一、工程名稱混亂
在工程開工之初，必須依據建設機關的報建資料明确并統一工程名稱。第一次監理例會時，應明确并記錄在會議紀要中，確定後續資料整理時名稱一緻。
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二、使用部位标注不統一
使用部位的标注應規範統一，建議同時注明層數、标高、軸線及構件名稱，尤其層數不可遺漏，以便于部位定位和資料查閱。
三、資料前後沖突
資料整理過程中，各崗位人員應定期彙總資料，及時發現問題并整改，確定資料間的對應性和一緻性，避免後期出現沖突。
四、資料漏項與多餘
確定資料的完整性，避免遺漏如預檢記錄和中間檢查記錄等關鍵内容。同時，要注意不要加入不必要的資料，如開盤鑒定等，隻針對特定混凝土等級和類型進行。
五、多機關工程資料混淆
對于包含多個機關工程的項目，資料應嚴格分開，特别是隐蔽工程檢查記錄、試水記錄等關鍵資料，不得合并。少量合并的物資資料應明确歸入某一機關工程，并在其他機關工程中注明存放位置。
六、試驗報告不規範
試驗報告應清晰明确，檢驗結論需具體到層數和構件，避免籠統表述。出現不合格報告時，應核實是否有加倍取樣報告，若無，需查明原因。
七、原件準備不足
關鍵工程資料如分部工程品質驗收記錄、開竣工報告等，在備案時需提供原件。建議按合同要求數量外，額外準備至少三份原件，以備不時之需。
八、蓋章随意
蓋章應嚴格按照規定執行，圖紙會審紀要、開竣工報告等重要檔案需蓋公司公章，而非項目章。出廠合格證的蓋章需特别注意，項目公章不代表原件。
九、簽字不明确
簽字責任應明确到人，如分部工程驗收表中，勘察機關、設計機關等應簽署相應分部的驗收意見，并注明簽字人的品質、技術負責人身份。地基驗槽記錄等重要檔案還需增加勘察機關的簽字蓋章。