如何建立有效的管理体系？（一）

想象一下，如果没有一个专注于训练的有效管理系统，一个职业足球队会是什么样子。现在拿走他们的战术手册和球员数据。在这种极端的情况下，你所拥有的是非常有才华(也许薪水过高)的人参与有组织的混乱。他们可能会赢得一两场比赛，但从长远来看，这支球队注定要失败。如何建立有效的管理体系?

建立有效管理体系的要素

我提供这个例子是为了说明为什么任何组织都需要检查其管理系统的存在性和有效性。如果您的文档化过程(剧本)或基准测量(统计)中存在弱点或漏洞，那么您将需要采取纠正措施。

1. 发现什么是重要的

在领导一个团队或一个部门时，最重要的是要弄清楚到底需要做什么才能被认为是“成功的”。不幸的是，这些信息往往没有被部门经理清楚地告知(参见上面的负面管理例子)。你可能得自己弄清楚。

一旦你了解了你的组织明确的和未明确的目标，那么你就可以开始创建有效的管理系统来实现它们。好的事情很少是偶然发生的，缺乏计划通常会导致浪费努力和糟糕的结果。

让团队成员参与进来:

• 与他们沟通并明确部门的目标
• 诚实地对待公司里的规定和未规定。你可以通过诚实的方式赢得尊重。
• 以共识为出发点的计划为部门指明了方向。

2. 计划完成重要元素

规划应包括以下方面:

• 需要什么样的文件(政策、程序、表格和记录)
• 必要的会议
• 哪些人应该参加，通常的议程是什么
• 考虑时间和责任都是计划的关键要素

建立行动模式

下一步是开发行动模型:

• 用更具体的细节充实这个计划
• 高度具体的过程和任务要素应在程序、作业指导书和培训材料中形成文件
• 它们应该包括成功的关键要素和公认的最佳实践。

这个阶段的一部分是定期审核和审查文档，以便它反映实际的实践和首选的方法。制定程序和其他文件，只反映蓝天思维意味着，最终，它们很有可能被忽视，很快就会过时和无用。

要避免这个陷阱，开始时要现实，但要有计划地不断改进。然后通过培训和审核跟踪文件的创建。确保团队成员知道哪些文档和表单/记录适用于他们，并且他们知道在哪里可以找到它们以及如何使用它们。

了解所需资源

这个阶段的另一个关键因素是确保团队成员拥有完成任务所需的资源。他们有必要的技能和培训吗?一个确保每个人都接受定期培训的计划鼓励了一个学习环境。

在技术和软件应用方面尤其如此。当一些简单的改变可以允许更自动化的方法，从而使他们的工作更容易时，人们就会变得自满和舒适。培训和教育可以促进创新。

3.定期检讨过程表现

最后，定期回顾每个流程的进展情况:

• 计划是否有效，是否与组织的总体目标一致?
• 您的过程活动是否实现了计划?
• 内部审计是否表明程序得到了遵守，并保持了更新?
• 你的绩效评估真的能让你深入了解部门的情况吗?

这种类型的管理评审会让你回到发现的地方(你真的明白发生了什么吗?)，这样的循环又开始了。每次你在这个循环中移动，你应该至少能做出一点小小的改进。

现在你通过目标来管理，衡量什么是重要的，反思它，然后试图找到更好的方法(同时要明白没有人是完美的)。这听起来像是一个有效的管理系统的公式，以及整体上的成功。那么现在让我们来看看建立管理系统。

建立有效管理体系的五个阶段

根据我的经验，当一个公司第一次尝试建立一个有效的管理系统时，它花费的时间比预期的要长，涉及的人员比计划的要多，而且复杂性也在增加。为了控制这种趋势，我主张将过程分成5个不同的阶段，每个阶段都有明确的目标:

1. 发现
2. 规划
3. 发展
4. 实现
5. 重新发现

第一阶段-发现

想想这个初始阶段，项目管理的第一步。它包含了教练组所做的所有事情，包括第一次赛季前的球队会议。

它是确定总任务和目标的地方，并确定了明确的效力标准。当然，球队可能会把目光投向冠军，但踢队或锋线队员呢?在建立有效管理体系的这一阶段，组织的每个部分都必须制定有意义和可衡量的绩效标准。

管理目标

建立目标和标准需要管理层仔细审查真正有助于公司整体使命的内容。部门目标必须与公司目标保持一致。用我们的足球类比来说明:跑卫可能会提出一个赛季总跑动5000码的目标。

这可能对团队目标有利，也可能不利于团队目标，而一致的目标可能是达到平均每次跑步+5码。后者可能更适合一个高度以传球为导向的进攻。

在您的发现阶段，一旦您的目标和有效性标准达成一致，您就可以创建您的行动计划了。这一步只是一个广泛的路线图，涵盖了构建管理系统的其余4个阶段。发现阶段通常需要2-4周，大约占整个过程的12%。进入下一个阶段;

第二阶段-规划

你曾经有机会观看大型建筑物的建造吗?每天从地基到顶楼的进步真的很惊人，如果你像我一样，你会想“这一切是怎么发生的?”答案是:这需要大量的计划。

一项复杂的建筑工作显然需要项目规划中极其细致的细节来协调材料和人力。不充分的项目规划可能导致浪费、延误和劣质的最终产品。

建立一个有效的管理系统同样依赖于执行一个强有力的计划阶段。

策划管理体系

规划阶段可以说是任何大型项目中最重要的一步。如果你没有做好计划，其他的事情也会跟着失败。

正如建筑承包商不敢在没有计划的情况下开始订购材料或敲打钉子一样，您的公司必须避免过快地进入编写程序的实际开发阶段，而程序是有效管理系统的基础。

业务评估

以建筑为例，第一步通常是对建筑用地进行调查。你要检查公用设施、道路、财产等级和土壤等条件。

在管理系统开发项目中，我们将这一步称业务评估，因为它阐明了您组织中的当前现实和您所陈述的目标之间的“差距”。回想一下，目标和可衡量的有效性标准是在第一阶段-发现阶段建立的。

差距分析或业务评估的结果被用作产生项目计划的输入。

项目管理

项目计划详细说明了有助于管理人员控制项目以及设定预算和时间表的材料和工具。我们大多数人都熟悉管理将一块光秃秃的土地转换为建筑师愿景所必需的组件:图纸、投标、许可、合同、工作订单和检查。但是建立一个有效的管理体系需要什么呢?

完整的流程

您的项目规划阶段包括生产这些组件，这些组件将大大简化开发和实施阶段(分别为III和IV)，并形成一个整体的坚实结构:

• 项目角色和职责
• 组织机构图
• 活动，资源，日期
• 评论结构
• 状态报告
• 文件控制和格式
• 流程图
• 法规遵循需求
• 培训、实施、测试和审核计划

流程图评审

在结束计划阶段之前，对每个组成部分进行审查，重点放在流程图和有效性标准上，以确保与确定的组织目标保持一致。这种检查将有助于在接下来的阶段中消除项目漂移。

计划阶段需要2-4周，并引导我们进入开发阶段。

第三阶段-发展

虽然我不是娱乐大亨，但《开发阶段》让我想起了制作一部好莱坞电影。当我们坐在影院里观看最新的大片时，我们看到的是一个成品，并认为它和它看起来的差不多。但我们错了。制作一部电影，就像建立一个强大的政策和程序系统的过程一样，是一个非线性的过程，需要大量的“幕后”支持。

管理系统和发展过程

就像每一部伟大的电影都是由一位才华横溢的导演指导的;你要努力建立一个有效的管理系统需要一个熟练的项目经理。这个角色在开发阶段尤其重要，因为在这个阶段，整个项目的时间、精力和费用都要投入其中，就像电影制作的实际拍摄阶段一样，它可能会消耗你项目成本的50%。

政策及程序专业知识

一个优秀的项目经理需要具备哪些技能?除了良好的组织、沟通和时间管理技能外，我还具备政策和程序或流程开发方面的专业知识。根据您的员工，这可能需要外部资源。

相关的发展过程

你可能会惊讶地发现，电影很少是按“线性顺序”拍摄的，也就是说，从开始到结束。出于种种原因，导演会将场景分成“乱序”拍摄的几组，然后再编辑到正确的位置。类似地，您的公司将希望通过将相关流程组织成一组，然后在进入下一组之前完成这些流程来进行开发阶段。

政策和程序文件控制

您的开发工作将从建立策略和程序文档控制流和格式开始(将这些视为设置阶段)。接下来，分配给你的作者将根据基本材料制作实际文档(精炼脚本)。文件控制最好使用在线程序管理软件产品进行管理。

然后，执行流程演练并测试 a)遵从性 和 b)有效性(彩排)。完成此流程分组后，您将转到另一组。

流程的支持文件

电影结束时，我总是惊叹于演员名字后面长长的字幕。这需要大量的资源才能实现，你的开发过程也不例外。你将依靠有价值的支持文件，如职位描述、表格、技术手册、培训计划和参考材料来开发你的新管理系统。

完成系统的过程评审

直到所有的场景都被拍摄和编辑完，一部电影才能发布。同样，在进入构建有效管理体系的下一阶段——实施之前，您将希望完成过程文档并将所有过程作为一个完整的系统进行审查。

开发阶段需要2-4个月的时间，这取决于过程的数量、遵从性需求和编写者/审稿人的技能。现在你已经准备好将你的有效管理系统付诸行动了。