唯一可以将項目計劃和執行分開的時候是你需要确定項目目标的時候。否則，項目計劃和執行應始終關聯。項目執行将加強項目計劃，而項目計劃和重新計劃将使項目執行更有組織和更有效。
我們試想一下，一個項目可能有成百上千甚至數萬個日期，依賴和可傳遞成果，如果項目計劃與那個執行不一緻，就容易産生很多不必要的複雜問題，為了維持項目計劃的有效性與項目團隊的寫作，作為管理者就需要花費不少人力物力去應對這些問題，如以下：
• 必須確定每個團隊成員都即時更新項目中已更改的日期及其可傳遞成果的依賴；
• 必須確定每個團隊成員都能按要求将可傳遞成果送出給上級評審
• 必須確定每個團隊成員都及時評審需要其評審的可傳遞成果
項目計劃與項目執行脫節的另一症狀是“同一個項目存在多個項目計劃”。此種情況極易造成混亂，使責任劃分不再清晰。每個成員都會聲稱和自己傳遞狀态最接近的計劃為正式的計劃，導緻整個項目無法進行有效而一緻的合作。
如何選擇合适的項目計劃與執行軟體？
對于項目計劃和執行軟體，功能豐富是加分項，但最重要的是軟體可以呈現項目計劃和執行的關聯視圖。項目計劃和執行的關聯視圖是因果關系的實時視圖。即使是一個 10 人、為期 10 周的項目，它可以有數十個活動和依賴以及數百個資源配置設定和使用。對于人腦來說，這些資訊太複雜，無法實時處理和檢視項目計劃和執行之間的因果關系。許多項目經理沒有意識到這種複雜程度，因為他們很少能找到合适的實時工具來幫助他們配置設定和使用資源，而且他們無法使用電子表格或類似電子表格的項目管理工具來真正做到這一點。
能夠管理項目計劃及執行的項目管理軟體推薦
使用 8Manage PM 項目管理軟體，項目計劃可以在變更後進行審批和重新審批。審批流程和重新審批的流程将自動建立一個不可删除的項目計劃基線，該基線可以作為你的最新承諾和故事，并通過電子郵件發送給幹系人。但随着項目的執行，你在計算機中的真實故事會繼續發生變化。一些項目經理在看到真實故事與基線故事（承諾）不同時會感到不舒服。我們都嘲笑鴕鳥把頭埋在沙子裡，我們都不想這樣做，對嗎？準确了解自己所處的位置是你采取行動以兌現承諾的最佳方式。如果你的目标是可以實作的，并且你是一位稱職的項目經理，那麼你無法兌現承諾的唯一合乎邏輯的原因就是你太晚知道真相。
項目計劃
8Manage PM 項目管理軟體為你提供以下項目計劃工作流程：
建立活動
首先建立一個工作分解結構 (WBS)，将整個項目分解成更小的、可操作的活動和子活動。例如，産品營銷活動可以分解為買家角色研究、選擇促銷管道、建立營銷材料和上線。然後，經理定義每項活動的工作，例如買家角色研究，并提供詳細資訊，例如如何收集人口統計資料、何時進行調查以及在哪裡整理資料。這可以簡化項目的流程。
設定時間線
為每項活動設定開始日期和結束日期。無論活動大小，都必須為每項活動設定符合實際的截止日期。假設你是一名 IT 經理，負責多項服務活動。你必須在項目管理工具中設定每個活動的開始日期和結束日期，以便向使用者傳達他們的問題何時得到解決。
文檔依賴
一些活動和子活動會繼續依賴其他活動。例如，在網頁設計項目中，撰稿人無法在沒有線框的情況下建立副本。同樣，設計師需要品牌經理的指導來建立這些線框。8Manage PM 項目管理軟體可以幫你跟蹤這些變更，并在鍊條中的一項活動延遲時自動安排依賴。
建立裡程碑
裡程碑是多項活動和子活動的終點，标志着項目的重要成就。一個裡程碑必須有至少一個可傳遞成果，該可傳遞成果經由一個或多個幹系人檢查。假設你的銷售團隊必須在本季度産生 720,000 元。你可以将此目标分為 3 個裡程碑，每個裡程碑 24,000 元，每當銷售團隊達到一個裡程碑時，你就知道自己離最終目标越來越近了。
指定負責人
在你确定了活動、依賴和裡程碑之後，你需要為每個活動或子活動配置設定負責人以執行項目。你可以邀請所選 的團隊成員來參加項目，進而指定負責人, 并給他們一個簡短的介紹，解釋他們的角色，并在 8Manage PM 項目管理軟體中記錄負責人的指定資訊。然後，你可以與頂級活動負責人合作，将頂級活動進一步分解為子活動，并重複相同的流程來指定子活動的負責人，或者這可以通過自下而上的方式完成，讓每個頂級活動負責人進行自己的工作分解，并為每個子活動指定一個負責人。
配置設定資源
這是項目計劃中最詳細的部分，如果沒有最新的中央資源資料庫，很難把工作做好。大多數項目經理都非常了解日程安排和可傳遞成果，但并不了解資源配置設定和使用情況。他們将問題歸咎于并非所有資源都向他們報告的生活事實，但這隻是一小部分原因。最大的原因是現有的資源管理文獻遠不及時間和成本管理的文獻。換句話說，人們從環境中學到資源管理遠不及學到的時間和成本管理。但是，不幸的是，如果資源管理得不好，時間和成本也不會得到很好的管理。
8Manage PM 項目管理軟體允許你和活動負責人根據技能、位置和可用性查找資源，并在沒有沖突的情況下進行配置設定。如果存在資源沖突，8Manage PM 項目管理軟體将幫你解決。
項目執行
8Manage PM 項目管理軟體為你提供以下項目執行工作流程：
跟蹤進度
跟蹤項目中活動的進度至關重要。它決定項目是否會在截止日期前完成。如果你是服務中心的營運經理，執行日常活動對你的業務至關重要，你必須確定你的團隊按時登入、完成服務請求并按時更新服務請求的數量。不檢查這些事情将導緻災難性後果。同樣，每個項目都會有日常活動，檢查這些日常活動以便及時執行至關重要。
每周報告
每周報告，尤其是通過實時儀表闆，讓你全面了解每個活動和整個項目的進度。每周報告還讓管理層和客戶了解項目的最新進展。這有助于避免意外的發生。
識别瓶頸
很多時候，你會發現你的同僚被困在某項特定活動中。也許他們需要有關如何執行活動的必要資訊或指導。與面對面或通過電子郵件相比，在活動中進行對話更加有效。因為溝通總是在活動的背景下進行。這也可以防止誤傳。
定期溝通
有效項目溝通的先決條件是單一事實來源 (SSOT)，它是最新範圍、時間、成本品質、資源、溝通和風險資料的實時聚合，這些資料可以互相影響，從最低級别的活動到最進階别的活動，再到項目。一旦你設定了 8Manage PM 項目管理軟體并獲得了能夠洞察實時問題的 SSOT，你就可以與你的團隊定期舉行遠端或面對面會議，讨論成就、問題和解決方案。你還可以借此機會提高團隊的士氣并保持他們的積極性。
實時交談
如果你的團隊遇到問題，他們應該能夠通過實時對話和協作立即解決問題。例如，如果團隊成員面臨挑戰，他可以立即在活動内标出能夠尋求幫助的同僚。8Manage PM 項目管理軟體同時提供即時通訊機制（如即時通訊）和異步通訊機制（活動評論，系統會自動将其轉換為電子郵件發送給活動的幹系人）。
與外部幹系人互動
外部幹系人，例如你的客戶和合作夥伴，需要定期了解項目的進展情況。以下是你可以使用 8Manage PM 執行的操作：
為他們提供外部使用者登入以通路項目資料——假設你正在管理一個軟體産品開發項目。你可以在 8Manage PM 項目管理軟體中邀請你的客戶和合作夥伴，并授予他們對功能和資訊的适當通路權限。例如，如果你的幹系人擔心産品開發進度，說明迄今為止實作的産品目标和剩餘工作量的産品燃盡圖将會讓幹系人放心，該項目正在按計劃進行。
有效管理變更
範圍蔓延是每個項目的一部分。這是無法避免的。你的幹系人必然會提出額外的請求，這些請求肯定會影響你的預定活動。你可以使用 8Manage PM 項目管理軟體記錄變更請求，并了解這些變更和變更影響。這樣做你就能知道在項目生命周期中适合新請求的位置，或者你必須說“不”。變更管理并不神奇，反而為你提供影響力和現實的時間線資訊，以便你和你的幹系人一起做出适當的權衡。