本節書摘來自異步社群出版社《access 2007開發指南(修訂版)》一書中的第1章，第1.9節，作者： 【美】alison balter，更多章節内容可以通路雲栖社群“異步社群”公衆号檢視。
access 2007開發指南(修訂版)
access 2007添加了大量新功能，它們都值得一看。雖然microsoft将許多這些功能定位于終端使用者，但是在産品中還是有許多其他有用的改進。接下來的章節提供了這些新功能的概況。本書的适當章節還會詳細介紹每個功能。
access 2007的使用者界面是經過重新設計的。microsoft公司作出這樣的改變，是為了幫助使用者在需要某些指令的時候，友善地找到它們。以前許多功能深藏在access菜單結構中，現在使用者則可以輕松地找到它們。從啟動access 2007的時刻開始到退出該應用程式，使用者的感覺将完全不同于使用access 2003時的感覺，也不同于使用任何以前版本的access的感覺。
當啟動access 2007後，螢幕如圖1.17所示。此時，可以選擇建立一個新的空資料庫，打開最近使用過的某個資料庫，打開其他現有的資料庫，或是從模闆建立一個新資料庫。如果選擇“空白資料庫”，access就會提示輸入資料庫的名稱和位置，如圖1.18所示。在單擊“建立”按鈕後，螢幕就會如圖1.19所示。
注意，access 2007提供了一套頁籤式的界面，如圖1.19所示。當建立一個新的空白資料庫時，access 2007會生成一個新資料表，這樣使用者就可以在資料庫中建立第一個表了。可以使用這個技巧建立一張表，或者可以在“設計”視圖中建立表。注意，頁籤下面的部分看上去就像工具欄一樣。這個工具欄叫做“功能區（ribbon）”。節将會詳細地介紹功能區。後續的各節将會介紹access 2007中使用的每個頁籤。
功能區是該程式頂部的區域，它代替了菜單和工具欄。使用功能區可以選擇想要操作的指令的類别。功能區包含指令頁籤和上下文指令頁籤。下面小節将介紹這兩種頁籤。
1．探索指令頁籤
當啟動access 2007後，就會出現頁籤式的界面。這些頁籤包括“開始”、“建立”、“外部資料”、“資料庫工具”和“資料表”。本節将探究每個頁籤的詳細内容。
第1個頁籤就是“開始”頁籤（如圖1.20所示）。利用它可以實作如下類型的功能：
在視圖間切換（資料表和設計）；
剪切、複制和粘貼；
格式化文本（添加粗體或下劃線，改變字型等）；
操作多格式文本（項目符号清單和編号清單）；
操作記錄（儲存、合計及拼寫檢查等）；
排序和篩選資料；
按照特定的條件查找資料。
第2個頁籤是“建立”頁籤（如圖1.21所示）。利用它可以實作如下類型的功能：
建立表、表模闆和sharepoint清單；
建立不同類型的窗體；
建立不同類型的報表；
建立查詢和宏。
第3個頁籤是“外部資料”頁籤（如圖1.22所示）。利用這個頁籤可以實作如下類型的功能：
處理已儲存的導入和導出；
連接配接到其他access資料庫、excel資料表、sharepoint清單、文本檔案、xml檔案，以及其他諸如開放式資料庫互接（open data base connectivity，odbc）資料庫；
建立和管理電子郵件。
第4個頁籤是“資料庫工具”頁籤（如圖1.23所示）。利用它可以實作如下功能：
啟動visual basic編輯器；
操作宏；
操作關系和對象相關性；
執行分析任務；
連接配接sql server；
操作連結表；
管理切換面闆；
用密碼加密資料庫；
操作附加元件；
編譯資料庫。
2．探索上下文指令頁籤
其他頁籤都是上下文指令頁籤，它們會依賴于使用者的行為而改變。例如，當第1次建立新資料庫時，access會假定第1個任務就是建立一張新表。是以就會出現“資料表”視圖，并且會顯示“資料表”頁籤（如圖1.24所示）。利用該頁籤可以實作與操作資料表相關的所有任務。這些任務包括操作字段和列，修改與列相關的資料類型和格式以及操作關系。本書将以這種簡介的方式适當地介紹每個下文頁籤。
3．利用庫
庫是一種可視化顯示選擇的控件，有了它使用者就可以看見将要獲得的結果。這樣就可以浏覽并檢視access 2007能做什麼。圖1.25提供了一個例子，如使用者所見，當單擊“網格線”按鈕右邊的箭頭時，一個庫就會出現，并展示每個會出現的結果。這個功能使使用者可以友善地從提供的選項中作出自己的選擇。
4．操作快速通路工具欄
“快速通路”工具欄是一個标準工具欄，它出現在功能區的頂部，并能夠通過單擊就可以通路指令，例如“儲存”和“撤消”。注意圖1.26中的“儲存”、“列印”和“撤消”按鈕，這些按鈕都在“快速通路”工具欄上，使用者可以随時友善地通路它們。使用者可以自定義“快速通路”工具欄，用以包括最常用的指令；還可以修改工具欄的位置和大小。如使用者所見，小工具欄出現在指令頁籤上。要改變“快速通路”工具欄的位置，隻須右鍵單擊工具欄，然後在彈出的快捷菜單中選擇“在功能區下方顯示”指令即可。工具欄就會出現在功能區下面（如圖1.27所示）。
5．使用“microsoft office access”按鈕
“microsoft office access”按鈕出現在應用程式視窗的左上角。當單擊“microsoft office access”按鈕後，就會出現一個菜單（如圖1.28所示）。使用該菜單，可以實作以下任務：
建立新資料庫；
打開現有資料庫；
儲存改變到目前對象；
使用“另存為”菜單指令将檔案儲存為其他access檔案格式，或者儲存到網頁伺服器、pdf及xps檔案中；
列印及列印預覽；
通過壓縮和修複資料庫、備份資料庫、操作資料庫屬性來管理資料庫；
将資料庫以電子郵件的形式發給其他人；
關閉目前資料庫。
6．功能區的提示和技巧
在access 2007中可以使用與access以前版本中相同的鍵盤快捷鍵。這意味着可以使用使用者已經非常熟悉的鍵盤快捷鍵實作許多常用的功能（例如“儲存”）。當在功能區中将滑鼠指針懸停在與鍵盤快捷鍵相聯系的按鈕之上時，作為“螢幕提示”的快捷鍵就會出現（如圖1.29所示）。
另外一個檢視鍵盤快捷鍵的方法是，在特定的頁籤上按下alt鍵。此時所有alt快捷鍵會以小訓示符的形式出現（如圖1.30所示）。例如，當在“開始”選項激活時按下alt鍵，就可看見“alt+f”快捷鍵可以通路“microsoft office access”按鈕。
有時，使用者需要額外的螢幕控件，并希望壓縮功能區，僅顯示出激活的指令。access 2007可以很容易地實作該功能。要壓縮功能區，隻須輕按兩下激活的指令頁籤，應用程式視窗就會如圖1.31所示。要再次打開它，隻須單擊想要激活的頁籤。
7．自定義快速通路工具欄
正如前面“操作快速通路工具欄”一小節所提及的，可以自定義“快速通路工具欄”。右鍵單擊工具欄，将會彈出一個與上下文相關的快捷菜單（如圖1.32所示）。
選擇“自定義快速通路工具欄”指令，帶有“自定義”選擇頁面的“access選項”對話框将會出現（如圖1.33所示）。
下面是自定義“快速通路工具欄”的步驟。
使用“從下列位置選擇指令”下拉清單，選擇想要使用的指令類别。例如，在圖1.34中，選中了“建立頁籤”指令。
（1）使用“自定義快速通路工具欄”下拉清單，決定變化是用于使用文檔，還是指定的正在操作的文檔。
（2）從對話框左邊的清單框中選擇一個指令，單擊“添加”按鈕将它添加到對話框右邊的清單框中。例如，在圖1.34中，從“建立頁籤”下拉清單框中添加了“空白窗體”指令。
（3）使用對話框右邊的上下箭頭，可以在現有指令清單内将指令向上或向下移動。
（4）在添加了所有想要的指令後，單擊“确定”按鈕結束該過程。現在 “快速通路”工具欄會顯示連接配接了指令的圖示，這些指令是使用者添加給工具欄的（如圖1.35所示）。
如果想要将“快速通路”工具欄重設到預設值，可以單擊“access選項”對話框中“自定義”頁面的“重設”按鈕。
microsoft公司使用“導航窗格”代替了資料庫視窗。“導航窗格”包含資料庫中所有對象的名稱，有窗體、報表、頁面、宏及組成資料庫的子產品。在圖1.36中，可以看到“聯系人”資料庫由一個表、一個查詢、兩個窗體和兩個報表構成。
給資料庫對象應用一個指令很容易。隻須簡單地用右鍵單擊對象，就會彈出與上下文相關的快捷菜單。例如，利用與“聯系人”表相關的上下文菜單可以打開、設計、導入、導出、删除以及在管理一個表時執行其他必要的重要功能（如圖1.37所示）。另外一個例子是，當右鍵單擊窗體時，彈出的與上下文相關的快捷菜單。在圖1.38所示窗體的選項和表中的選項有很大的差別。它們包括在不同視圖中操作窗體的能力，還可以導出、重命名和删除窗體以及檢視視圖屬性。
在access 2003中，所有打開的文檔（如窗體、報表等）會出現在工作列中。現在，mircosoft使用頁籤式的文檔代替了這種範式。當打開窗體、報表和其他對象後，它們會以頁籤的形式出現在功能區上（如圖1.39所示）。隻須通過單擊每個頁籤，就可以輕松地在對象間切換。注意圖1.39中，打開了3個對象：聯系人清單、聯系人擴充資訊和聯系人通訊簿。“聯系人清單”窗體是目前激活的頁籤。
1．顯示或隐藏文檔頁籤
如果使用者偏好使用較老的方式，一次隻檢視一個對象，或是在工作列上顯示重疊的視窗，那麼可以通過使用“access選項”改變access的行為。按照下面的步驟可以做到一次僅檢視一個對象：
（1）單擊“microsoft office”按鈕；
（2）單擊“access選項”按鈕（如圖1.40所示），就會出現“access選項對話框”；
（3）選擇“目前資料庫”，如圖1.41所示；
（4）在“應用程式選項”視窗中，取消對“顯示文檔頁籤”複選框的勾選；
（5）單擊“确定”按鈕關閉該對話框，就會收到一條資訊：“必須關閉并重新打開目前資料庫，指定選項才能生效”；
（6）關閉并重新打開該資料庫，就可以看見生效後的改變，此時，螢幕如圖1.42所示，在功能區下方已經沒有了頁籤。
2．顯示重疊視窗
還有一個選項是顯示重疊視窗。以下是涉及到的步驟：
（2）單擊“access選項”按鈕，打開“access選項”對話框；
（3）選擇“目前資料庫”；
（4）選擇“重疊視窗”單選按鈕；
（5）單擊“确定”按鈕關閉該對話框；
（6）改變并重新打開該資料庫可以檢視到生效的結果，此時，螢幕應該如圖1.43所示，注意，在功能區下方沒有顯示頁籤。
注意
“顯示文檔頁籤”設定是預設資料庫設定。必須為每個資料庫修改該設定。使用access 2007建立的新資料庫預設顯示文檔頁籤，而access以前版本建立的資料庫預設使用重疊視窗。
access 2007中的狀态欄和其以前版本中的狀态欄十分相似，但是它也有一些新的功能。除了可以顯示狀态資訊、屬性提示、過程訓示符以及其他與以前版本的access相似的功能外，使用者還可以利用新狀态欄修改目前視圖，例如縮放它們。它還提供了豐富的右鍵單擊功能。
隻須通過單擊狀态欄右下角的适當工具，就可以快速且友善地修改正在操作的視圖（如圖1.44所示）。例如，當打開一個窗體後，就可以在“窗體視圖”、“資料表視圖”、“布局視圖”和“設計視圖”之間切換。當打開一張表後，可以在“資料表視圖”、“資料透視表視圖”、“資料透視圖視圖”和“設計視圖”之間切換。
新狀态欄的另外一個功能是調整縮放的級别，即可以放大或縮小。
最後，在右鍵單擊新狀态欄後，會發現它提供了一系列可用的指令。如圖1.45所示，可以執行諸如改變“大寫”設定、“數字”設定及是否篩選資料的指令。要做到這些，隻須選擇或取消選擇适當的設定。
顯示或隐藏狀态欄
access 2007提供了顯示或隐藏狀态欄的選項。采取下面的步驟，可以改變狀态欄的顯示狀況：
（4）在“應用程式選項”視窗中取消對“顯示狀态欄”複選框的勾選；
（5）單擊“确定”按鈕關閉對話框；
（6）改變并重新打開資料庫，狀态欄就不會再出現（如圖1.46所示）。
access 2007提供了許多文本格式化功能。在以前的access版本中，格式化文本需要使用菜單或顯示格式化工具欄。利用浮動工具欄可以友善地通路格式化功能，而不需要使用菜單或顯示工具欄。
具體操作步驟如下所示：
（1）選擇要改變的文本（文本必須在使用了多文本功能的備注字段中），浮動工具欄将出現在選中的文本上方（如圖1.47所示）；
（2）選擇适當的格式化選項（例如加粗）；
（3）将滑鼠指針從浮動工具欄上移開，浮動工具欄就會漸漸消失，而文本會以選中的格式出現（如圖1.48所示）。
如果不想給選中的文本應用格式，隻須将滑鼠指針從工具欄上移開一點點，浮動工具欄就會消失。
隻能在特定的情況中應用格式。例如在“備注”字段中，它的“文本格式”屬性是被設定為“多文本”。
access 2007中窗體可用的新功能的數量巨大，是以在這隻會提供一個概況，在第5章中将會詳細地介紹。窗體的新功能如下所示：
使用“快速建立”建立窗體的能力；
名為“布局視圖”的新視圖；
操作“堆疊式”和“表格式”布局的能力；
分割窗體；
切換背景顔色；
給窗體資料的新的篩選功能。
報表也有大量的新功能，許多功能與以前用于報表的功能相似。它們包括以下内容：
使用“開始建立”建立報表的能力；
新的“分組”、“排序”和“彙總”功能。
access 2002、2003和2007允許使用者在“資料透視表”和“資料透視圖”視圖中檢視任意表、查詢或窗體。利用資料透視表和資料透視圖可以友善地對相當複雜的資料進行分析。這意味着使用者可以在access中直接執行許多資料分析任務，而這之前必須在excel中完成。資料透視表和資料透視圖也能用于子窗體中，并且對于它們引起的事件，可以通過程式設計作出反應。