從傳統的手工流程向數字化、智能化轉變，數字化轉型不僅僅是想法、流程的變動，還是全新的商業模式和管理方式，這樣才能提升效率。本文作者從采購和支出這個子產品出發，詳細分析了數字化轉型中的趨勢和調整，供大家參考。
随着曆史上紙質流程從自動化向智能化的發展，采購部門必須應對資料和文化變革。在當今數字化潮流的推動下，企業的采購和支出管理領域也正經曆着一場深刻的變革——從傳統的手工紙質流程向數字化、智能化轉變，不僅提高了效率，還帶來了全新的商業模式和管理方式。
一、已達成的采購效率提升目标
“如果沒有更改，我們隻需等待産品到貨即可。”一家制造商的供應鍊績效經理告訴筆者說。
這家制造商的采購部門有一半采購訂單在産品到貨前需要進行更改，采購員不得不在電子表格的數千行中查找以更新數量或其他參數，并通過電話、傳真或電子郵件向供應商發送新資訊。
然而在使用一款供應鍊協同工具後，即可與供應商實時溝通訂單變更，并确認供應商已知曉修訂後的訂單，極大地提高了采購效率。
該公司首席執行官透露，一位客戶在COVID-19疫情期間通過自動化采購訂單管理，節省了3500萬美元的收入，這再次印證了數字化采購的價值。
根據Dun & Bradstreet的調查發現，包括938家《财富》1000強企業在内，有500萬家公司在武漢地區擁有二級供應商，可見其需求存在已久。而且，新冠疫情也凸顯了對供應鍊風險管理的需求，進而需要技術和可見性，以支撐更加及時識别和應對潛在風險，進而保障供應鍊的穩定運作。
“了解供應商的供應商至關重要，但現在建立一個資料庫，然後可以通過自動化進行跟蹤，這是一個非常低效且依賴手工操作的過程，”CAPS（亞利桑那州立大學的供應管理研究中心）研究執行董事Bryan Fuller說，整個行業都很期待技術更智能。
二、正邁向的智能化需求趨勢
采購技術正從自動化向智能化的方向發展。
以往，采購活動一直建立在詢價和采購訂單上的紙質流程，需要手動輸入、審查和簽署。但在近15年來，企業普遍通過采購技術來自動化流程，以減少行政成本并使其步入數字化時代。
如今，将交易性流程交由機器人流程自動化處理已經很普遍。機器人并沒有取代人類，而是軟體可以自動化重複的交易性任務，例如支付供應商發票或根據産品發貨量等觸發器補充庫存水準。
當重複性任務被自動化時，采購人員可以專注于高影響決策，而不是管理采購訂單。“自動化使我們的采購員能夠從事其他事務，以幫助改善我們的供應鍊。”該制造商CEO表示，下一步是使用規範分析來了解合同和支出，更加期待技術變得更加智能。
他強調說：“下一步是人工智能或預測性分析，根據它所學到的信号（如天氣或消費模式），告訴您何時以及何時訂購，并且可以完全自動執行訂單。”
可見，數字化采購不僅僅是簡單的自動化，更是智能化的發展趨勢。除了機器人流程自動化，預測性分析和人工智能技術的應用也日益普及。
(Gartner的對采購和支出管理的未來預測)
比如行業典範馬士基集團，其數字采購負責人稱他們已經進行了10000多次電子拍賣，買方釋出請求，供應商競标赢得合同，無需追求多個報價，同時有助于确定最佳市場價格。
該負責人說：“這是一個完全自動化的談判過程，也是一個市場驅動的談判，我相信大多數采購類别都可以成功地進行拍賣。”
馬士基集團還開發了機器學習工具，用于自動閱讀和解釋15000多個供應商的合同。
該負責人說：“我們可以搜尋具有特定條款的合同，并确定我們與該條款的一定程度的遵守情況，而不是閱讀每個合同。”
（馬士基正在其采購團隊中增添資料科學家）
三、資料管理的現實挑戰
在推進技術之前，采購部門必須首先解決基本問題——“垃圾進，垃圾出”。即使公司使用企業資源規劃（ERP），資料管理系統也可能無法支援技術驅動的采購。
Bryan Fuller表示：“如果您的支出資料未經整合，就無法進行支出分析；如果您沒有整合合同資料，也無法轉向區塊鍊。”
如今的工具需要按類型結構化資料，以便軟體能夠了解。Gartner曾預測，目前的支出分析軟體将被使用非結構化資料生成見解的工具所取代，隻有這樣，智能分析工具才能使用任何格式的資料進行戰略指導和支出分析。
像戰略采購和采購到付款（P2P）套件之類的工具，在未來可能會轉變為更全面的解決方案，其中包括來自第三方的企業社會責任和供應商多樣性資料。為了支援這種轉變，最前瞻的做法是建立一種API的開放生态系統，允許軟體在幕後進行通信，以便在一個系統中為采購人員提供所有需要的資訊。這個平台也将成為企業的核心交易資料中心。
但是目前采購上司者面臨最大的挑戰是，使用不同供應商的不同目的的最佳解決方案，或者尋找一個萬能解決方案，這就導緻資訊分散在許多資料庫和程式中，資訊孤島現象尤為明顯。
此外，還有外部因素如市場情報、關稅、勞工問題等，導緻很難建立與供應商關系的整體視圖，這就更一步導緻難以建構全量資訊的分析系統。
這些資料管理的挑戰正是中科迅聯創研财務供應鍊協同的服務宗旨，他們以大陸金稅四期的“數電票”或集團企業的稅企直連模式“樂企服務”設施為突破口，既要銜接傳統斷點打通從采購到支付（P2P）端到端流程自動化，也要打破供應鍊上下遊資料壁壘建構供應商網絡，以此整合全鍊條的業、财、稅、資金等資訊，實作供應鍊可見性和自主可控性。
（中科迅聯-财務供應鍊協同的P2P全流程業務）
四、采購和支出的新面貌
未來，預計企業采購将更像亞馬遜和其他消費管道，使用者可以與自動聊天機器人互動，确定他們需要的産品并下訂單。
對于一些産品，類似亞馬遜的目錄将允許使用者與已準許的供應商下訂單。
采購組織正在尋找資料分析專業人員來管理資料的湧入，比如馬士基集團已經将資料科學家加入其采購團隊，并将一名應用數學博士生納入為期三年的項目。
他們認為：“10年前，資料科學家不是我們在采購中尋找的人才，但是您必須擁有這些技能，才能實作數字帶來的機遇。”
（The Hackett Group資料顯示智能流程自動化程式員以及網絡安全專家是數字化轉型領域最為緊缺的人才）
顯然，企業采納的智能類型将取決于采購團隊在其組織中希望解決的具體問題。
是以，最好從一個小的數字化項目開始，例如采用機器人流程自動化進行應付賬款或為庫存管理添加預測性分析，而不是一次性改造整個采購部門。
但在數字化采購的過程中，要意識到文化變革的重要性。
成功的數字化采購不僅僅是技術的應用，更是一種新的商業文化建立和推廣，隻有将數字化視為一種生活方式，而不是一時的項目，企業才能夠真正實作數字化采購的價值和潛力。
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