資源配置設定是項目能否按計劃順利進行的關鍵所在，它涉及到人員、裝置、資金等多方面的協調和管理。那麼什麼是項目管理中的資源配置設定呢？項目經理又該如何進行資源配置設定？有哪些注意點？希望這篇内容能給大家一些啟發。
在前面的兩篇内容中，我聊到了項目管理中的範圍定義和時間表的制定，這兩項奠定了項目成功的基礎。這篇我們來聊聊項目管理過程中的另一個至關重要的環節——資源配置設定。
01 項目管理中的資源配置設定是什麼？
在項目管理中，資源配置設定，也稱為資源排程，是為了實作業務目标而采購和配置設定資金和材料的過程。
做過項目的大家應該都知道，一般上面給一個項目撥的資源或者說預算是有限的，是以必須将這些資源合理地配置設定到正确的位置，以最大限度地減少浪費并最大限度地提高投資回報，專業一點叫“ROI”。
而資源配置設定，則是在項目規劃過程開始時的一次性動态任務。
也就是說，一個項目的總資源量是基本固定的，不會輕易調整，但到底該怎麼配置設定，需要項目管理者在整個項目生命周期中不斷監控資源的使用情況，并根據需要随時調整調配。
以下是項目管理中的一些典型資源類型：
- 勞動力資源：項目資源配置設定中最關鍵的組成部分之一，即将員工的才能、資曆和專業經驗充分利用起來，并将合适的任務和職位配置設定給技能水準相比對的員工。
- 裝置：對于項目的成功至關重要，指公司用于制造産品、提供服務或完成其他業務相關任務的任何機器、工具、硬體或軟體。
- 空間：有的項目需要空間來完成工作、開發産品和提供服務，這可能涉及租賃或購買實體設施和辦公場所等等。
- 材料：確定生産過程的連續性和産品品質的穩定，包括任何幫助公司生産産品或提供服務的實物供應。
- 資金：資源配置設定中不可或缺的一部分。項目管理者需要将預算和資金合理地配置設定給不同的業務部門或項目階段。
02 項目管理中如何配置設定資源？
資源配置設定涉及多個步驟，從制定項目計劃到實際配置設定資源，每一步都需要細心規劃和執行，一般我們将資源配置設定拆為4步：
1. 制定項目計劃
首先，制定一個詳細的項目計劃是資源配置設定的基礎。
這個計劃應該包括項目的總體想法、目标以及參與的團隊成員，同時将項目劃分為幾個重點領域、階段和任務，并為每個部分建立一個工作分解結構（WBS）。
通過WBS可以詳細列出所有需要完成的任務和傳遞成果，幫助項目經理更好地了解項目的整體需求和進度。
舉個例子：
在一個軟體開發項目中，可以将項目劃分為需求分析、設計、開發、測試和部署等階段。
每個階段再進一步細分為具體任務，如編寫需求文檔、建立原型設計、開發核心子產品、進行單元測試等。
2. 确定每個項目任務的資源需求
在建立了包含每個項目任務的詳細計劃後，接下來需要确定每個任務的資源需求。
資源需求可以分為人力資源和非人力資源兩類。
1）對于人力資源，需要明确團隊成員需要具備的技能和能力。
例如，如果某個任務需要進行複雜的資料分析，就需要一個有資料分析經驗的成員來負責這項任務。
除此之外，還要考慮每個團隊成員的工作負荷和可用性，確定他們在項目進度中的每個階段都有足夠的時間和精力投入。
2）對于非人力資源，需要較長的描述所需裝置和用品的規格。
例如，在一個建築項目中可能需要特定型号的挖掘機、推土機，以及相應的建築材料如鋼筋和混凝土。
注意：列出這些資源需求時，務必預測每個項目或項目階段的預算，確定資源配置設定能夠在預算範圍内進行。
3. 尋找資源和資金
确認資源需求後，下一步是尋找資源和資金。到這一步，就可以利用項目管理軟體來确定公司内部或外部資源的可用性。
例如我上面給大家示範的就是用的簡道雲項目管理系統，可以通過甘特圖+月曆排期檢視哪些員工有空閑時間可以參與項目，哪些裝置可以租借或者購買，等等。
在一些情況下可能需要雇用新員工或租用額外裝置來支援項目進展。這時需要将這些資源的成本納入項目和業務的整體财務計劃中，確定資源配置設定的可行性和經濟性。
比如項目成員根據實際支出需求，進行付款申請，上級審批同意後，由财務人員進行付款：
4. 按計劃配置設定資源
在確定資源安全後，就需要按照計劃進行資源配置設定了。
確定所有業務主管都清楚了解可用的資源，并使用項目管理工具監控資源的使用情況和進度。通過使用儀表闆和資料分析報表，可以實時跟蹤資源的配置設定和使用情況，及時發現問題并進行調整。
比如如果發現某個團隊成員的工作負荷過重，影響了項目進度，這時可以考慮調整任務配置設定，将部分任務轉移給其他有空閑時間的成員。或者某個裝置出現故障或無法滿足項目需求，也需要及時更換或租借新的裝置，確定項目能夠順利進行。
03 資源配置中的常見問題
最後給大家整理了幾個項目經理在做資源配置時候可能會遇到的一些常見挑戰，以及一些預防或解決這些挑戰的想法：
1. 過時的軟體
對于項目管理這種變化性非常大且不可控的業務來說，使用基于雲的軟體會比傳統的項目管理系統更值得。
因為基于雲的項目管理軟體它本身就足夠靈活，能夠滿足項目經理實時進行調整修改的需求，可以很好的避免誤差和溝通不暢，而且雲項目管理軟體自帶的資料分析能力，也能夠滿足“實時監控”的需求。
2. 員工才能管理不善
項目經理必須要做到對團隊成員的能力”心裡有數“，将正确的任務配置設定給正确的團隊成員。
確定經驗豐富的員工承擔與其技能水準相符的職責，以培養員工的參與度和興趣，并指導初級員工完成初級任務，以防止員工倦怠。
3. 資源可用性的變化
在任何項目中，人力或非人力資源可用性都可能會發生意外變化，因為員工可能會生病、機器可能會損壞或出現其他問題，記得提前為這些情況制定B計劃。
4. 缺乏溝通
有效的溝通是確定項目成功的關鍵，對于管理人員來說，確定所有參與者都能了解資源計劃和需求非常重要。
關于這部分就可以使用基于雲的項目管理軟體來共享文檔、月曆和時間表，并允許團隊成員實時協作。
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