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职场时间管理与目标管理高阶认知:MVT,聚焦最有价值的工作

作者:职场核武器

总有人说,他一年读了多少本书,平均一天读多少页。

每当看到这样略带自矜的话语,我总觉尴尬。

这是典型的混淆过程与目标结果。

读书只是手段,是提升自己的一个过程,或许可以当做自己的一个心理安慰剂。

不是说你收集了满满一硬盘的资料,就是已经大功告成了。

不是说你将一套书,从头翻到尾就完全掌握吸收了。

对于成年人来说,更好的方式,可能是主题阅读,只读某本书的一部分,可能来回反复阅读。

我们这里拿读书举例子,实际上要强调的是,不要混淆过程与目标结果。

同样的,时间管理,是一个辅助人达到目标的手段,属于过程。

因为过程工具只能告诉你“怎样把一件事情做得更快更好”,却无法告诉你“为什么要做这件事情”。

无法指明方向。

所以,单纯的时间管理,对于你的成效微乎其微。

我们要先进行目标管理,再在此基础上进行时间管理,或者说精力分配,这样才能朝着成功前进。

因为时间管理,不管是什么模式,非常中的一点就是决策,决策那些事要花费重大的时间精力。

而决策的标准,就是以目标为依据。

对于每个人来说,一天永远只有24小时,无论怎么管理都不可能增加一秒或者减少一秒,我们只能“选择”在哪里花时间。比如,同样是晚上睡前的一个小时,你愿意用来刷朋友圈,和朋友聊天,还是用来看书学习?这是很简单的一个题目,但每个人的选择可能都不尽相同。

孤立的谈时间管理意义并不大,所以本文先介绍了目标管理的框架,再介绍时间管理的框架与最优实践。

本文的主题是想告诉读者,职场工作中一定要聚焦做MVT(Most valuable thing)最有价值的事。

那么问题是,对你来说,判断MVT的标准是什么?

职场时间管理与目标管理高阶认知:MVT,聚焦最有价值的工作

目标管理

我们刚才说,非常重要的一点是,不要混淆了目标结果与过程。

只有明确了我们自己的目标,才能有效的制定计划。

我们的职场工作,也非常符合28原则,我们只有通过目标来筛选出来对我们来说最有价值的事情,才能朝着目标狂飙猛进少走弯路。

与大部分人的认知不同,时间管理不是一个静态的时间区段划分,不是一个学生的课程表。

而是会动态的变化,需要不停的决策调整,还应该包含提前的规划,风险规划,提前铲除可能引起消耗的问题。

所以,我们的职场成功的第一步是:

合理的目标制定-SMART法则,以及赋予崇高重大的意义

制定目标的时候,有一个SMART原则:

  1. S:Specific,明确的,具体的

例如,你说我的目标是幸福,但是这是一种心理状态,定义不明确,不知道下一步该怎么办。还比如说我的目标是成功,那么你的成功定义标准是什么?这个目标用清晰明确的行动指引来替代。

并且,最好赋予这个目标重大的意义:

什么是意义?意义就是你为什么要制定的是这个目标,而不是其他目标。

或者说,完成目标后的收获。

例如完成这个目标我们团队能获得什么?对我们团队的长远发展能起到什么样的关键作用?客户能因此获得什么?整个社会能获得什么?你们每个人能获得什么?对成长的帮助?对收入的贡献?

等等。

回想一下,你自己在设定个人目标的时候,会设定些什么目标?年底前减肥20斤?月收入达到5万?这些目标是你最终想要的吗?

不是。

达成这个目标之后所带来的效果才是你真正想要的!

为什么要完成这个目标,远比这个目标是什么重要的多!

2.M:Measurable,可衡量的

目标是否达成,必须有一些量化的指标去衡量,例如如果每天能6点下班就能感觉到幸福,那么你下一步的行动就是去找一个不用996的公司。

再例如,你说我的目标是让客户满意,如果没有具体可衡量的指标,就容易沦为空话套话。

可以加上数据维度指标,例如:用户好评分在9.5以上。

3 A: Achievable,(自力)可达到的

你不能定一个不可实现的目标,例如上来就指定目标称为全球首富,这个目标离你的现状太遥远,遥不可及,你几乎不可能在1年内实现。可以先定一个与当前的状态有所差距,但是翘翘脚就能够着的。

例如找到一个工资收入年薪1万的工作。

否则不切实际的目标,容易让人一直处于焦虑的状态。

另外非常需要强调的一点是,目标的达成一定是以自己的力量可以控制的程度,不能把目标寄托在不受控制的事情上。

例如,如果指定的目标是:明年升职加薪,或者是让别人爱上我……这些你不能控制,因为决定权不再你手上,就不适宜当做目标。

如果你说,我的英文词汇当前是3000,我要达到6000就是一个相对合理的目标。

所谓不合理的目标,是需要太多客观条件促成,甚至需要极端运气加持或者贵人相助才能达成的目标。

4 R:Rewarding,完成后有满足感的

不能设定太远的目标,那么是不是就去设置非常容易实现的目标呢?

你需要衡量一下这个目标完成以后,你自身会不会有愉悦感和满足感?

另外,在小的目标完成以后,也可以及时的奖励自己,例如一顿大餐、一个心仪已久的电子产品等等。

5 T:Time-bound,有时间限制的

目标一定要制定时间限制,否则没有意义。不同的时间限制会导致你的思考规划完全不一样,如果没有限制,你的目标可能就会成为一句口号,起不到任何作用。

需要注意的是,这一切都要使用正向的语言去描述。

*有效的目标分解。——10X法则

有了大的目标后,一定要对目标进行拆解,将大目标拆解成一个个的可以实现的小目标,然后在根据小目标去安排任务,告诉自己下一步该去做什么。

目标的拆解有两种主要方式:

1、加法分解

从时间或者空间维度来进行分解,例如你的目标是1年内完成12w字的书籍,那么每个月的目标就是12/12 = 1,每个月写1w字。

从空间维度,就是看目标的结构组成,例如你的收入,是按照基本工资+绩效工资+股票+投资理财等收入。

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2、乘法分解

在一些情况下,乘法分解能让你的成功杠杆更大。

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比如埃隆马斯克,他有一个疯狂的火星移民计划:通过SPACE X把100万人送上火星。

原本一个人送上火星的成本差不多需要100亿美金,全世界几乎没人负担得起这笔差旅费,更不用说把100万人送上火星了。

马斯克的目标是把人均成本降低到50万美金,因为这样许多中产阶级也都能负担的起。

但是,从100亿降到50万,这是两万倍的降低成本!

在普通人看来是一个天方夜谭的目标。

但是如同特斯拉新能源汽车一样,他把这个目标拆解为一个神奇的公式:20000 = 20 × 10 × 100,这是什么意思?

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20指载人能力提升20倍;10指发射成本降低10倍,替换优化火箭的大部分零部件;而100是指将火箭可发射后重用!

我们都知道,他的火箭已经确实可以重用。

这种大开大合,以星辰大海为征途的目标,光是想起来就令人心潮澎湃。

如果你想把你的目标也做一次乘法分解,就需要找到与之相对应的数学公式,比如:销售额 = 流量 × 转化率 × 客单价。一旦找到了公式,你就可以四两拨千斤,让任务以指数级的速度向前推进。

再例如,成功 = 能力 × 效率 × 杠杆

对目标进行分解的另外一个重要原因,是为了激励自己,避免太长的等待消耗了热情。

我们玩游戏、看短视频,都是一些短期刺激,那么你设定目标的时候,也要把里程碑切的细碎一些,让自己能尽快看到达成感,实现对自己不断的精神激励。

从计划到任务——GTD原则

我们有了分解后的小目标,那么下一步就是将小目标逐步细化为可以执行的步骤任务。

可以使用倒推规划的方式,也就是说假如已经成功,从结果倒推过程。

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这一步,可以去参考一些成功人士的经验,参考一下他们的“套路”。

有人说,专业人士与普通人的差别,就在于他们有“套路”。

而下一步,就是对任务的执行,因为我们的工作生活有很多不可控因素,所以制定任务计划的时候,一定要留足充分的余量,不要把自己崩的太紧。

持续性比强度重要。

只要能坚持,不要过度压榨自己的精力和忍耐力。

尽量不要让自己感到挫败感,要允许变通,适度容错。

到了执行的层面,就需要用的一个非常完善的GTD体系:

把待处理的任务,按照这种流程进行规范化,借助一些自动化工具,可以极大的减轻大脑的负担,专注于内容,而不是流程。

这里不再赘述。

时间管理

制定了详细的目标任务后,下一步就是日常的工作执行了。

也就是涉及到我们的时间管理内容,大家最常见的就是时间管理四象限:

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回顾一下这个四象限,把所有的工作按紧急和重要程度,分成四个象限:

象限1,紧急又重要:刻不容缓的重大事件,如重大事故、难得的机遇

象限2,紧急不重要:有明确时间表的普通任务,如预定的会议,客户来访

象限3,重要不紧急:对你而言作用重大但需要长期坚持的任务,比如个人技能的提升

象限4,既不紧急也不重要:日常工作,比如日常工作日志、各种日常表格等

那么对于每一象限的具体工作,如何去针对性处理?

如果你一直在处理第四象限的事情,就必须要反思一下自己,长此以往你就会成为别人口中,一年工作经验重复了10年的人。

另外,我们要优先保证我们去处理第二象限的资源,这样拉长时间标尺来看,能有效的减少其它三个象限事务的产生。

而对于第三象限的工作,最好的方式当然是向下授权,但是如果你是那个“下”,就更需要提升自己第二象限的工作,提升自己的能力。

而尤为重要的是,你划分四象限事务的评判标准是什么?

还是与你的目标相关性。

如果你每天都感到忙碌不安,但又道不出个所以然,那就是你的目标管理出了问题:你缺少一个明确的,值得你每天在上面花费时间精力的目标。

目标缺失会导致优先级混乱,做无用功,进而出现“越忙越不知道在忙什么”的后果。

而如果你有了明确的目标,那么你的目光就会天然“聚焦”。

能让我们感到充实的,并不是繁忙到停不下来的脚步,或者排得满满的日程表,而是发现自己离目标又近了一步。

精力管理

在日常生活中,有3个非常简单却效能重大的原则:

专注

早晨起来,杜绝接触杂乱信息,例如知乎、微博、抖音等。这些杂乱无章的信息只会让你的头脑混乱,影响一天的状态。

清淡

中午尽量吃绿色蔬菜,少吃米饭等糖水化合物,影响下午的状态。

冥想

国学大师钱穆先生每次舟车劳顿回到家中,都是冥想十五分钟,然后伏案工作。这里的冥想并不一定要像禅宗那样莲花坐,其实更像是“闭目养神”,眼观鼻鼻观心,去除杂念,收摄心神,从而提升效率与专注度。

而对于精力的管理,还有一个重大的原则:

你的大脑是用来思考的,不是用来记忆的。

人的大脑,天马行空,最擅长心猿意马,最不愿意收到固定流程的拘束。所以,很多流程一定要借助工具,而不是让大脑去记忆下一步应该做什么。

去除了这一部分流程性的内容后,能节省你很大一部分精力。

所以在个人提升的时候,不应该按照GTD的流程去建立笔记本,而是应该讲流程隐藏到内部的学习工作过程中,笔记本应该是一些从信息到智慧的类似PKM的内容。

例如笔者,就以ABZ理论,构建自己的整个职业工作生活目标,使用笔记本管理自己的知识沉淀。

根据人的学习过程,一般是从inbox(收集的信息)——>knowlege(初步炼化处理打过标签的知识)——>从knowledge中抽象形成理论,能指导之后的工作生活的原则智慧。

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