一、工程名称混乱
在工程开工之初，必须依据建设单位的报建资料明确并统一工程名称。第一次监理例会时，应明确并记录在会议纪要中，确保后续资料整理时名称一致。
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二、使用部位标注不统一
使用部位的标注应规范统一，建议同时注明层数、标高、轴线及构件名称，尤其层数不可遗漏，以便于部位定位和资料查阅。
三、资料前后矛盾
资料整理过程中，各岗位人员应定期汇总资料，及时发现问题并整改，确保资料间的对应性和一致性，避免后期出现冲突。
四、资料漏项与多余
确保资料的完整性，避免遗漏如预检记录和中间检查记录等关键内容。同时，要注意不要加入不必要的资料，如开盘鉴定等，只针对特定混凝土等级和类型进行。
五、多单位工程资料混淆
对于包含多个单位工程的项目，资料应严格分开，特别是隐蔽工程检查记录、试水记录等关键资料，不得合并。少量合并的物资资料应明确归入某一单位工程，并在其他单位工程中注明存放位置。
六、试验报告不规范
试验报告应清晰明确，检验结论需具体到层数和构件，避免笼统表述。出现不合格报告时，应核实是否有加倍取样报告，若无，需查明原因。
七、原件准备不足
关键工程资料如分部工程质量验收记录、开竣工报告等，在备案时需提供原件。建议按合同要求数量外，额外准备至少三份原件，以备不时之需。
八、盖章随意
盖章应严格按照规定执行，图纸会审纪要、开竣工报告等重要文件需盖公司公章，而非项目章。出厂合格证的盖章需特别注意，项目公章不代表原件。
九、签字不明确
签字责任应明确到人，如分部工程验收表中，勘察单位、设计单位等应签署相应分部的验收意见，并注明签字人的质量、技术负责人身份。地基验槽记录等重要文件还需增加勘察单位的签字盖章。