解讀 |《歸檔檔案整理規則》—檔案“分類”②

二、複式分類法及其分類方案

在實際工作中，當歸檔檔案數量較多時，分類工作需要分層進行，單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，較多的是将幾種分類方法結合使用，稱之為複式分類法。複式分類法的分類方案是依據确定的分類法，分層标列類目名稱，以固定全宗内歸檔檔案類别的分類體系。這是機關檔案工作的基礎，也是歸檔檔案整理的重要依據。下面列舉幾種常用的複式分類法，并對相應的分類方案加以說明。

I.年度一機構一保管期限分類法

即先将歸檔檔案按年度分類，每個年度下按機構分類，再在機構下按保管期限分類。這種分類方法适用于内部機構設定比較穩定的立檔機關。此方法适宜于推行部門整理歸檔的機關機關，《規則》将其列人條文中推薦采用。此時分類方案為：

2010年：

辦公室…….永久、30年、10年

館室司…….永久、30年、10年

法規司…….永久、30年、10年

…….

2011年：

辦公室一一永久、30年、]0年

館室司一一永久、30年、10年

法規司一一永久、30年、10年

……..

2012年：……..

與此類似的還有年度一保管期限一機構分類法。

2．年度一問題一保管期限分類法

即先将歸檔檔案按年度分類，每個年度下按問題分類，再在問題下按保管期限分類。這種分類方法多用于内部機構複雜多變，或由于機構之間分工不明确、文書工作不正規等原因難以區分檔案所屬機構，以及沒有内部機構或内部機構非常簡單等情況。此時分類方案為：

2010年:

黨群類……..永久、30年、10年

業務類……..永久、30年、10年

行政類……..永久、30年、10年

2011年：

黨群類一一永久、30年、10年

業務類一一永久、30年、10年

行政類一一永久、30年、10年

2012年：……..

與此類似的還有年度一保管期限一問題分類法。

3．年度一保管期限分類法

即先将歸檔檔案按年度分類，再在年度下按保管期限分類。這種分類方法适用于内部機構設定簡單的基層機關或規模較小的機關，或者每年形成檔案數量少的機關。此方法被《規則》列人條文中推薦采用。此時分類方案為：

2010年：永久、30年、10年

20H年：永久、30年、10年

2012年：……..

4．保管期限一年度一機構分類法

即先将歸檔檔案按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按機構分類。這種分類方法同樣适用于内部機構設定比較穩定的立檔機關。此時分類方案為：

永久：

2010年 辦公室、館室司、法規司……..

2011年 辦公室、館室司、法規司……..

2012年 ……..

30年：2010年辦公室、館室司、法規司……..

2011年 辦公室、館室司、法規司……

2012年 …….

10年：

2010年 辦公室、館室司、法規司……

2011年 辦公室、館室司、法規司……

2012年 …….

與此類似的還有保管期限一機構一年度分類法。

5.機構一年度一保管期限分類法

即先将歸檔檔案按機構分類，每個機構下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。這種分類方法适用于内部機構基本固定或少有變化的立檔機關以及撤銷機關的檔案整理歸檔工作。此時分類方案為：

辦公室：

2010年 …….永久、30年、10年

2011年 …….永久、30年、10年

2012年 …….永久、30年、10年

館室司：

2010年 …….永久、30年、10年

2011年 …….永久、30年、10年

2012年 …….永久、30年、10年

法規司：…….

與此類似的還有機構一保管期限一年度分類法

6.保管期限一年度一問題分類法

即先将歸檔檔案按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按問題分類。這種分類方法同樣适用于不宜按機構分類的情況。此時分類方案為：

永久：

2010年…….黨群類、業務類、行政類

2011年 …….黨群類、業務類、行政類

2012年 …….

30年：

2010年…….黨群類、業務類、行政類

2011年 …….黨群類、業務類、行政類

2012年 …….

10年：

2010年…….黨群類、業務類、行政類

2011年 …….黨群類、業務類、行政類

2012年 …….

與此類似的還有保管期限一問題一年度分類法。

7．問題一年度一保管期限分類法

即先将歸檔檔案按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此方法适用于撤銷機關的檔案整理歸檔工作或曆史檔案整理工作。此時分類方案為：

黨群類：

2010年…….黨群類、業務類、行政類

2011年 …….黨群類、業務類、行政類

2012年 …….

業務類：

2010年…….黨群類、業務類、行政類

2011年 …….黨群類、業務類、行政類

2012年 …….

行政類：…….

與此類似的還有問題一保管期限一年度分類法。

8.保管期限一年度分類法

即先将歸檔檔案按保管期限分類，再在保管期限下按年度分類。這種分類方法同樣适用于内部機構設定簡單的基層機關或規模較小的機關，或者每年形成的檔案數量少的機關。此時分類方案為：

永久：2010年、201]年、2012年…….

30年：2010年、2011年、2012年…….

10年：2010年、2011年、2012年…….