項目管理及Office Project 2013 項目管理計劃工具的使用詳解(全)

Office Project

項目管理

Office Project項目管理工具

項目管理

概述

項目管理者在有限的資源限制下，運用系統的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效的管理。換言之，是項目管理者對項目的投資決策開始到項目的全過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和評價以達到項目的目标

管理内容

項目範圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目品質管理、人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理、項目內建管理

項目的周期

一個項目的周期就是從定義項目目标、指定項目計劃直至最終完成項目的過程。它裡面包含的内容有：定制項目目标、指定項目計劃、釋出項目計劃、跟蹤項目進度并調整計劃、完成項目并存檔

項目管理三要素

任何項目都會在範圍、時間和費用3個方面受到限制。這就是項目管理的三要素。它們中任何一個發生變化就會影響其他兩個

專業術語

術語名稱	内容弄
任務	指具有開始日期和完成日期的具體工作，是日程組成單元
周期性任務	指在項目過程中重複發生的任務，如每周的總結性會議
資源	指完成任務所需的人員、裝置和原材料等
成本	指任務、資源任務配置設定或整個項目總計劃成本。有時也稱為預算
工期	完成某項任務所需活動時間的總長度，通常從任務開始日期到完成的工作時間量
裡程碑	是一個工期為零，用于辨別日程的重要事項

1. 工具
   	
   	Microsoft Projcet
   
   功能
   
   	共享項目資訊
   
   	編制群組織資訊
   
   	跟蹤項目
   
   	方案優化度分析
   
   	資訊計算
   
   	檢測和維護
   
   常用視圖
   
   	甘特圖
   
   	跟蹤甘特圖
   
   	任務配置設定狀況
   
   	月曆視圖
   
   	網絡圖
   
   	資源工作表
   
   	資源使用狀況
   
   	資源圖表視圖
              

Office Project項目管理工具

概述

在實際工作過程中，項目經理怎麼樣能夠快速的做出一個清晰且有效的項目計劃呢？解決辦法是使用微軟體系的項目管理工具"Project"。

Project資料源

用Excel收集任務清單及時間估算。一個産品在出PRD文檔時，通常會包含功能清單，然後研發相關人員根據功能清單，将其拆分為可執行的任務清單，并評估出相應的工作量。這裡要記住的是項目計劃有效的基礎是合理的拆分出任務，任務拆分，要遵循"自上而下，完全窮盡"原則。

Project使用流程

1.設定項目資訊

2.建立項目月曆

3.設定工作時間

4.設定例外日期

5.設定某個人的例外日期

6.錄入任務和工期

建立和編輯完任務後，還需要對任務的工期進行設定。這裡的工期是指計劃每一個任務需要花費的時間，以及整個項目花費的時間；合理安排和利用時間可以提高工作效率，以獲得更高的利潤。

Project允許輸入的工期機關有月、星期、工作日、小時或分鐘，不包括非工作日。Project在輸入任務名稱後，會對該任務設定一個預設工期。使用者可根據實際情況估計并設定具體的工期，輸入工期時，若不能确定該任務的工期可在後加"?"

7.錄入資源(人員清單)

8.給任務配置設定資源(人員)

9.設定任務的關聯關系

1.任務鍊，在預設情況下，任務工期的開始時間都是同一天，但事實上，有些任務在某些任務之後進行，為了表示任務之後這種先後關系，需要用任務鍊将任務串起來。為了更好的說明任務情況，還可以添加備注。

2.任務之間的相關性是結果連結功能來建立的，在Project中，預設的連結任務是"完成-開始"，除此之外，主要有以下連結類型

-完成-開始(FS):後續任務(任務2)必須在前置任務(任務1)完成後，才能開始

-開始-開始(SS):後續任務(任務2)必須在前置任務(任務1)開始後，才能開始

-完成-完成(FF):後續任務(任務2)必須在前置任務(任務1)完成後完成

-開始-完成(SF):後續任務(任務2)必須在前置任務(任務1)開始前必須完成

3.預設連接配接類型是：完成-開始(FS)

10.更新并檢視項目整體進度

1. 圖示

   [注]

   4.Project任務模式有兩種，自動計劃模式和手動計劃模式兩種

   -兩種的差別隻能通過對比才能得出

   其一：兩者的标簽不同，如上圖，行一标志為自動計劃，行二标志為手動計劃

   其二：自動計劃中隻能用正常情況輸入，而手動計劃中能通過不正常的情況下輸入(如不确定工期等等)

   

   [注]

   1.使用跟蹤甘特圖的前提:

   添加"完成百分比"列

   2.視圖切換到"跟蹤甘特圖"，操作者根據任務相關人員的實際完成情況，在"完成百分比"列，更新任務的完成百分比，project會自動計算項目總工期和整體的完成進度

   3.跟蹤甘特圖，會顯示出"關鍵路徑"，關鍵路徑上的任務要及時完成，否則會導緻項目延期

   4.甘特圖外觀及任務種類

   

   

   

   [注]

   1.Project2003會自動設定相關的任務為關鍵任務和關鍵路徑。但是對于關鍵路徑及關鍵任務該怎麼了解

   2.關鍵路徑，對于完成一個項目，為使該項目按時完成而必須按時完成的一系列任務

   3.關鍵任務，關鍵路徑上的每個任務

   4.在Project有個域，叫關鍵，用來顯示一個任務是不是關鍵任務

   舉例，有一個項目由A\B\C三個任務，A 1号完成 B 2号完成 C 3号完成。則關鍵任務為C。

   如果A,B,C有連接配接關系，則A-B-C為關鍵路徑

   

   

   

   [注]

   問題:project軟體在個别情況下會有任務拆分線性狀态，而操作者自己沒有注定拆分任務，但是在甘特圖上某些任務好像拆分了

   解決：

   1.将該任務的工期改為0，然後重新輸入工期，很多時候通過這種操作後，就顯示正常了。

   2.可以切換到"跟蹤甘特圖"視圖，甘特圖和跟蹤甘特圖視圖本質上并無差別，通過條形圖樣式的設定，可以将兩個視圖設定成顯示的一模一樣。是以，當出現拆分的情況，可以嘗試切換到跟蹤甘特圖視圖，可能問題就解決了

   3.拆分任務，如果需要在 任務 上中斷工作，操作可以進行拆分任務，以便它的一部分在日程中稍後開始，操作者可以根據需要，将任務拆分為多個分區。

   具體的操作的是，在"任務"頁籤上的"日程"組中，選擇"拆分任務"。在任務的甘特圖上，單擊要拆分的日期所在的欄，然後将條形圖的第二部分拖動到希望工作再次開始的日期。若要删除任務中的拆分(連結),操作者可拖動任務的一部分，知道它接觸到另一個分區。

學習流程

1.建立任務

	2.建立任務和處理子任務和摘要任務

	3.顯示或隐藏子任務
	
	4.任務進行連結或取消連結

	5.調整條形圖的顔色

	2.建立工作資源

	3.設定工作月曆

	4.設定基線

	5.檢視報表

	6.設定成本預算
           

1. 建立任務

   步驟
   
   	1.設定項目開始日期
   
   		項目預設顯示時間是2009年的資訊，所有的視圖都是從2009年開始，不便于檢視，是以第一步是修改項目開始時間，
   
   		在"開始時間"一欄輸入項目的實際開始時間，操作者會發現甘特圖中顯示的時間區域變為了我們設定的時間
   
   		且在甘特圖中綠色豎線(右側第一列)代表目前時間。
   
   		虛線代表日程開始時間。
   
   		兩條虛線中間的區域代表日程開始時間與日程完成時間之間的區域。
   
   	2.設定項目預設日程資訊
   
   		不同公司的上下班時間以及工作時長都可能會不同，是以在建立任務時，必須要設定項目日程的預設的資訊
   
   	3.修改項目工作時間
   	
   		根據項目實際的工作時間修改，可以保證排期時，任務準确分布
              

   

   

   

   [注]

   1.甘特圖:一個表示時間日程的進度圖，比如讀者的複習計劃，項目進展，工程進度等，都可以用甘特圖來呈現一個比較直覺的效果。

   2.用圖表制作的甘特圖不僅能顯示每一項任務的時間長短和進展情況，還可以看到任意時間點在執行哪項任務

   

   3.工期：指某任務需要幾天完成，不考慮有多少人參與，預設機關是天

   4.工時：指某任務一共投入了多少人時、人天或者人月，預設機關是小時，如一個任務A，要求2個人用3天完成，那麼這個任務的工期就是3天，而工時是3（工期）*8（每日工作時長）*2（投入人數），一共48小時

2. 建立任務和處理子任務和摘要任務

   須知
   
   	在Project中，降級的任務将成為其上方任務的子任務，其上方任務則變為摘要任務。摘要任務是由子任務構成，并且會顯示
   
   	子任務合并後的資訊
   
   名字解釋
   
   	任務包括：普通任務、摘要任務、子任務
   
   	摘要任務：摘要任務由子任務構成
   
   	子任務：将普通任務降級後，該普通任務會變成其上方任務的子任務，此時上方普通任務會變成摘要任務
   
   	普通任務：普通建立的任務
   
   更新降級位置
   
   	降級：任務(進入)-->日程(欄位内)-->右箭頭功能(降級任務标志)
   
   	更新：任務(進入)-->日程(欄位内)-->右箭頭功能(降級任務标志)
              

3. 顯示或隐藏子任務

   須知
   
   	在Project中，所有的普通任務、子任務、摘要任務混合在一起，如果想要隻展示普通任務與摘要任務，或者隻展示普通任務與
   
   	摘要任務的下一級子任務該怎麼辦？Project為操作者提供了這樣的功能
   
   顯示或隐藏子任務位置
   
   	位置:視圖(進入)-->資料(欄位内)-->大綱功能(展示與隐藏的位置)
   
   
   注意
   
   	級别1：代表摘要任務以及普通任務級别
   
   
   	級别2：代表普通任務以及摘要任務和摘要任務的下一級子任務
   
   	(餘此類推)....
              

4. 任務進行連結或取消連結

   須知
   
   	在項目中連結任何兩個任務，以顯示它們的關系，也叫做任務相關性。相關性驅動項目的日程，就是在操作者連結兩個任務之後，
   
   	操作者再對前置任務所做的每項更改都會影響後續任務，繼而影響下一個任務，依次類推
   
   
   進行連結
   
   	1.在"任務名稱"列，按住ctrl選中兩個任務
   
   	2.任務(進入)-->日程(欄位内)-->連結功能(加鎖樣式的圖形)
   
   取消連結
   
   	1.在"任務名稱"列點選一個存在連結的任務
   
   	2.任務(進入)-->日程(欄位内)-->取消連結功能(開鎖樣式的圖形)
              

5. 調整條形圖的顔色

   步驟
   
   	1.甘特圖工具(進入)-->甘特圖樣式(欄位内)-->樣式功能
              

6. 簡單示例