項目管理之會議管理

會議管理旨在提高開會效率，避免無效會議。本文從會前準備、會中控制、會後跟蹤三個方面提供了一種結構化會議管理的思路，供同仁參考。

一、會議前準備

定義會議主題/目标。但凡組織一次會議，一定有目的或者期望實作的目标，首先我們定義會議目标。比如我們想摸底系統現狀、調和沖突雙方并達成一緻、宣貫公司的新政策、評估系統品質報告、項目啟動……，這都是會議目标。

确定會議形式。會議目标也決定了會議形式。摸底系統現狀，那就開個溝通交流會；評估系統品質報告，那就開個評審會；項目啟動，那就開個項目啟動會（kick-off meeting）……

确定參會人。根據會議目标及會議形式，選擇必要的參會人。請注意，這裡是必要的（影響會議結論或受會議結論影響）參會人，每個人時間都很寶貴，切忌邀請與會議主題關系不大的人參會，一來對會議結果沒有幫助，二來耽誤參會人時間。

确定會議主持人。任何一個會議都要標明主持人來掌握會議節奏，控制會場秩序，引導參會人往會議主題上靠，不要跑偏。會前，會議組織者要與主持人充分溝通，讓主持人清楚了解會議主題或目标，對參會人身份、立場有個大緻了解。

會議材料準備。此處包括紙質材料、電子資料等，要提前準備好，比如根據參會人數确定列印幾份會議材料等。

裝置調試。對于需要投影的會議，會前裝置調試是必須的，避免出現參會人已到場，卻因裝置問題不能開始的現象。

二、會議中控制

對于參會人超過10人的會議，會議中控制顯得尤為重要。如果不做控制，很容易出現各說各話、跑偏、達不成一緻結論等現象，也就造成無效會議的出現。

分解會議主題/目标。即，小步快跑，通過将大目标分解為多個小目标，先易後難讨論。這樣的話，在大目标不能取得一緻的情況下，也能有階段進展，可以通過另開會議的方式解決剩餘問題。

三、會後跟蹤

會議紀要分發。根據會議目标确定是否需要參會人在會議紀要上簽字，然後将會議紀要分發給參會人，包括應參會而未到會的人員。

會議決議跟蹤。凡有會議決議的會議，都要對決議進行跟蹤，跟蹤檢查決議的執行情況，避免出現開了一次成功的會卻最終失敗的情況出現。