項目溝通管理-項目溝通管理基礎
項目溝通管理包括為確定項目資訊及時且恰當地規劃、收集、生成、釋出、存儲、檢索、管理、控制、監督和最終處置所需的各個過程。有效的溝通在項目幹系人之間架起一座橋梁，把具有不同文化群組織背景、不同技能水準、不同觀點和利益的各類幹系人聯系起來。這些幹系人能夠影響項目的執行或結果。
1、溝通是人們分享資訊、思想和情感的過程。與IT項目成功有關的最重要的四個因素：主管層的支援，使用者參與，有經驗的項目經理，清晰的業務目标。
2、項目溝通管理是確定及時、正确地産生、收集、分發、儲存和最終處理項目資訊所需的過程。
3、溝通模型5要素：
（1）編碼：把思想或想法轉化為他人能了解的語言。
（2）資訊和回報資訊：編碼過程所得到的結果。
（3）媒介：用來傳遞資訊的方法。
（4）噪聲：幹擾資訊傳輸和了解的一切因素（如距離、新技術、缺乏背景資訊等）。
（5）解碼：把資訊還原成有意義的思想或想法。
4、基本溝通模型包含5個基本狀态：
（1）已發送
（2）已收到
（3）已了解
（4）已認可
（5）已轉化為積極的行動
5、組織的溝通管道主要分為正式溝通管道、非正式溝通管道：
（1）正式溝通管道：傳達檔案、召開會議、上下級之間定期的情報交換等。
優點：溝通效果好，比較嚴肅，限制力強，易于保密，可以使資訊溝通保持權威性。
缺點：由于依靠組織系統層層的傳遞，是以比較刻闆，溝通速度慢。
（2）非正式溝通管道：私下交換看法、朋友聚會、傳播謠言和小道消息等。
優點：形式不拘，直接明了，容易及時了解到正式溝通難以提供的“内幕新聞”
缺點：難以控制，傳遞的資訊不确切，易于失真、曲解，而且可能導緻小集團、小圈子，影響人心穩定和團隊的凝聚力。
6、項目溝通管理過程包括3個過程：
（1）規劃溝通管理（規劃組）。編制溝通管理計劃，規定如何做好溝通管理。
（2）管理溝通（執行組）。根據溝通管理計劃，生成、收集、分發、儲存、檢索及最終處置項目資訊的過程。
（3）控制溝通（監控組）。在整個項目生命周期中對溝通進行監督和控制的過程，以確定滿足項目幹系人對資訊的需求。
項目溝通管理過程揭示了實作成功溝通所需的人員、觀點、資訊這三項要素之間的一種聯絡過程，項目中的每一成員都應當了解溝通是如何在整體上影響項目。
項目溝通管理-規劃溝通管理
規劃項目溝通對項目的最終成功非常重要。溝通規範不當，可能導緻各種問題，在大多數項目中，都是很早就進行溝通規劃工作，這樣，就便于給溝通活動配置設定适當的資源。有效的溝通是指以正确的形式、在正确的時間把資訊提供給正确的閱聽人，并且使資訊産生正确的影響。
1、規劃溝通管理是根據幹系人的資訊需要和要求及組織的可用資産情況，制訂合适的項目溝通方式和計劃的過程。本過程的主要作用是，識别和記錄與幹系人的最有效率且最有效果的溝通方式。
2、規劃溝通管理的ITO詳解：
① 幹系人登記冊：為規劃與項目幹系人的溝通提供資訊。
② 溝通需求分析：通過溝通需求分析，确定項目幹系人的資訊需求，包括所需資訊的類型和格式，以及資訊對幹系人的價值。溝通管道的總量為n(n-1)/2，其中n代表幹系人的數量。
③ 溝通技術：可以采用各種技術在項目幹系人之間傳遞資訊。影響溝通技術選擇的因素包括：1）資訊需求的緊迫性；2）技術的可用性；3）易用性；4）項目環境；5）資訊的敏感性和保密性。
④ 溝通模型：5個要素5種狀态。
⑤ 溝通方法：
a) 互動式溝通。在兩方或多方之間進行多向資訊交換。這是確定全體參與者對特定話題達成共識的最有效方法。包括會議、電話、即時通信、視訊會議等。
b) 推式溝通。把資訊發送給需要接收這些資訊特定接收方。這種方法可以確定資訊的發送，但不能確定資訊送達閱聽人或被目标閱聽人了解。包括信件、備忘錄、報告、電子郵件、傳真、語音郵件、日志、新聞稿等。
c) 拉式溝通。用于資訊量很大或閱聽人很多的情況。要求接收者自主自行地通路資訊内容。包括企業内網、電子線上課程、經驗教訓資料庫、知識庫等。
⑥ 溝通管理計劃：描述将如何對項目溝通進行規劃、結構化和監控。
3、一般溝通過程所采用的溝通方式分為以下幾類：參與讨論方式、征詢方式、推銷方式（說明）、叙述方式。四類中，參與程度逐漸減弱，控制程度由弱到強。
4、溝通管理計劃包含以下資訊：
（1）通用術語表
（2）幹系人的溝通需求
（3）需要溝通的資訊（語言、格式、内容、詳細程度）
（4）釋出資訊的原因
（5）釋出資訊及告知收悉或作出回應的時限和頻率
（6）負責溝通相關資訊的人員
（7）負責授權保密資訊釋出的人員
（8）将要接受資訊的個人或小組
（9）傳遞資訊的技術或方法
（10）為溝通活動配置設定的資源
（11）問題更新程式
（12）溝通管理計劃更新和優化的方法
（13）項目資訊流向圖
（14）溝通制約因素
（15）關于項目狀态會議、項目團隊會議、網絡會議和電子郵件資訊等的指南和模闆
（16）對項目所用網站和項目管理軟體的使用說明
雖然所有項目都需要進行資訊溝通，但是各項目的資訊需求和資訊釋出方式可能差别很大。另外，還需要考慮并合理記錄用來存儲、檢索和最終處置項目資訊的方法。應該在整個項目期内，定期審查出自規劃溝通管理過程的成果，以確定其持續适用。
項目溝通管理-管理溝通
管理溝通不局限于釋出相關資訊，還要設法確定資訊被正确地生成、接收和了解，并為幹系人獲得更多資訊、展開澄清和讨論創造機會。
1、管理溝通是根據溝通管理計劃，生成、收集、分發、儲存、檢索及最終處置項目資訊的過程。本過程的主要作用是促進項目幹系人之間實作有效率且有效果的溝通。
2、管理溝通的ITO詳解：
① 資訊管理系統：為項目經理擷取、存儲和向幹系人釋出有關項目成本、進度和績效等方面提供了标準工具。項目經理可借助軟體包來整合來自多個系統的報告，并向幹系人分發報告。
② 報告績效：是指收集和釋出績效資訊，包括狀況報告、進展測量結果及預測結果。應該定期收集基準資料和實際資料，進行對比分析，以便了解溝通項目進展與績效，并對項目結果做出預測。
③ 項目溝通：項目溝通可包括但不限于績效報告、可傳遞成果狀态、進度進展情況和已發生的成本。
3、總結補遺：多個管理過程中出現的三種績效的差別：
（1）工作績效資料。是在項目管理過程中，一邊執行一邊收集起來的，未經任何加工整理的原始資料，用于真實、完整地記錄工作的執行情況。它是指導與管理項目工作過程（在整體管理中）的輸出，是監控時用來與計劃要求做比較的實際資料。
（2）工作績效資訊。是對工作績效資料進行加工整理後得到的，是各基層局部監控過程的輸出（總共九個基層局部監控過程，即控制範圍、确認範圍、控制進度、控制成本、控制品質、控制溝通、控制風險、控制采購、控制幹系人參與過程）。并成為整個項目全局監控過程的輸入（監控項目工作過程）。主要内容是實際執行情況與計劃要求之間的偏差，對偏差程度和原因的分析，以及據此做出未來情況預測。
（3）工作績效報告。是對工作績效資訊進一步加工、整理、彙編而得到的，關于項目績效的專題和綜合報告。它是監控項目工作過程的輸出，是要發送給主要項目幹系人，以便他們據此做出相關決定，采取相關行動。
三種績效的關系如下：
三種績效的詳細對比如下：
4、績效報告的内容包括：
（1）對過去績效的分析
（2）項目預測分析，包括時間和成本
（3）風險和問題的目前狀态
（4）本報告期完成的工作
（5）下個報告期需要完成的工作
（6）本報告期被準許的變更工作彙總
（7）需要審查和讨論的其他相關資訊
有效的溝通管理需要借助相關技術，考慮相關事宜，包括但不限于發送接收模型、媒介選擇、寫作風格、會議管理技術、示範技術、引導技術、傾聽技術等。
項目溝通管理-控制溝通
在項目溝通過程中，應仔細評估和控制項目溝通的影響和對影響的反應，以確定在正确的時間把正常的資訊傳遞給正确的閱聽人。
1、控制溝通是在整個項目生命周期中對溝通進行監督和控制的過程，以確定滿足項目幹系人對資訊的需求。本過程的主要作用是，随時確定所有溝通參與者之間的資訊流動的最優化。
2、控制溝通的ITO詳解：
① 問題日志：用于記錄和監督問題的解決。它可用來促進溝通，確定對問題的共同了解。
控制溝通過程可能引發重新開展規劃溝通管理和/或管理溝通過程。這種重複展現了項目溝通管理各過程的持續性質。對某些特定資訊的溝通，如問題或關鍵績效名額（如實際進度成本和品質績效與計劃要求的比較結果），可能立即引發修正措施，而對其他資訊的溝通則不會。（文章來源：藍博軟體 作者：lenbor）