馬斯克為什麼這麼牛？把這一件事幹到極緻！

作 者：花先聲

來 源：正和島（zhenghedao）

莎士比亞在《莎士比亞戲劇集》中說到：“抛棄時間的人，時間也會抛棄他。”

陶淵明也有詩曰：“盛年不重來，一日難再晨；及時當勉勵，歲月不待人。”

比爾蓋茨和巴菲特聊天時也發現他們有一個共識：“基本上他們可以花錢買到任何想要的東西，但是買不到時間”。

時間，尤其是管理者的時間，無論怎麼珍惜，怎樣強調，都不過分。

現代管理學之父彼得·德魯克說：“所有的‘管理’，核心都是‘自我管理’，而‘自我管理’的核心，是‘時間管理’。”那彼得·德魯克是怎麼看待時間管理的？

同時管理7家公司，養育6個孩子，普通人就算有三頭六臂恐怕都忙不過來，埃隆·馬斯克是怎麼做到的？

同時兼任兩個世界500強企業的董事長，至今出版書籍已近20餘本，時常遊走于清華北大等著名經管學院講課，所在的每個領域成就都不亞于其領域的職業工作者，宋志平又有哪些高招？

帶着這些問題，我們深入研究了彼得·德魯克、埃隆·馬斯克、宋志平的時間管理之道，這其中有相通之處也有不同之道，值得你細細品味：

一. 開會必須成為例外，而非慣例

首先，我們先來看看現代管理學之父彼得·德魯克的觀察，德魯克認為，有效管理者與其他人最大的差別就是他們對時間的珍惜程度。

德魯克發現，有效管理者往往不是從工作任務入手，而是從時間入手，他們首先做的不是制定工作計劃，而是要先弄清楚自己的時間都花在了什麼地方。

接着，他們會通過拒絕那些不會帶來成效但花費時間的要求，以此來努力管好自己的時間。

最後，他們盡可能地把自己的“可支配時間”集中成盡量大塊的連續時段進行使用。

總結一下其實也就是三步：記錄時間、管理時間、集中時間。

1. 記錄時間

管理者取得有效性的第一步是記錄時間的真實使用情況，但記錄時有一點要千萬注意，就是“實時”記錄，也就是在事件發生的時候做記錄，而不是事後憑記憶補錄。

德魯克在工作中發現，許多有效管理者都會持續進行記錄，然後每個月定期回顧，重新思考和安排自己的日程表。

然而，6個月之後，他們無一例外都會發現“漂移”，也就是發現會在一些瑣事上浪費時間。是以，管理者要把那些沒有成效和浪費時間的活動找出來，盡最大努力把它們砍掉，那怎麼衡量是不是瑣事呢？

第一，針對時間記錄表上的所有活動，逐項提出這個問題：“這件事如果完全不去做，會産生什麼後果？”

如果答案是“什麼後果也不會有”，那麼就停止做這件事。

第二，接着問自己：“我時間記錄表上的哪些活動，是别人同樣可以做好，甚至做得更好的？”

其實觀察過後就會發現，管理者做的大部分工作是其他人也可以輕松做好的，是以一定要大膽把别人能做的事全都分出去，給自己留時間去做那些最要緊的事情。

哈裡·霍普金斯就是很好的例子，作為羅斯福總統在二戰期間的私人顧問，霍普金斯當年已是将死之人，每走一步都是折磨，他每天隻能工作幾個小時，這迫使他把各種雜事都砍掉，隻留下那些真正重要的事。

結果他不僅沒有喪失有效性，還成為了英國首相丘吉爾口中的“關鍵先生”，他完成的大事足以使他傲視美國政府裡的任何人。

當然，這是一種極端情況。但是它既說明了一個人如果真正努力，可以對自己的時間施加多大的控制，又說明了一個人即使砍掉浪費時間的事務，也不至于喪失有效性。

2. 管理時間

前面兩個問題針對的是無成效但又浪費時間的活動，這些其實對于每個管理者來說或多或少還都能掌控，但因為管理群組織不善所造成的時間浪費往往比較隐蔽，不容易被管理者發現，具體有以下幾種：

第一，因為缺少體系或者遠見而浪費時間的活動，它們的表現是同樣的“危機”在公司反複發生。一個組織内，一個危機如果已經是第二次發生，那無論如何不能讓它發生第三次。

第二，因為人員過剩而浪費時間的活動，一年級的作業有這樣一道題：“挖一條溝，如果兩個人挖，需要兩天挖好，那麼四個人挖，需要幾天才能挖好？”

一年級學生的正确答案當然是“一天”，但在管理者的工作中，正确答案可能是“四天”，甚至是“永遠”。

德魯克發現，有時候人手太少的确會影響工作品質，不過那不是常态。普遍情況是人太多反而導緻有效性差，因為越來越多的時間用于“交流”，而不是工作。

如果高層管理者，特别是最高負責人，把一小部分（可能是超過1/10）的時間用于處理人際關系問題，用于化解積怨和摩擦，用于調解争議和合作等問題，那麼幾乎可以肯定，人手太多了。

第三，組織結構缺陷，它的表現是會議太多。看看我們的時間記錄，隻要開會的時間達到1/4甚至更多，那就說明存在造成時間浪費的組織結構缺陷。說明職位結構和部門設計不合理；本該由某個職位或某個部門完成的工作，分散到了多個職位或部門；說明責任分散，而且資訊沒有送達實際需要的人手中。

組織總是需要那麼多的合作，但開會必須成為例外，而非慣例。一個人人總在開會的組織，便是一個無人做事的組織。

第四，因為資訊功能失靈而浪費時間的活動，比如某大醫院的院長曾經多年飽受求助電話的困擾，院内醫生經常請他給患者安排床位。

但住院部說沒有空床，可是院長幾乎每次都能找到幾張空床，原因就在于患者出院的時候住院部不會立刻得到通知，而解決這個問題并不需要太大的智慧。

3. 集中時間

集中時間的方法很多，有些人會選擇每周在家辦公一天（通常是級别高的人），編輯和科研人員一般也都這麼做。

有些人則是一周安排兩天（例如周一和周五）處理各種日常工作，例如開會、稽核、讨論問題等，把另外幾天的整個上午都留出來，連續不斷地處理重要事項。

德魯克曾經服務過一個某大銀行的總裁，在服務的兩年時間裡，德魯克每月跟他見一次面。

讓德魯克感到驚訝的是：不僅他們每次見面的時長都是相同的一個半小時，而且每次見面的議程從來沒有多于一項，甚至每次到1小時20分鐘的時候他總是會說：“德魯克先生，我想現在該做總結，然後安排下一次的事了。”

這樣持續大約一年，德魯克終于忍不住問他：“為什麼每次都是一個半小時？”他回答說：

“很簡單啊，因為我集中注意力的時限就是大約一個半小時，不管談什麼事，隻要超過這個時間，我就談不出什麼新東西來了。此外，如果用的時間比這個短得多，那麼沒有哪件重要的事是可以處理好的，也達不到把正在談的事弄懂的程度。”

德魯克還發現，每個月在他辦公室待的這一個半小時裡，從來沒有聽到過電話鈴響，也從來沒有見過他的秘書從門縫裡把頭探進來說有哪個重要人物要立刻見他。有一天德魯克又問起這個事情，他回答說：

“我很嚴肅地告訴過秘書，不能讓任何人來找我，隻有美國總統和我夫人例外，但總統很少打電話來，我夫人了解我的習慣。所有其他事情，秘書都會幫我擋着，直到我這裡結束。然後我會花半個小時回複所有的電話，確定不錯過任何一則資訊。我至今沒有碰到過什麼危機，是不能等上90分鐘再去處理的。”

他明白，當時間變得支離破碎便全無用處，他需要的是整塊兒的時間，是以他把每次和德魯克見面的時間都安排在一個半小時，也就是說他以一個半小時為機關安排工作，這其實也引出了一個時間管理的基本概念——時間顆粒度。

劉潤老師說，看一個人的時間顆粒度，可以看出他的職業化程度。這位銀行總裁的時間顆粒度是一個半小時，那這個時間顆粒度屬于什麼水準呢？我們來看看馬斯克是怎麼做的。

二. 以5分鐘為機關，按秒安排工作

作為這個世界上最成功最忙碌的男人之一，馬斯克管理了7家公司，養育了6個孩子，他是怎麼做到的呢？

1. 為任務設定時長

馬斯克運用時間的訣竅是創造“時間限”而非“時間線”，他推崇“Time Boxing”工作法，就是為任務設定時長。

凡是醒着的狀态，馬斯克都會以5分鐘為機關來安排日程，他的一天被切成了幾百個“時間方糖”，也就是說他的時間顆粒度為五分鐘。

你不要覺得誇張，曾經的首富比爾·蓋茨也是如此，甚至一些短會、與人握手都是按秒數安排的。

據劉潤老師回憶，2003年，比爾·蓋茨到訪中國，來北京香格裡拉酒店參加一些的重要會面。當時微軟中國的員工們為了他的到來，一遍又一遍地測量從電梯口到會議室門口要走多少步，要花費幾秒鐘。

他們把需要握手、簽字的重要客人安排在不同的會議室裡，等蓋茨來了之後，讓他依次進入每個房間，握手、簽字、拍照、離開，劉潤老師目睹了全程，結果幾乎和計劃的時間分秒不差。

“Time Boxing”工作法關注的核心不是什麼時刻做這件事，而是做這件事花費的時長。有關企業官僚作風的帕金森定律也提到，工作會填滿配置設定的時間。也就是說，為任務配置設定的時間越多，完成任務花費的時間也就越多。明明30分鐘可以查完的資料，如果安排半天，那可能真的會花半天。

是以為了避免時間的浪費，一定要把一些低價值的事項少安排一些時間，譬如馬斯克會選擇在5分鐘内狼吞虎咽地吃完午餐。這種時間管理方法和市面上大量根據日程來安排待辦事項的時間管理方法有着本質差別，但對于日程繁雜又不固定的人士尤其好用。

2. 鐘情電子郵件

馬斯克運用時間的另一個訣竅是鐘情電子郵件。

專注和深度工作才能帶來進步，但馬斯克雜事極多，這意味着隻有盡可能以異步方式生活才能減少來自外界的幹擾。于是馬斯克鐘情于電子郵件，因為郵件不需要及時回複。

用他自己的話說：“我喜歡郵件，并且盡可能嘗試異步溝通，我非常擅長寫郵件。”

是以他大量的事務都選擇用郵件解決，他極少使用電話，因為這樣可以避免高效狀态被打斷。而且他還用了一個很難被猜到的郵件位址，以此來避免與公司以外的人取得聯系，這樣他就能更專注于公司的實際工作。

他曾在一次會議上開玩笑說：“我寫過很多郵件——并且非常擅長，這是我的核心競争力。”他經常通過郵件向全公司傳達如何溝通，公司的願景和使命，以及如何高效工作。

2018年7月1日，馬斯克向全體員工發送了一封人人期待已久的電子郵件：“我認為我們剛剛成為了一家真正的汽車公司。我們在七天内制造了5031輛Model 3。”周産能爬升過5000台，馬斯克将特斯拉最有裡程碑意義的成就，通過郵件告訴了所有人。

實際上馬斯克的郵件技能也是練過的，用語清晰、簡潔、直接。能用兩個字就不用十個字，他會使用一些恰如其分的技巧型話術，比如“我希望……，你能夠做到嗎？”，一旦你在郵件中答應，就像是自己承諾完成任務，而不是他硬壓下來的，也就不得不完成。

此外，馬斯克還在個人管理精力的配置設定上運用了帕斯托雷法則：将大部分的精力用在最重要的兩家公司上面，即Space X和特斯拉，據調查顯示，平均他一周有42個小時在特斯拉工作，40個小時在Space X工作。

最後，一心二用甚至三用，是馬斯克管理時間的又一特點，他經常會在開會時用手機處理工作，在檢查發票時回複郵件，有時抱着孩子在腿上玩時還會抽空回複郵件……

看完這位西方企業家的時間管理後如果你還是覺得不太好學習，那我們接下來再看一位中國企業家的例子。

三. 把時間用在學習上，把心思用在工作上

宋志平，現任中國企業改革與發展研究會會長、中國上市公司協會會長。

做企業，他成就了兩家世界500強；

教書，他是清華北大等著名經管學院最受歡迎的實踐教授之一；

寫書，他的出版量甚至超過專職作者，名聲早已蜚聲企業界和管理學界。

他是怎麼做到的呢？

1. 日日不斷，不疾而速

宋志平會長在接受正和島采訪時說到“把時間用在學習上，把心思用在工作上”這句話是他的真實寫照，他認為，無論我們從事什麼工作，都需要靜下心來，深度學習，深度思考，深度工作。

什麼是深度？就是一絲不苟，就是見微知著，就是持之以恒。也正因如此，是以宋會長保持每天早上五點多起床用兩個小時思考和寫作，每天晚上十點到十二點兩個小時用來閱讀，幾十年如一日。

這點其實和曾國藩很像，曾國藩說：“我們治學，一定是每天都不能斷的。”如果你每天的目标是至少讀30頁書，但是今天确實忙的讀不了30頁，那你讀10頁也行，總之一定不能斷，不能說今天忙就不讀了，明天讀六十頁。

隻有日日不斷，才能不疾而速。

2. 對手機進行限制

對于回複消息，宋會長和馬斯克的态度也是如出一轍——集中處理。

現在人們常把及時回複資訊作為一種美德，對延遲回信常有微辭，但大家其實可以理智地想一下，如果每個人都在秒回資訊、像過去的話務員一樣終日盯着手機，還能做工作嗎？

這個時代，對許多人來講，時常、不間斷地看手機已經成為一種習慣，或者說和吸煙、喝酒一樣上了瘾。

宋會長的方法是規劃使用手機的時間，比如每天早餐前後可以處理一下手機資訊，也可以浏覽一下新聞，上班前可以處理一下資訊，午餐後再處理一次，下午下班前處理一次，晚上睡覺前再看一次，每次處理時間大概在15分鐘以内。

這樣的好處是把手機使用時間集中化了，而不是時不時地幾分鐘看一下。大腦有延遲記憶的功能，如果總有新的資訊進入，大腦就會被這些紛亂的資訊幹擾，無法擺脫，是以要想深度工作，就必須對使用手機進行一定的限制。

3. 善于利用碎片化時間

宋會長第三點管理時間的方法是善于利用碎片化時間。比如在火車上、汽車上這些通勤時間，宋會長都會用來閱讀。這其實就是我們高中實體所學的“并聯”，即想盡一切辦法找到可以并聯的任務，然後讓他們并行，也是我們常說的疊加效應。

将學習、工作、思考、寫作疊加到一起，這也正是宋會長能夠多點開花的秘密之一。

新東方董事長俞敏洪也是一位時間管理大師，他除了管理公司以外，每年還能讀一百多本書，寫六十多萬的文字，出一到兩本書，還能去全國各地進行文化旅遊，注意是文化旅遊，所謂文化旅遊不是簡單的去玩去看看打個卡那麼簡單，而是每去到一個地方都要考察它的文化，并寫出文字，拍出視訊。

他的時間是怎麼來的呢？在節目《開場白》演講時他也說到，重複利用時間。在散步的時候他一定是在聽課，在爬山的時候他一定是在聽課，坐着汽車上班的路上他一定是在車裡看書或者在用電腦辦公。

商業顧問劉潤老師也是如此，他每年在得到APP上聽課的時間不少于1000小時，這其中還不包括他寫課（輸出）的時間。并且他的聽課速度是2倍速。也就是說他每年僅僅從得到，就擷取2000小時的輸入，平均每天6小時。

作為商業顧問那麼忙，他是怎麼做到的？

我在他的一篇文章裡找到了答案：

早上7:30起床，打開手機，連上酒店的藍牙音箱開始聽。

洗完臉刷完牙，連上藍牙耳機，下樓吃飯繼續聽。

然後出門，去活動現場的路上聽。活動9點開始，已經聽了1-1.5小時。

活動結束，比航班起飛提前2小時到機場。路上又聽了1.5-2小時。

内容提前下載下傳好，飛機上2小時。

落地後回家路上1小時。

那天，他聽了6-7小時。加上2倍速，一天就聽了13-14小時的内容，這真是把碎片化時間用到了極緻。

四. 結語

時間管理，最重要的不是如何從17分鐘裡省出17秒，而是判斷這17分鐘值不值得用于做某事，以及如何用17分鐘省出17個小時。

以上這些方法，說起來容易，但做起來很難。

一位盎格魯主教在遺言裡說：

“當我年幼時，充滿無限的幻想，我夢想着要改變世界，當我長大一點，我發現世界不會改變；

我決定放短我的目光，去改變我的國家，但是國家好像也不可以改變；

到了暮年，我決定做最後的嘗試，改變我的家人，然而他們也未曾改變。

現在，我的生命快要結束，我突然醒悟到如果我首先改變了自己，然後以身作則，我可能改變我的家庭，而受到他們的鼓勵，我可以使得國家變得更好一點，說不定，我還改變了世界。”

時間管理的能力提升，絕非看完一篇文章就可以達到，必須自己身體力行、加以實踐。

德魯克說，認識你的時間是每個人肯做就能做到的，這是一個人走向成功的自由之路。

最後，你有哪些時間管理的方法和心得，歡迎評論區留言，我們共同探讨，一起實踐。

未來，讓我們一起行動起來，做時間的主人。