資料歸檔範圍基本集，各機關可根據自身實際添加适合本機關檔案、檔案管理的中繼資料項目。
3. 文書類電子檔案中繼資料歸檔範圍表中的編号與《文書類電子檔案中繼資料方案》(DA/T 46-2009)和《基于XML的電子檔案封裝規範》(DA/T 48-2009)中相對應的中繼資料項目編号一緻。中繼資料歸檔範圍表中中繼資料項目的定義見下表，具體描述可參見上述兩個标準。表中中繼資料名稱前加“*”的項目為必填項。
4.應歸檔業務實體中繼資料(M226)應包括拟稿、會簽、稽核、簽發、用印、登記、拟辦、批辦、承辦、催辦等業務行為，以及行為時間、機構人員名稱等描述資訊。
5.科技類、專業類電子檔案管理方式與文書類電子檔案類似的，其中繼資料歸檔範圍可以參考文書類電子檔案中繼資料歸檔範圍。
一份文書類電子檔案的中繼資料歸檔時，如果采用XML檔案格式，其内容應如下所示：