時間管理的定義與目的

時間管理定義

◆時間就是生命，時間就是金錢。

◆人們往往是重視生命，樂于理财，而忽略了時間管理。

◆善用時間，就是善用自己的生命!

時間管理是在日常事務中執着并有目标地應用可靠的工作技巧，引導并安排管理自己及個人的生活，合理有效地利用可以支配的時間。

時間管理的目的

時間管理的目的就是将時間投入與你的目标相關的工作，達到“三效",即效果、效率、效能。

效果，是确定的期待結果；

效率，是用最小的代價或花費所獲得的結果；

效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結果。

圖2-1   時間管理的“三效”關系

時間管理理論的曆史演進

學習時間管理，首先了解一下時間管理理論的曆史演進。因為科技發展的過程中，每一個人追求的就是更好的效率、效能、效果。在追求的過程中，如何去節約更多的時間，如何把時間投入到最有效率的結果上，曆史上曾存在幾種方式，這種方式間發生的變化就好像一個曆史的演進。

第一代時間管理理論

基本是備忘錄型。一方面順其自然，另一方面也會追蹤時間的安排。備忘錄管理的特色就是寫紙條，這種備忘錄可以随身攜帶，忘了就把它拿出來翻一下。如果今天一天結束完成了大部分的事情，就可以在備忘錄上劃掉，否則就要增列到明天的備忘錄上。這就是第一代時間管理，叫做備忘錄的時間管理。

這種時間管理的優點是：重要的事情變化時的應變力很強，是順應事實的。另一個優點就是沒有壓力，或者壓力比較小。備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項。

但備忘錄管理沒有嚴整組織架構，比較随意，是以往往會漏掉一些事情。忽略了整體性的組織規劃，有時候會面臨一種好像在應付狀況或者在應付一些工作上的事情，這是第一代時間管理的缺點。

第二代時間管理理論

強調的是“規劃與準備”，特色是記事簿。特點是制定時間表，記錄應該做的事情，表明應該完成的期限，注明開會的日期等等。

這種管理模式優點是追蹤約會以及應該做的事情。通過制定的目标和規劃完成的事情達成率比較高。

缺點是容易産生凡事都要安排的習慣，找不到思考的空間。

第三代時間管理理論

主旨是“規劃、制定優先順序，操之在我”。這一代的管理強調的是價值，制定中長短的目标以期實作一種價值觀。是以它的特色就是将每天活動，寫在紙上或者輸入計算機，詳細地規劃各式各樣的規劃表或者組織表。它主要是為了提高工作和生活效率。

第三代時間管理的優點是比較強調價值觀，以價值為依據，或者以價值為導向的一種生活工作的方式。它能夠發揮長期、中期或者短期目标的效果，也能透過每天的規劃，安排優先的順序，可以提高生産力；它的效率比較高，可以感到井然有序。

第三代時間管理的疏忽表現在忽略了自然法則，缺乏遠見。因為它是以價值為導向，你要得到這些東西，你認為這是你生命中最重要的，是以在安排上往往會有些疏失，其實價值觀未必是自然法則。

 第四代時間管理

強調了一切以自然法則為中心的羅盤理論。這種管理法則超越傳統上追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是換一個時鐘，而是提供一個羅盤，因為人走的多快是一回事，方向對才是最重要的。怎麼走，不是求快，而是怎麼向未來的目标接近。

這種管理理論強調的是每一天的行動，每一個時段的行動，都要與未來的目标很接近，是以它強調的是一種方向，也叫做正北理論。

表2-1  時間管理理論的曆史演進

理論的演進

特點

優點

缺點

第一代時間管理

備忘錄型

應變力很強沒有壓力

随意忽略整體規劃

第二代時間管理

記事簿規劃與準備

追蹤約會事件達成率比較高

産生安排的習慣

第三代時間管理

強調價值規劃、制定優先順序

以價值為導向提高生産率

忽略了自然法則缺乏遠見

第四代時間管理

自然法則和羅盤理論

效率方向對

在你的生活過程當中，每一個決定不是離開你人生的目标很遠，就是離你人生的目标很近。是以你每一個時刻都在做選擇，每一個時刻都在做決定。