對于職場人而言，有效的時間管理有助于提升我們的時間使用效率，還能幫助我們實作工作與生活的平衡。而現在，我們已經可以借助AI的力量，來幫助達成這個目标了。
前言
你好，我是張文靖。
談到時間管理，記得上次它成為熱門話題還是因為那位姓羅的時間管理大師。
一晃眼，四年就這樣過去了。
那麼，對于我們普通人來說，時間管理是否也同樣重要呢？
答案是不言而喻的。
作為職場人，工作和生活的節奏很快，很多時候因為工作繁忙而忽視了家庭和生活。
盡管我們每個人每天擁有的時間都是相同的24小時，但通過巧妙地規劃這些時間，我們可以在有限的時間裡創造無限的價值。
是以，掌握時間管理技巧，不僅能夠提升我們的時間使用效率，還能幫助我們實作工作與生活的和諧共處，養成良好的習慣，最終實作我們的人生目标。
很多人可能覺得時間管理是很麻煩，自己沒時間、沒精力可能還沒必要。
但有沒有想過，我們可以借助AI的力量來管理時間呢？
AI，作為人類之外最了解人類的存在，經過一系列的訓練，它甚至可能比你自己還要了解你。
在體驗了衆多的AI工具和大模型過程中，發現Agent智能體這類AI工具最比對這種場景。（例如AlphaGo，是圍棋圈最好的智能體）
那智能體是什麼？
智能體=LLM+規劃能力+記憶力+外部工具。
依靠底層的大模型，加上短期和長期的記憶力，最後通過三方友善使用的外部工具進行人機互動。
Agent看了很多種，包括KIMI、位元組的豆包、智譜清言這些智能體，最後發現落地的比較好的是釘釘。
因為釘釘本身就是辦公軟體，天然有更豐富的場景，然後通過Agent+場景結合的方式，給我的體驗感是最好的。
結合智能體的智能與我的時間管理方法，結果讓我眼前一亮；
它解決了我在時間管理上的許多難題，總能在關鍵時刻為我安排好時間。
有時候，我甚至覺得它比我自己還要了解我（ORZ…）
今天和你聊聊：如何高效管理時間，以及如何巧妙利用AI打造專屬的時間管理助手。
時間管理真的挺費時間
我們如果自己去做時間管理，真的挺費精力的。
先不說，是否誰都有必要進行時間管理，光是去做時間規劃和配置設定就要做很久，更别說執行和複盤了。
為什麼這麼說？那就要展開聊聊如何做時間管理了。
時間管理，真的隻是管理時間嗎？
其實并不是，管理時間隻是一種手段，時間管理主要是：能力管理、精力管理、最後才是管理時間。
精力管理的核心是時間塊。
比如把時間拆分30分鐘、1小時、2小時的時間塊。
把每天的時間拆分成比較固定的若幹個單元進行使用。
2小時時間塊做需要長時間專注的事情；
1小時的時間塊需要一定時間專注的，但盡量1小時内可以完成的；
30分鐘做一些碎片化工作。
時間塊，可以讓AI助理學習，讓他幫我們按照這個邏輯幫我們拆分。
管理時間核心是什麼。其實就是聚焦當下。
在任何時候，都知道自己目前的時間應該幹什麼。
我通常會給自己一個這樣的面闆，拆分時間塊，并确定每日的待辦。
這個完全可交給AI助理來做，讓他們幫我們生成。
能力管理的核心就是，找到規律。
每個人的工作，本質上講都是有規律遵循的；
通過模式識别，找到他的規律變成标準，然後固化，最後精進。
就相當于産品經理剛學了一個模型或者方法，在第一次用的時候很慢，需要不斷實踐才能消化。
當用了第二次、第三次很熟練了逐漸标準化以後，速度會非常快。
這是因為，我們找到了規律，能力也有所提升。
沒有變成标準前怎麼辦呢？
那些不能标準完成的工作，要留夠Buffer，留夠緩沖時間。
這樣至少自己的時間安排不會被某個任務打亂。
那麼，問題來了。
怎麼找到規律，怎麼配置設定時間，怎麼預測每個任務的時間就是個難題了。
另外，時間管理流程很長，以我為例，我疊代了兩年的時間管理SOP如下圖：
盡管我已經用這種方式執行了2年，但是這個流程中，還是有花費我大量時間去梳理的事情：
- 根據每月目标，拆解到每周，制定每周的任務待辦清單（每周120分鐘）
- 将每周的任務待辦同步到日程表中，并且确定每個任務的具體時間。（每周60分鐘）
- 記錄和總結每周實際完成情況（30分鐘）
- 每周複盤并調整未來任務的計劃時間（30分鐘）
這些問題在以前，我都是通過自己的感覺去預測時間；然後吭哧吭哧自己去規劃和排期。
時間上來說，一個月下來，就是600分鐘（一次月度計劃拆解120分鐘+四周的計劃和複盤2x(60+30+30)分鐘）。
今天我才發現，原來我以前一個月光做時間管理的熵增竟然用了10個小時！！
最近研究Agent以後，通過AI來幫我預測，又快又準。
當我發現釘釘AI助理，能直接在釘釘内進行AI生成内容後，我開始嘗試用提示詞為自己建構一個“私人定制時間管理助理”。
來生成我下圖這些“花裡胡哨”的各種表和總結複盤。
開始使用釘釘的AI助理後，我統計的我的時間管理所用時間，從每月大概花600分鐘，到現在合計不到100分鐘，效率提高了至少6倍，而且效果比我自己整理的好的太多。
沒用過AI的同學可能會覺得：
AI很難喂知識吧？
提示詞很難做吧？
配置參數是不是很複雜？
AI的回報内容是不是不夠好……
從我的體驗來看，效果能打，完全能夠滿足我日常工作和生活的需求。
而且搭建一個釘釘的AI助理沒那麼複雜，從配置、調校到最後的使用，前後就用10幾分鐘，3個步驟就搞定～
10分鐘快速搭建AI助理，一勞永逸
第一步：從實際痛點倒推AI的工作目标
首先明确AI助理的工作目标：就是根據我的時間管理痛點去提升我的管理效率。
花費時間關鍵點：
1. 根據每月目标，拆解到每周，制定每周的任務待辦清單（每周120分鐘）
目标1：能夠自動幫我規劃每周待辦
2. 同步到日程表中，并且确定每個任務的具體時間。（每周60分鐘）
目标2：能夠預測我每個任務計劃完成的時間
3. 記錄和總結每周實際完成情況（30分鐘）
目标3：能夠幫我進行複盤總結，給我一些客觀的建議。
4. 每周複盤并預估未來任務的計劃時間（30分鐘）
目标4：對任務的預估沒辦法做到很精準，沒有外部的輔助優化機制。
甚至希望AI告訴我哪些任務完成時間太長，需要進行針對性去教育訓練學習
是以，AI助理的工作任務與目标是：
- 協助我完成月度任務的分解，生成每周的任務計劃；
- 确定我每周的任務排期，整理出需要同步到每日待辦的文本内容；
- 根據曆史資料，預測我每個任務計劃完成的時間；
- 協助我完成每周複盤、每月複盤，為我提供合理的建議；
如果覺得這個步驟麻煩，可以直接用釘釘AI助理市場找【幫你寫角色設定】AI助理，讓他幫你完成或者進一步優化你的提示詞，直到滿意為止。
最後整理出了現在我用的這份提示詞：
第二步：配置釘釘AI助理
配置釘釘AI助理時，最關鍵的步驟就是精心設定角色提示詞。
在第一步中，我們已經準備好了這些提示詞。
現在，我們隻需将這些提示詞複制并粘貼到角色設定即可。
配置的同時，可以在界面的右側實時測試AI助理的回報結果。
這種即時回報機制，讓你能夠直覺地看到AI助理傳回的資訊是否符合你的預期。
根據AI助理的回報，即時調整提示詞，直到它的表現完全符合你的要求。
通過這樣的個性化配置，你的AI助理将能夠更好地了解你的需求。
比如：我将我的月度計劃，發給AI助理。
讓他通過以下格式生成給我：
AI助理會自動生成接下來一個月中，我每周的計劃。
最讓我驚喜的是：AI還能識别任務性質！！
提醒我某些事件不用配置設定小時數！
能識别到這裡真是萬萬沒想到的！
并且AI助理根據我的要求，為我預測的各個任務的計劃開始時間和結束時間～
有的朋友可能會好奇，AI助理的時間預測到底準不準？
準确性很大程度上取決于我們如何去塑造和訓練它。
隻要你有心讓AI準，它就有變得準。
我們要一個私人的時間管理助手，能私人定制的AI助手，才是你的AI助手。
怎麼私人定制呢？
用的就是Agent的長期記憶，上傳知識檔案，讓大模型學習。
在釘釘裡面也有這個功能，在配置AI助理時，可以上傳知識檔案，AI會自動學習檔案中的内容，讓他更懂你。
比如說，我将我做了2年的時間管理資料喂給他，讓他基于此去預測我未來的任務的時間。
2年前的事情我們人類有時候記得不清楚，但是AI記得可是明明白白！
通過預測的結果來看，還是比較滿意的！
第三步：打造你的AI助理矩陣
試想一下，如果規劃你的時間安排有一個助理，那麼在管理時間上，需不需要更多助理呢？
答案是肯定的。我就給自己添置了一個專門的複盤助理。
正因為釘釘 AI 助理支援釘釘知識庫、線上文檔、本地文檔，這些長效記憶知識的方式。
是以我把我所有的個人習慣都“喂”給了這個助理，包括我對每個任務的定義、我對某些任務的個人了解、通常情況下的空餘時間等等。
除此之外，我還把曆史任務的完成情況告訴了它，它會學習并進行分析，然後在未來的任務規劃中預測出更合理的計劃時間。
是以，這麼一啪拉過程資料，都投喂給AI助理，你就讓他學吧。
後面有新的資料，繼續補充給他，讓他成為我的一個不斷進化的智能夥伴，幫助我從過去的經驗中學習，為我做更私人定制的個人複盤。
最後我們看看，讓複盤助理指定時間段複盤時間的效果：
告訴我以後制定某項任務的時候，怎麼合理安排時間：
很多時候，我都沒考慮到的東西，AI都幫我考慮到了……
我還有個習慣，每周會把一周的待辦同步到日程中。
這裡我又加了一個日程助理，同步你的待辦，隻需要告訴他你要做什麼，一周的日程面闆很快能生成出來。
不得不說，釘釘通過他的内生生态，再配合AI，很能打。
總結
在我這兩年不斷地優化自己時間管理的方法，盡管有了一套SOP，但每個月在做時間管理這件事，至少是需要花費600分鐘的。
而AI的出現，做一些簡單的調校、訓練，一個月累計用不到100分鐘，提升了至少6倍的效率。
讓時間管理的門檻變得更低了。
通過釘釘AI助理做了時間管理助理、個人複盤助手、日程助手，讓他們幫我完成了：
- undefined 月度計劃拆解
- undefined 每周任務待辦
- undefined 每周複盤
- undefined 預測待辦安排的時間
通過這些AI助理，你不再是一個人，而是一個團隊。
當我了解智能體的時候，我第一時間想到的就是這個時間管理的Agent。
每一個Agent都是基于強大的底層模型建構而成，它們能夠了解環境、進行合理的規劃與預測。
這些智能體還能夠通過知識庫的方式，擁有類似人類的長期記憶能力。
這種長期記憶與智能體本身的短期記憶相結合，形成了一種高效且友好的互動方式。
人與資訊的互動方式，是随着時代在一點一點地改變的。
我們回過頭去看曆代資訊連接配接者，從古代的媒婆、薦頭到近現代的報紙、出版社、電話局，再到網際網路初期的導航網站、搜尋網站資訊流，再到現在的抖音小紅書這類自媒體生态。
放眼未來，我們能看到的是，到了AI時代，智能體可能又會像25年前網際網路掀到來的時候一樣，掀起一波資訊革命。
最後，AI的門檻已經很低了，像釘釘AI助理這種工具更是如此。
如果說25年前，網際網路人需要的是網感，那麼此刻，更重要的是智能感。
希望大家能使用智能體、試用智能體、制作智能體。
智能體用好了是很好的輔助工具，就像我的這些助理一樣。
通過接觸智能體，逐漸适應智能體的互動方式來提高prompt能力。
這就好像當年多用網際網路的人，更快速地想到了自己行業和網際網路的結合。
如果你不想被時代抛棄，現在多用智能體，更容易思考智能體各種落地方式。
如果說AI是一種魔法，未來的人類會分為兩種：魔法師和麻瓜。
Prompt就是咒語，像釘釘AI助手這類智能體就是魔法棒。
如果你想成為魔法師，開始體驗Agent智能體，相信你和我一樣能有更多場景的思考。
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