在如今資訊大爆炸的背景下，傳統檔案存儲方式面對飛速膨脹的存儲需求愈發乏力，為适應時代發展，加快檔案的資訊化建設的工作已經迫在眉睫。深化檔案資訊化戰略轉型，提升檔案數字資源安全管理能力、加快推進檔案資訊化建設，提高檔案管理效率提升檔案存儲安全性，建設一座資料可視化的智慧檔案室。
智慧檔案庫房一體化平台實作密集架的容量管理可視化，以3D模型與資料形式展示密集架的使用狀況，通過系統面闆可以直覺的了解到密集架的實時的空餘、占用情況。節省人員的查檢時間，使得工作安排更加的便捷有效，大大提高了檔案的流通效率，使得工作效率得到提升。
在檔案管理的工作中可以實時展現工作程序，在管理平台中可輸入關鍵詞檢索檔案，展示檢索結果，點選定位，3D動畫顯示定位到目标檔案所在的排架及層列。滑鼠指向檔案盒，即可顯示檔案盒的資料，實作秒查詢、秒檢索，大大提高工作效率，同時也通過RFID技術對檔案進行安全監控，極大提高了檔案的保密性與安全性。
在可視化平台中，從業人員通過線上可實時監測智慧檔案室的檔案狀态與環境資料，設定适宜的資料區間，由系統進行環境監控，對超出既定數值的環境子產品進行示警，并通過連接配接對應環控裝置進行調整控制，使空間環境始終适宜于檔案的存放。實作24小時實時監控管理，做到比人工更高效、準确、安全，極大地保障了檔案的存儲安全，提升檔案的存放壽命。
由此可見，智慧檔案庫房一體化平台實作檔案館各類資訊的一站式通路，打破了原各資訊子系統間的資訊孤島，內建各個智能業務系統的資訊碎片，聚合在同一的資料展示平台上統一展示，為資訊關聯應用打下基礎，是實作檔案室資訊化建設的重中之重。
智慧檔案庫房一體化平台是在新型資訊技術不斷革新的環境下，傳統檔案室硬體條件和環境已不能夠滿足現代檔案管理資訊化的需求，老舊檔案館急需改造更新為智慧檔案室， 滿足新形勢下檔案工作的應用需要，智慧檔案庫房一體化平台管理系統方案最大化保護和挖掘檔案價值，使檔室管理工作的變得更加安全、 便利、智能高效，助力檔案管理部門檔案管理工作更上一層樓。